销售业务洽谈记录及合同管理工具.docVIP

销售业务洽谈记录及合同管理工具使用指南

一、适用业务场景说明

本工具适用于企业销售团队在客户开发与合作全流程中的关键环节，具体包括但不限于：

客户接洽初期：记录与潜在客户的首次沟通、需求调研及合作意向洽谈内容，明确双方关注点与合作可能性；

方案洽谈阶段：针对客户具体需求，记录产品/服务方案细节、报价调整、商务条款（如付款方式、交付周期）的协商过程；

合同签订前：汇总洽谈共识，梳理合同核心条款（标的、金额、权责、违约责任等），为合同草拟提供依据；

合同履约跟踪：记录合同执行过程中的关键节点（如预付款到账、交付验收、尾款结算）及双方沟通反馈，保证合作顺利推进；

客户关系维护：通过历史洽谈记录与合同数据，分析客户合作偏好，为后续业务拓展或服务优化提供参考。

二、工具使用操作流程详解

（一）销售业务洽谈记录操作流程

第一步：洽谈前准备

明确洽谈目标（如确认客户核心需求、敲定合作框架、解决特定异议等），准备相关资料（产品手册、报价单、成功案例等）；

整理客户背景信息（如行业规模、历史合作记录、联系人职务等），提前沟通确认洽谈时间、地点及参与人员（客户方、我方销售代表、技术支持等）。

第二步：洽谈中记录

按模板表格实时记录关键信息，包括：

客户提出的明确需求（如“需要定制化功能模块”“预算控制在万元以内”）；

客户异议或顾虑（如“对交付周期有疑问”“担心售后响应速度”）；

我方解决方案或承诺（如“可缩短交付周期至天”“提供7×24小时售后支持”）；

双方达成的初步共识（如“按方案A推进，下周提供详细报价”）；

未明确事项及后续行动计划（如“需确认法务条款，由*经理负责跟进”）。

第三步：洽谈后整理与归档

洽谈结束后24小时内，根据记录内容完善《销售业务洽谈记录表》，保证信息准确、无遗漏；

将记录表同步至团队共享平台（如CRM系统），标注“待跟进”事项，分配责任人与完成时限；

重要洽谈需附会议纪要（如涉及多轮协商或复杂条款），与洽谈记录表一并归档至客户专属文件夹。

（二）合同管理操作流程

第一步：合同草拟

依据《销售业务洽谈记录表》中的共识条款，使用标准合同模板草拟合同，重点明确：

合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；

合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量等）；

商务条款（含税金额、付款方式（如预付款30%到账后发货，验收合格后付尾款70%）、交付时间、地点及验收标准）；

双权责（卖方质量保证、买方配合义务，保密条款、知识产权归属等）；

违约责任（逾期交货/付款的违约金比例、争议解决方式（如诉讼/仲裁）等）。

第二步：内部审核

草拟完成后，提交至部门经理*审核（重点核对商务条款与洽谈记录一致性）；

涉及金额较大或条款复杂的合同，需同步法务部*审核（重点核查法律合规性、违约条款有效性），并根据审核意见修改完善；

审核通过后，形成《合同审批表》，记录审核人、审核意见及审批时间。

第三步：合同签署与交付

与客户确认合同最终版本，协商签署方式（纸质签署需双方盖章，电子签署需符合《电子签名法》要求）；

签署完成后，将合同原件扫描存档，并将复印件/电子版交付客户；

在《合同管理台账》中登记合同信息，更新合同状态为“已签署”。

第四步：合同履约跟踪

按合同约定节点跟踪执行情况（如预款到账后及时安排生产/服务，交付前提前通知客户验收）；

记录履约过程中的沟通反馈（如客户提出验收异议，需记录异议内容、处理方案及结果）；

合同履行完毕（如尾款结清、服务期满）后，更新合同状态为“已完成”，并归档相关履proof（如验收单、付款凭证）。

三、核心模板表格设计

（一）销售业务洽谈记录表

客户基本信息

客户名称

所属行业

联系人

职务：联系方式：

洽谈历史

首次接洽□第二次洽谈□第三次及以上洽谈□

洽谈详情

洽谈时间

年月日时分至时分

洽谈地点

（如：客户公司会议室/我司会议室/线上会议）

我方参与人员

客方参与人员

洽谈主题

（如：项目合作方案协商/年度框架合同续签）

洽谈内容记录

客户需求/关注点

（分点记录，如：1.要求产品具备功能；2.希望单价下浮5%）

客户异议/顾虑

（分点记录，如：1.对售后服务响应速度不满意；2.担心供应商资质）

我方解决方案/承诺

（对应异议记录解决方案，如：1.承诺2小时内响应售后问题；2.提供ISO9001认证证书复印件）

双方达成的共识

（明确、可执行的内容，如：1.确认按方案A报价，金额万元；2.下周五前提供合同初稿）

后续行动计划

待办事项

（如：补充供应商资质材料、调整报价方案）

责任人

完成时限

备注

（如：需技术部*协助确认功能实现可行性）

记录人：__________审核人：__________日期：年月日

（二）合同管理台账

合同基本信息