合同管理流程与模板工具.docVIP

合同管理流程与模板工具指南

一、适用对象与典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理需求，尤其适合法务部门、业务部门、行政部门及相关岗位人员使用。典型应用场景包括：

业务合作前：需起草采购合同、销售合同、服务合同等明确双方权利义务；

合同审批流程：需规范合同从发起至签署的内部审批环节，规避越权操作；

履约过程跟踪：需监控合同履行进度、款项支付、交付验收等关键节点；

合同归档管理：需对已签署、变更或终止的合同进行系统化归档，便于后续查阅；

风险防控：需通过标准化流程识别合同条款漏洞，避免法律纠纷或经济损失。

二、合同管理全流程操作步骤

（一）需求发起与合同起草

需求发起

业务部门根据合作需求（如采购物资、提供服务、项目合作等），填写《合同需求申请表》（详见模板一），明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量要求、履行期限、预算金额等核心要素。

需求部门负责人对申请表内容进行初审，保证需求合理、预算合规后，提交至法务部门或合同归口管理部门。

合同起草

法务部门或授权人员依据《合同需求申请表》及相关资料（如招投标文件、合作意向书、技术规范等），选择对应类型的合同模板（如买卖合同、服务合同、保密协议等），起草合同文本。

合同内容需包含《民法典》规定的必备条款：当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等；涉及特殊事项（如知识产权、保密义务、不可抗力等）需另行约定专项条款。

（二）合同审核与修订

多部门联合审核

业务审核：业务部门负责人审核合同内容的业务可行性，如标的物规格、技术参数、交付时间等是否符合实际需求；

财务审核：财务部门审核价款支付方式、税费承担、发票开具、违约金财务处理等条款，保证资金安全；

法务审核：法务部门重点审核合同主体资格（如合作方是否为合法存续的法人/组织、是否具备相应资质）、条款合法性（如是否存在无效格式条款）、权利义务对等性、违约责任明确性及争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖约定）等；

风控审核（如涉及）：风控部门评估合同履约风险（如市场风险、信用风险、政策风险等），提出风险防控建议。

审核意见反馈与修订

各审核部门需在2个工作日内完成审核，通过《合同评审表》（详见模板二）提出书面修改意见，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体理由。

法务部门汇总审核意见，与需求部门、业务部门共同修订合同文本，直至所有审核部门达成一致。重大分歧需提交至分管领导协调解决。

（三）合同审批与签署

分级审批

根据合同金额、重要程度及公司授权制度，履行相应审批流程：

一般合同（金额≤10万元）：由需求部门负责人、法务负责人审批；

重大合同（10万元＜金额≤50万元）：增加财务负责人、分管副总审批；

特重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：需提交总经理办公会或董事会审议批准。

审批通过后，由合同归口管理部门在《合同审批流转单》（详见模板三）中签署审批意见，进入签署环节。

合同签署

主体资格审查：签署前，法务部门需核验合作方身份证明（如营业执照副本、法定代表人身份证明），授权签署的需核验《授权委托书》及代理人身份证明，保证签署人有权代表合作方签约。

签署方式：根据合同约定及公司规定，可选择纸质签署（双方签字盖章并注明签署日期）或电子签署（符合《电子签名法》规定的可靠电子签名）；涉外合同需根据对方国家要求办理公证或认证手续。

合同份数：一般至少一式三份（甲方、乙方、归档部门），特殊合同可根据需求增加份数。

（四）合同履行与跟踪

履约责任分工

业务部门为合同履约第一责任人，负责跟踪合作方履行进度（如货物生产、服务提供、工程实施等），及时向归口管理部门反馈履约异常情况（如延期、质量不达标等）；

财务部门根据合同约定支付条款，审核付款申请单、发票、验收证明等材料，按时办理款项支付；

法务部门协助处理履约过程中的法律问题，如催告函发送、违约责任追究等。

履约跟踪记录

业务部门每月填写《合同履约跟踪表》（详见模板四），记录合同履行进度、已付款项、验收情况、存在问题及解决措施，归口管理部门定期汇总分析履约风险。

（五）合同变更、终止与归档

合同变更

履行过程中需变更合同内容的（如标的物数量、价款、履行期限等），由双方协商一致并签订《合同变更协议》（需履行原审批流程），变更协议作为原合同附件具有同等法律效力。

合同终止

合同正常履行完毕，双方确认结清款项后终止；因违约或不可抗力导致终止的，需由业务部门收集相关证据（如违约证明、鉴定报告、气象证明等），形成《合同终止报告》，经法务部门审核后归档。

合同归档

合同签署后10个工作日内，归口管理部门将合同正本（含附件、审批文件、变更/终止协议等）统一归档，建立《合同台账》（详见模板五），记录合同编号、名称、签署方、金额、履行期限、归档日期等信息