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企业劳动合同签订流程说明书

——规范用工起点，共筑和谐劳动关系

一、总则

劳动合同是确立企业与劳动者劳动关系、明确双方权利义务的法定文件，签订流程的规范性直接影响用工风险防控与劳动关系稳定。本说明书旨在梳理劳动合同签订的全流程要点，确保企业用工合规性，保障双方合法权益。

二、签约前准备与信息核实阶段

1.候选人背景信息核查

在发出录用通知后，企业需对候选人的基本信息进行核实，包括但不限于身份信息、学历证明、职业资格证书及与前用人单位的解除/终止劳动合同证明（或无劳动关系承诺书）。重点确认是否存在竞业限制义务或未解决的劳动争议，避免法律风险传导。

2.劳动合同文本准备

企业应使用符合《劳动合同法》及地方劳动法规的标准合同文本，核心条款需包含：

用人单位基本信息（名称、地址、法定代表人）与劳动者个人信息；

劳动合同期限（固定期限、无固定期限或以完成一定工作任务为期限）；

工作内容、岗位名称、工作地点及岗位职责描述；

工作时间与休息休假（标准工时、综合计算工时或不定时工作制需明确）；

劳动报酬（薪酬结构、支付时间、支付方式）；

社会保险与福利待遇；

劳动保护、劳动条件与职业危害防护；

试用期（如约定）的期限、工资标准及考核办法。

3.规章制度告知与确认

企业应提前向候选人公示《员工手册》《考勤管理办法》《绩效考核制度》等核心规章制度，可通过邮件、OA系统或书面签收等方式，确保劳动者知晓并认可制度内容，避免后续因“未告知”引发纠纷。

三、劳动合同条款的协商与确定阶段

1.核心条款的双向沟通

在正式签约前，HR需与候选人就岗位、薪酬、试用期等核心条款进行明确沟通。例如，试用期期限需严格遵循法律规定（如劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月），且试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

2.特殊条款的补充约定

根据岗位特性，可协商约定培训服务期、保密协议、竞业限制等补充条款，但需遵循“公平自愿、等价有偿”原则。例如，竞业限制仅适用于核心技术人员或其他负有保密义务的人员，且企业需在竞业限制期限内支付经济补偿。

四、劳动合同的正式签订阶段

1.当面签署与信息核对

签约时，HR应指导劳动者逐项核对合同内容，确保无空白条款或模糊表述。劳动者需亲笔签名并注明日期，企业方由法定代表人或授权委托人签字并加盖公章（或合同专用章），双方签字盖章需完整清晰，避免使用财务章或部门章替代。

2.合同文本份数与交付

劳动合同需一式两份，双方各执一份。企业应在签约后五个工作日内将劳动者留存的合同文本当面交付，并要求劳动者签署《劳动合同签收确认单》，注明签收日期，避免因“未交付合同”引发劳动者投诉。

五、合同生效与后续事宜处理阶段

1.合同生效时间确认

劳动合同自双方签字或盖章之日起生效，若约定了生效条件（如劳动者到岗日），需在合同中明确标注。试用期起始时间不得早于合同生效时间。

2.入职材料归档与社保办理

签约后，企业需收集劳动者的身份证复印件、学历证书复印件、离职证明等材料，建立员工档案。并在劳动者入职之日起三十日内为其办理社会保险参保手续，避免因“未缴社保”承担补缴责任或行政处罚。

3.合同履行的动态跟踪

合同履行过程中，若发生岗位调整、薪酬变动、工作地点变更等重大事项，需与劳动者协商一致并签订书面变更协议，作为原合同的补充文件存档。

六、附则

1.本流程说明书未尽事宜，需依据最新劳动法律法规及企业规章制度执行。

2.人力资源部门应定期组织劳动合同签订流程培训，确保相关人员熟悉操作要点。

3.所有劳动合同及附件需至少保存至劳动者离职后二年，以备劳动争议处理时查阅。

企业人力资源部

发布日期：[具体年份]年[具体月份]月

（注：本文书旨在提供通用流程指引，企业可根据自身规模、行业特性及地方政策进行调整，建议结合法律顾问意见完善细节。）