影视协会会议纪要管理实施办法.docx

影视协会会议纪要管理实施办法

第一章总则

第一条为规范影视协会会议纪要管理工作，提升会议决策落实效率，保障协会各项工作有序开展，根据《XX影视协会章程》及相关管理规定，结合协会实际，制定本办法。

第二条本办法适用于协会组织召开的各类会议，包括但不限于理事会、常务理事会、会员代表大会、专题工作会、会长办公会、部门联席会等。

第三条会议纪要管理遵循“客观准确、规范高效、责任明确、安全可溯”原则，重点突出会议决议事项的记录、传达与执行跟踪，为协会决策落实和工作追溯提供依据。

第二章管理职责

第四条行政部为会议纪要管理的牵头部门，负责制定并完善会议纪要管理制度，监督制度执行，统筹会议纪要的归档与调阅，协调解决管理过程中的问题。

第五条各部门（含分支机构）负责本部门组织召开会议的纪要起草、审核、归档工作，指定专人（以下简称“记录员”）负责会议记录与纪要编制，确保内容完整、格式规范。

第六条档案管理员（可由行政部专人兼任）负责会议纪要的集中保管，建立电子与纸质双档案库，按年度、会议类型分类编号，保障档案安全与可查性。

第三章会议纪要编制

第七条编制要求

（一）及时性：会议结束后24小时内完成纪要初稿编制；涉及重大决策或需多部门确认的会议，可延长至48小时，但需向行政部报备。

（二）内容要素：需包含会议基本信息（时间、地点、主持人、应到/实到人员）、会议议程、主要讨论内容、决议事项（含责任部门/人、完成时限、量化目标）、未决事项说明等核心内容。

（三）格式规范：采用协会统一制定的《会议纪要模板》，按会议类型分类编号（如“XX协〔202X〕理字第01号”表示202X年第1次理事会纪要），编号规则由行政部统一发布。

（四）记录原则：坚持“如实记录、重点突出”，避免主观评述；对争议性内容应客观反映不同意见，对决议事项需明确最终结论。

第八条特殊情形处理

（一）涉密会议：需在纪要首页标注“密级”（秘密/机密），限制知悉范围，记录员须签订保密协议，归档时单独存放。

（二）线上会议：记录员需同步截取会议系统截图（含参会人员列表）或保存会议录屏（经发言人同意），作为纪要附件备查。

第四章审核与签发

第九条审核流程

（一）部门内部审核：记录员完成初稿后，由会议召集部门负责人（或分管副会长）审核，重点核查内容完整性、决议准确性及责任分工合理性。

（二）跨部门会议审核：涉及多部门协作的会议纪要，需经相关部门负责人会签确认，确保决议事项表述无歧义、责任无遗漏。

第十条签发权限

（一）理事会、常务理事会、会员代表大会纪要：经秘书长审核后，由会长签发。

（二）会长办公会、专题工作会纪要：经分管副会长审核后，由会长或受会长委托的副会长签发。

（三）部门联席会、内部工作会纪要：由会议召集部门负责人审核并签发，报行政部备案。

第十一条签发要求

签发人需对纪要内容的真实性、准确性负责，签署“同意签发”字样及日期；未通过审核的纪要需退回修改，修改后重新履行审核签发程序。

第五章归档与保存

第十二条归档时限

会议纪要经签发后3个工作日内，由记录员将纸质版（签字页）及电子版同步提交至档案管理员归档；涉密纪要需在签发当日完成归档。

第十三条保存方式

（一）纸质档案：按年度、会议类型装盒存放，标注档案盒标签（含年度、会议类型、编号范围），存放于专用档案柜，由档案管理员专人管理。

（二）电子档案：上传至协会内部OA系统“会议纪要”模块，设置访问权限（普通会议仅限部门负责人及以上，涉密会议仅限会长、秘书长及相关责任人员），定期备份至云端服务器，确保数据安全。

第十四条保存期限

（一）理事会、常务理事会、会员代表大会等涉及协会重大决策的会议纪要，永久保存；

（二）会长办公会、专题工作会等涉及重点工作部署的会议纪要，保存期限为10年；

（三）部门内部工作会、联席会等常规会议纪要，保存期限为5年；

（四）超过保存期限的非涉密会议纪要，经行政部审核、秘书长批准后，可按规定程序销毁。

第六章调阅与利用

第十五条调阅申请

（一）内部调阅：因工作需要调阅会议纪要的，需填写《会议纪要调阅申请表》，注明调阅人、调阅原因、调阅内容（具体会议名称及编号），经调阅人所在部门负责人审批后，向档案管理员提出申请。

（二）外部调阅：因监管部门检查、会员单位协作等特殊情况需调阅的，需提供公函或书面说明，经秘书长审批同意后，由档案管理员陪同查阅，不得复制或外借。

第十六条调阅限制

（一）调阅人需在档案管理员指定地点查阅，不得将会议纪要带离档案存放区域；

（二）涉密会议纪要调阅需经会长审批，调阅过程全程登记，调阅后当场归还；

（三）严禁涂改、损毁、复制会议纪要，违反规定者按协会《保密管理办法》追责。

第十七条利用规范

会议纪要仅限内部工作参考，不得用于商业宣传或对外发布；确需对外引用的，需经签发人审核同意，确保内容准确、表