行政办公用品采购申请单填写模板预算及需求清晰版.docVIP

适用范围与常见使用场景

采购申请填写全流程指引

第一步：需求确认与清单梳理

盘点现有库存：申请人需先核查部门现有办公用品库存，避免重复采购或过量采购，保证申请物品为实际必需。

明确需求细节：根据工作需要，确定所需物品的名称、规格型号、单位、数量及用途（如“用于日常文件打印”“新员工办公配置”等），保证信息准确无遗漏。

第二步：填写申请单基础信息

基础信息栏：完整填写“申请部门”“申请人”“联系方式”“申请日期”，若为跨部门需求，需注明“需求部门”及“对接人”。

紧急程度选择：根据工作需要勾选“紧急”“一般”“不紧急”，便于行政部优先处理紧急需求。

第三步：物品清单与预算明细填写

逐项填写物品信息：在“物品清单”中按行填写物品名称（如“A4复印纸”“无线鼠标”）、规格型号（如“70g500张/包”“蓝牙5.0黑色”）、单位（如“包”“个”）、数量（需为整数，不得填写“若干”）。

预算金额核算：根据市场预估单价（可参考历史采购价或电商平台价格）填写“单价”，计算“预算金额”（单价×数量），并汇总“总预算金额”。若为多物品采购，需分项列示并汇总，保证预算清晰可追溯。

第四步：提交审批与流程跟进

内部审批：申请人填写完成后，提交至部门负责人（部门负责人姓名）审核，确认需求合理性与必要性后签字。

行政部审核：部门审批通过后，提交至行政部（行政部对接人姓名），行政部核对物品规格、数量是否符合采购标准，预算是否在部门年度预算范围内。

财务部复核：行政部审核通过后，财务部（财务部对接人姓名）复核预算金额的合规性，保证无超预算情况。

分管领导审批：最终提交至分管领导（分管领导姓名）签字确认，审批完成后由行政部统一采购。

进度跟进：申请人可在提交审批后3个工作日内，通过行政部采购进度查询系统或对接人知晓采购状态，物品到货后及时签收并反馈使用情况。

行政办公用品采购申请单模板

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

需求部门（若不同）

对接人

联系方式

紧急程度

物品清单及预算明细

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

预算金额（元）

用途说明

1

2

3

…

…

…

…

…

…

…

…

合计

总预算金额

审批意见

部门负责人意见

行政部审核意见

财务部复核意见

分管领导审批意见

签字：______________签字：______________签字：______________签字：______________

日期：______________日期：______________日期：______________日期：______________

填写与使用关键提示

信息完整性：所有带“*”为必填项，物品名称、规格型号需具体（如“签字笔”需注明“黑色0.5mm中性笔”），避免填写“办公用笔”“文件夹”等模糊表述。

预算合理性：单价需参考近期市场价或历史采购记录，不得虚高；总预算需控制在部门年度办公用品预算额度内，超预算需提前说明理由并附专项申请。

提前规划：常规物品建议每月25日前提交次月采购申请，避免因采购周期影响办公；紧急需求需在申请单中注明原因（如“重要会议急需”“设备突发故障”），并同步电话告知行政部对接人。

审批流程规范：需按“部门负责人→行政部→财务部→分管领导”顺序逐级审批，不得跳过环节；审批过程中若需补充信息，申请人需在1个工作日内反馈。

物品领用与反馈：物品到货后，申请人需在3个工作日内至行政部领用，并检查物品数量、规格是否与申请一致，如有问题及时反馈，保证采购闭环管理。