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公司收文管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司内部收文流程，提高工作效率，确保信息的安全性和准确性，订立本制度。

本制度依据国家及相关法律法规，结合公司实际情况订立。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工。

公司各部门可以依据需要订立适用于本部门的增补细则。

第二章收文的分类及登记

第三条收文的分类

公司收文分为内部收文和外部收文。

内部收文指由公司内部不同部门之间的文件传送和沟通。

外部收文是指由公司外部单位及个人发送的文件。

第四条收文的登记

全部收到的内部和外部文件都需要进行登记。

登记信息包含文件标题、发文单位或个人、发文日期、接收日期、文件编号等信息。

登记表格应设立统一模板，方便收文管理及查询。

由收文部门负责对收文进行登记，并保存相关电子文件或纸质文件备份。

第五条收文编号规定

收文编号由收文部门负责编排。

编号应包含年份、序号、收文单位及部门简称等信息。

文件编号应依照收文的先后次序逐一进行。

第三章收文的处理

第六条收文分发

收文部门在对收文登记完毕后，将收文依照所属部门或责任人进行分发。

分发方式包含传递电子版或者打印纸质版进行分发。

第七条收文查阅与查询

各部门负责人和相关人员有权随时查阅本部门或与本部门有关的收文。

查阅时应填写查阅登记表，并保管好查阅记录以备查询。

第八条收文处理时限

对于紧急文件，收文部门应在收到文件后立刻通知相关部门或责任人，并确保在规定时限内完成反馈和处理。

对于普通文件，收文部门应在收到文件后三个工作日内通知相关部门或责任人，并确保在规定时限内完成反馈和处理。

第九条收文回复与归档

收文部门收到文件后，相关部门应按要求及时回复并将回复文件送回收文部门。

回复文件需在收到之日起三个工作日内送回，若因特殊情况无法定时回复，需提前向收文部门提出申请并说明原因。

收文部门负责将归档完毕的收文进行整理，依照肯定的分类和保管规定进行归档。

第四章管理与监督

第十条管理与监督

公司内设收文管理委员会，负责对收文管理制度的执行情况进行监督和管理。

相关部门负责人应定期向收文管理委员会汇报收文工作情况。

收文管理委员会有权对收文流程进行调整或修改，并及时通知各相关部门。

第十一条违规处理

对于未按制度要求进行收文登记、回复和归档的行为，收文管理委员会有权进行批判教育并要求整改。

对于恶意窜改、删除、丢失收文文件的行为，收文管理委员会有权予以相应的纪律处分。

第五章附则

第十二条维护文件安全

公司各部门应加强对收文文件的保管和管理，保证文件的安全性及完整性。

不得将收文文件在未经授权的情况下外传、复制或用于非正常工作环境。

第十三条相关培训

公司应定期开展收文管理相关培训，提高员工的工作技能和遵守制度的意识。

新员工入职培训中应包含收文管理制度的相关内容。

第十四条本制度的解释权

本制度的解释权属于公司收文管理委员会。

对本制度的任何修订都需经收文管理委员会审查并获得批准后方可生效。

本制度自发布之日起施行，并由收文管理委员会负责解释和管理。如有违反，按公司相关制度进行惩罚。

制度发布人：企业职能部门