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企业资产设备管理模板参考

一、适用范围与核心价值

二、全流程操作指南

（一）资产入库建档

需求提报：使用部门根据业务需求，填写《资产设备购置申请表》，注明设备名称、规格型号、预估数量、用途、预算金额等信息，部门负责人签字后提交至行政部（或资产管理部）。

采购验收：采购部门根据审批后的申请表执行采购，设备到货后，组织使用部门、行政部及财务部共同验收：核对设备数量、规格是否与合同一致，检查设备外观及功能是否正常，填写《设备入库验收单》，三方签字确认。

信息登记：行政部根据《设备入库验收单》，在资产管理系统（或Excel台账）中建立设备档案，录入唯一资产编号（规则：年份-部门代码-设备类别-流水号，如“2024-CB-SC-001”）、设备名称、型号、供应商、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放位置等信息，《资产设备基本信息表》。

（二）领用与日常管理

领用登记：使用部门需领用设备时，由责任人填写《设备领用申请表》，部门负责人审批后至行政部办理领用手续。行政部更新设备状态为“在用”，并在《资产设备基本信息表》中记录领用日期、责任人信息，同时将设备标签粘贴于设备显眼位置（标签包含资产编号、名称、责任人）。

责任落实：设备领用后，使用部门需指定专人（责任人）负责设备的日常保管、清洁及简单维护，明确“谁使用、谁负责”原则，禁止私自转借、拆卸或改装设备。

状态变更：设备因维修、闲置、调拨等原因需变更状态时，使用部门需及时通知行政部，填写《设备状态变更申请表》，注明变更原因、新状态（如“维修中”“闲置”“调拨至部门”）及预计恢复时间，行政部更新台账信息。

（三）维护保养与故障处理

定期维护：行政部根据设备类型及使用频率，制定《年度维护保养计划》（如季度保养、半年保养、年度大修），明确维护内容、周期及责任人。维护完成后，维护人员填写《设备维护记录表》，记录维护日期、维护内容、更换部件、维护结果及责任人签字。

故障报修：设备发生故障时，责任人立即停止使用，填写《设备故障报修单》，描述故障现象、发生时间及影响范围，提交至行政部。行政部根据故障等级（一般/紧急）安排维修：一般故障由内部技术人员处理，紧急故障联系供应商或第三方维修机构，维修后需经责任人确认签字，并在台账中更新设备状态为“在用”。

（四）定期盘点与差异处理

盘点计划：行政部每年至少组织2次全面盘点（半年末、年末），特殊情况下可增加临时盘点。盘点前3个工作日发布盘点通知，明确盘点范围、时间、人员及分工（盘点小组由行政部、财务部、使用部门代表组成）。

执行盘点：盘点小组对照《资产设备基本信息表》，逐一对设备进行实地清查，核对资产编号、名称、数量、存放位置及状态，记录实盘数据，填写《资产盘点表》。

差异处理：若发觉账实不符（盘盈、盘亏、毁损），盘点小组需在3个工作日内核查原因，形成《盘点差异报告》，说明差异原因、责任部门及处理建议（如盘盈需补充入库手续，盘亏需追究责任人责任）。报告经使用部门负责人、行政部负责人、财务负责人及总经理审批后，行政部更新台账信息，财务部进行账务处理。

（五）处置报废与合规管理

鉴定评估：设备达到使用年限、维修成本过高或技术淘汰需处置时，使用部门提交《设备处置申请表》，行政部组织技术部门、财务部进行技术鉴定，确认设备是否可继续使用或需报废，评估残值（如适用），填写《设备处置评估表》。

审批执行：处置申请按审批权限逐级报批（如部门负责人→行政部→财务部→总经理），审批通过后，行政部负责处置：报废设备由供应商回收或交专业机构处理，残值收入上缴财务；转让设备需签订转让协议，明确转让价格及责任。

账务核销：处置完成后，行政部在资产系统中对设备进行“报废”或“转让”标记，更新《资产设备基本信息表》，财务部根据处置凭证进行资产核销，保证账实、账证、账账一致。

三、核心工具表单设计

（一）资产设备基本信息表

序号

资产编号

资产名称

规格型号

资产类别

使用部门

责任人

购置日期

启用日期

原值（元）

折旧年限

资产状态

存放位置

备注

1

2024-CB-SC-001

数控机床

XKA714

生产设备

生产部

张*

2024-03-15

2024-03-20

150,000

10

在用

车间A-101

2

2024-XY-OA-002

笔记本电脑

ThinkPadT480

办公设备

行政部

李*

2024-01-10

2024-01-12

8,500

5

维修中

行政部302

主板故障

（二）设备入库验收单

单号：RK202405001

日期：2024年5月10日

采购订单号

CG202405008

供应商名称

科技有限公司

设备名称

服务器

规格型号

R450

数量

2

单价（元）

25,000

总价（元）

50,000

验收内容

□数量准确□规格符合□功能正常□外观