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跨部门沟通协作会议纪要规范范本

一、适用情境

本规范适用于公司内部涉及多部门协同工作的各类会议场景，包括但不限于：

项目启动与推进会议：如新产品研发、市场活动策划、系统升级等需跨部门协作的项目初期及阶段性会议；

问题解决与决策会议：针对跨部门职责交叉、流程卡点、资源冲突等问题，需多方协商解决方案的会议；

资源协调与分配会议：如预算审批、人力调配、物料共享等需多部门达成共识的协调会议；

流程优化与标准制定会议：涉及跨部门协作流程的梳理、修订或统一标准建立的会议；

阶段性目标对齐会议：季度/年度目标分解、跨部门KPI协同对齐等战略落地类会议。

二、规范操作流程

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的

召集人（通常为项目牵头部门负责人或指定协调人）需明确会议需解决的核心问题、预期达成的目标（如“明确项目各阶段责任分工”“解决A部门与B部门的流程冲突”等），并在会议通知中清晰传达。

精准邀请参会人员

根据会议目的，邀请直接相关的部门负责人、核心执行人及决策人（如涉及资源审批需邀请分管领导），避免无关人员参会导致效率低下。

提前3个工作日发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、会前需准备的资料（如项目进度表、问题清单、初步方案等）及参会人员反馈截止时间。

准备会议材料与工具

召集人汇总各参会部门提交的会前材料，整理成统一的会议资料包，提前1天分发至参会人员，保证各方提前知晓背景信息。

准备会议记录工具（如纪要模板、录音设备需提前告知参会人员）、投影仪、白板等，线上会议需提前测试设备及网络稳定性。

（二）会中记录：聚焦关键，精准抓取

记录基础信息

会议开始后，记录人需第一时间填写会议纪要模板中的“会议基本信息”部分，包括：会议名称、时间（精确到分钟）、地点、主持人、记录人、参会部门及人员（标注“主责部门”“配合部门”）、缺席人员及原因。

按议程逐项记录讨论要点

严格按照会议议程顺序记录，对每个议题需记录：

各部门核心观点：用简练语言概括各部门的发言重点，避免口语化表达（如“市场部提出需提前2周启动用户调研，以支撑产品设计”）；

分歧点与共识点：明确标注存在争议的问题（如“研发部认为技术实现周期为4周，市场部要求3周，双方未达成一致”）及最终共识（如“同意延长1周，同步启动用户调研预测试”）。

明确决议与行动项

对会议达成的决议（如“批准跨部门项目预算”“修订《跨部门协作流程V2.0》”），需记录决议内容、决策依据及决策人。

对行动项（需执行的具体任务），需重点记录：行动内容、责任部门/责任人、完成时间、所需资源支持（如“行动项：完成用户调研问卷设计——责任部门：市场部*经理——完成时间：X月X日——所需支持：用户运营部提供历史用户画像数据”）。

（三）会后整理：核对确认，规范输出

整理纪要初稿

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理纪要初稿，保证内容客观、准确，重点突出“决议事项”和“行动项”，避免冗余信息。

对讨论中未明确的问题或待跟进事项，单独列出“遗留问题”章节，标注后续处理建议（如“遗留问题：技术实现周期争议——后续处理：由研发部经理与市场部经理1对1沟通，3日内反馈方案”）。

审核与确认

纪要初稿完成后，提交主持人（通常为会议召集人）审核，保证决议和行动项与会议结果一致。

涉及多部门责任分工的纪要，需发送至各责任部门负责人确认，避免歧义（如“市场部确认‘用户调研问卷设计’行动项无误，按X月X日时间推进”）。

正式分发与归档

纪要经最终确认后，1个工作日内通过公司内部系统（如OA、钉钉、企业）分发至所有参会人员、抄送相关领导及部门，并在“会议管理台账”中登记归档（登记内容包括：会议名称、日期、纪要编号、分发范围、归档人）。

（四）执行跟踪：闭环管理，保证落地

建立行动项跟踪表

以会议纪要中的“行动项”为基础，建立《跨部门会议行动项跟踪表》，动态更新责任部门/责任人、完成时间、实际进度、延迟原因及结果，每周由项目牵头部门负责人跟进更新。

定期回顾与复盘

对周期较长（如超过1个月）的跨部门项目，需在后续会议中回顾行动项完成情况，对未按时完成的任务分析原因（如资源不足、优先级调整），并明确补救措施。

项目结束后，组织跨部门复盘会议，总结协作中的经验与问题，优化后续协作流程。

三、会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

（例：产品研发项目跨部门启动会）

会议编号

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

主持人

（例：研发部*总监）

记录人

参会部门及人员

研发部：总监、经理；市场部：经理、专员；运营部：主管；财务部：主管

缺席人员及原因

（例：运营部*主管因出差请假，已提前提交书面意见）

会议议程

时长

讨论要点与共识

1.项目背景与目标介绍

20分钟

主持人说明项目立项