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催促验收函标准格式模板

一、催促验收函写作要点与原则

在拟定催促验收函时，应遵循以下要点与原则，以确保函件的有效性和专业性：

1.礼貌性与专业性并存：即便目的是催促，仍需保持礼貌和专业的语气，避免使用指责或强硬的措辞，以维护良好的合作关系。

2.内容明确与具体：清晰说明涉及的项目/合同名称、交付标的物、原定验收期限及当前状况，使收函方一目了然。

3.依据充分：提及合同条款、双方沟通记录等作为催促的合理依据，增强说服力。

4.提出明确诉求：清晰表达希望对方尽快安排验收的意愿，并可建议一个合理的期限。

5.提供必要协助：表明己方愿意配合验收工作，提供所需资料或现场支持。

6.留有协商余地：措辞中应体现出愿意就验收事宜进行沟通协商的态度。

二、催促验收函标准格式模板

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关于[项目/合同名称]尽快安排验收工作的函

[收函单位/公司全称]：

[对方联系人姓名及职务，如：[张三]总经理/项目负责人]先生/女士：

您好！

根据我方与贵司于[YYYY年MM月DD日]签订的《[合同全称]》（合同编号：[合同编号]，以下简称“合同”）之约定，我方负责的[项目/服务/产品名称，可简述核心内容]已于[YYYY年MM月DD日]完成，并已于[YYYY年MM月DD日]按合同要求向贵司正式交付了[具体交付物清单，如：全套项目成果文件、硬件设备、软件系统等]，交付文件/物品清单详见附件一（若有）。

按照合同第[X]条[验收条款具体名称，如：“验收标准与流程”]约定，“[引用合同中关于验收期限的具体条款内容，例如：项目交付后XX日内，甲方应组织验收]”。截至本函发出之日，该[项目/服务/产品]交付已逾[XX]日/已至约定验收期限，我方尚未收到贵司关于验收安排的正式通知或相关反馈。

为确保项目顺利推进，明确双方权责，并保障后续[付款/维护/其他]流程的及时启动，我方恳切希望贵司能够尽快安排相关的验收工作。如贵司在验收准备或过程中需要我方提供任何协助（如：补充说明材料、技术支持、现场演示等），请随时告知，我方将积极配合。

恳请贵司在收到本函后[例如：七个工作日内]给予书面回复，明确验收的具体时间安排或当前未能组织验收的原因。

感谢贵司的理解与配合！期待贵司的佳音。

顺祝商祺！

附件（如有）：

1.[交付文件/物品清单]

[发函单位/公司全称]（盖章）

[经办人姓名]

[经办人职务]

联系电话：[电话号码]

电子邮箱：[邮箱地址]

[YYYY年MM月DD日]

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三、使用说明与注意事项

1.替换占位符内容：模板中所有以“[]”标示的内容，均为提示性占位符，请根据实际情况替换为具体信息。

2.语气调整：根据与对方的合作关系、项目延误的严重程度以及以往沟通情况，可以适当调整函件的语气。首次催促可相对委婉，多次催促则可更为直接，但仍需保持专业。

3.事实准确：确保函中提及的合同条款、交付日期、交付物等信息准确无误，必要时可附上相关证明文件的复印件。

4.明确期限：“请贵司在收到本函后[XX日内]给予回复”中的期限，应根据项目实际情况设定一个合理的、可操作的时间。

5.发送方式：建议采用书面形式（打印盖章后扫描，或邮寄纸质版）并通过邮件发送，同时保留发送凭证，以便追溯。重要函件可考虑采用挂号信或快递方式寄送，并要求回执。

6.内部审批：正式发出前，建议履行公司内部审批流程。

7.后续跟进：发出函件后，应主动跟进对方的反馈，必要时进行电话沟通。

通过规范使用此模板，可有效提升催促验收沟通的效率与效果，维护合作双方的合法权益，促进项目的顺利闭环。