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某跑步俱乐部印章使用登记制度

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）各类印章使用管理，防范法律风险，保障俱乐部及会员合法权益，维护正常运行秩序，根据《中华人民共和国民法典》《社会团体登记管理条例》等相关法律法规，结合俱乐部章程及实际工作需要，制定本制度。

第二条本制度所称“印章”，指俱乐部依法刻制并经备案的各类专用印章，包括但不限于：俱乐部公章、财务专用章、合同专用章、会员服务专用章、分支机构（如跑团、活动组）专用章等。

第三条本制度适用于俱乐部全体工作人员、会员及经授权使用印章的第三方合作单位（以下简称“用印申请人”）。

第四条印章使用管理遵循“严格审批、规范登记、责任到人”原则，确保用印行为合法、合规、可追溯。

第二章印章管理机构与职责

第五条俱乐部行政部为印章管理的统筹部门，负责印章刻制、备案、保管、使用监督及停用销毁等全流程管理；财务部负责财务专用章的日常使用与保管；各分支机构（如跑团）负责人负责本机构专用章的管理，接受行政部指导与监督。

第六条行政部设“印章管理员”岗位（可由行政主管或专职文书兼任），具体职责包括：

（一）建立印章管理台账，记录印章刻制时间、样式、备案编号、保管人等基础信息；

（二）监督印章使用审批流程执行，核对用印文件与审批内容一致性；

（三）定期检查印章保管状态（如保险柜锁具、存放环境等），确保安全；

（四）组织印章停用、作废的登记与处理，留存相关记录。

第七条财务专用章由财务部指定会计人员保管，仅限用于俱乐部银行账户往来、财务票据签署等财务相关事项；合同专用章由行政部会同法务顾问（如有）共同管理，用于经济合同、合作协议等法律文件签署；会员服务专用章由会员部保管，用于会员证发放、活动参与证明、赛事成绩认证等会员服务场景。

第三章印章使用范围

第八条俱乐部公章使用范围：

（一）以俱乐部名义出具的重要文件，包括但不限于工作报告、请示、批复、公函、声明、介绍信等；

（二）向主管部门提交的备案材料、年检报告、变更登记申请等行政文书；

（三）涉及俱乐部重大权益的法律文书（如诉讼材料、仲裁申请等）；

（四）其他需以俱乐部名义对外确认的事项。

第九条财务专用章使用范围：

（一）银行开户、销户、账户信息变更等银行业务；

（二）支票、汇票、收据、发票等财务票据的签章；

（三）财务报表、审计报告等财务文件的确认；

（四）其他与俱乐部资金收支直接相关的事项。

第十条合同专用章使用范围：

（一）与企业、机构签订的赞助协议、合作协议、场地租赁协议等经济合同；

（二）与第三方服务供应商（如赛事承办方、保险机构）签订的服务合同；

（三）其他需明确双方权利义务的书面合同或协议。

第十一条会员服务专用章使用范围：

（一）会员证、会员手册等会员身份标识文件；

（二）会员参与俱乐部活动（如日常训练、赛事组织）的参与证明、成绩证书；

（三）会员权益确认文件（如积分兑换凭证、优惠资格证明）；

（四）其他面向会员的服务类文书。

第十二条分支机构专用章使用范围由行政部根据各机构职能另行规定，仅限用于本机构职责范围内的事务性文件，不得用于对外经济合同签署或涉及俱乐部重大权益的事项。

第四章印章使用审批流程

第十三条用印申请需填写《某跑步俱乐部印章使用审批表》（以下简称《审批表》），注明用印事由、文件名称及数量、用印类型（公章/财务章等）、申请人姓名及所属部门（或会员编号）、预计用印时间等信息。

第十四条审批权限划分：

（一）日常事务性用印（如会员活动证明、一般性公函）：由用印申请人所属部门负责人（或跑团团长）审核，行政部印章管理员复核后用印；

（二）涉及经济责任或会员权益的用印（如金额5000元以下的合同、会员证批量发放）：需经分管副主席审批；

（三）重大事项用印（如金额5000元及以上的合同、向主管部门提交的重要文件、涉及法律纠纷的文书）：需经俱乐部主席审批；

（四）财务专用章使用：需经财务部负责人审核，金额超过1万元的需分管副主席审批；

（五）分支机构专用章使用：由分支机构负责人审批，行政部备案。

第十五条审批流程执行要求：

（一）用印申请人需提前1个工作日提交《审批表》及待用印文件（或电子稿），特殊紧急情况需经审批人书面或口头同意（事后24小时内补签）；

（二）审批人需严格审核用印事项的合法性、必要性及文件内容准确性，对不符合规定的申请予以退回并说明理由；

（三）印章管理员需核对《审批表》与待用印文件的一致性（如文件名称、数量、内容），确认无误后方可用印；

（四）用印完成后，《审批表》及用印文件复印件（或电子扫描件）需存档，保存期限不少于5年。

第五章印章登记与存档管理

第十六条建立《某跑步俱乐部印章使用登记台账》（以下简称《登记台账》），由印章管理员每日登记，内容包括：

（一）用印日期、时间；

（二）用印类型（公章/