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XXX项目档案信息管理方案

一、总则

（一）编制目的

为规范XXX项目（以下简称“本项目”）档案信息的形成、收集、整理、归档、保管、利用和处置等全过程管理，确保项目档案的真实性、完整性、规范性和安全性，充分发挥档案信息在项目建设、运营、管理及后续维护中的支撑作用，特制定本方案。

（二）编制依据

本方案依据国家及行业关于档案管理的相关法律法规、标准规范，结合本项目合同文件、管理要求及项目特点进行编制。

（三）适用范围

本方案适用于XXX项目从立项、策划、实施、验收直至项目结束后一定时期内形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。项目各参与方，包括但不限于项目管理团队、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关协作单位，均须遵照本方案执行。

（四）指导思想

以确保项目档案信息的完整与安全为核心，以服务项目管理和后续利用为目标，坚持统一领导、分级负责、全程管理、规范运作的原则，实现项目档案信息管理的系统化、标准化和规范化。

（五）基本原则

1.真实性原则：档案内容必须真实反映项目实际情况，数据准确，依据充分。

2.完整性原则：项目各阶段、各环节形成的应归档文件材料均须收集齐全，确保档案的系统性。

3.规范性原则：档案的形成、整理、编目、归档等工作须符合相关标准和本方案规定，做到格式统一、手续完备。

4.安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止失泄密、丢失、损坏和篡改。

5.可利用性原则：档案管理应便于检索和利用，满足项目各阶段及后续运营、审计、维护等工作的需求。

6.全过程管理原则：档案管理工作应贯穿于项目策划、实施、验收及后评价的各个阶段，与项目进程同步。

二、组织与职责

（一）项目档案管理领导小组

成立项目档案管理领导小组，由项目负责人任组长，各相关部门负责人及档案管理专员为成员。主要职责包括：

1.审定项目档案管理相关制度和方案；

2.协调解决档案管理工作中的重大问题；

3.监督检查项目档案管理工作的落实情况。

（二）档案管理部门/专员

项目指定（或设立）档案管理部门（或配备专职/兼职档案管理专员），在领导小组领导下开展工作，主要职责包括：

1.具体组织实施本方案，制定档案管理实施细则；

2.负责项目档案的接收、整理、鉴定、编目、保管、统计、利用和移交工作；

3.对项目各参与方的档案形成、积累和归档工作进行业务指导和监督检查；

4.组织档案管理业务培训，提高相关人员的档案管理水平；

5.负责档案管理系统的日常维护和管理。

（三）项目各部门及参与单位职责

1.项目各部门：指定专人负责本部门形成文件材料的收集、整理、初步审核，并按规定向档案管理部门/专员移交。

2.设计、施工、监理等参建单位：明确本单位的档案管理职责和人员，按照合同约定和本方案要求，负责各自职责范围内形成的项目文件材料的收集、整理、归档，并向项目管理单位移交符合要求的项目档案。

三、档案信息管理内容与要求

（一）档案的分类与编码

1.分类体系：根据项目特点和管理需要，参照相关标准，建立科学合理的档案分类体系。可按项目阶段、专业领域、文件性质等进行多级分类。

2.编码规则：制定统一的档案编码规则，确保每一份档案具有唯一的标识。编码应包含分类信息、形成时间、顺序号等要素，便于识别、检索和管理。编码规则一旦确定，应严格执行，不得随意变更。

（二）文件材料的形成与积累

1.文件材料形成：项目各环节产生的文件材料，其格式、内容、签署、用印等必须符合相关规定和标准，做到字迹清晰、图样规范、数据准确、手续完备。提倡使用电子文件形成工具，确保电子文件的可追溯性。

2.文件材料积累：各部门及参建单位应指定专人负责文件材料的日常积累，确保文件材料在形成后及时收集，防止遗漏和散失。积累过程中应注意区分归档与不归档文件。

（三）文件材料的归档

1.归档范围：明确项目各阶段应归档的文件材料范围，包括但不限于项目立项审批文件、招投标文件、合同协议、勘察设计文件、施工记录、监理文件、验收文件、财务文件、会议纪要、声像资料、电子数据等。

2.归档时间：实行分阶段归档与最终归档相结合。项目重要节点或阶段性工作完成后，相关文件材料应及时归档；项目竣工验收后规定期限内，完成全部档案的最终归档。

3.归档份数：根据需要确定归档份数，一般应包括正本和副本。正本应为原件，具有法定效力。

4.归档质量要求：

*纸质文件：字迹清楚，纸张规格符合标准，破损文件应修复，书写材料符合耐久性要求。

*电子文件：应保证其真实性、完整性、可用性和安全性。存储格式应采用通用、开放格式，避免使用易过时的专用格式。同时应随附必要的元数据和说明文档。

*声像及实物档案：应附文