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汽车租赁公司会议组织管理办法

第一章总则

第一条为规范汽车租赁公司会议组织流程，提升会议效率与决策质量，保障公司各项工作有序推进，结合行业特点与企业实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司总部及各分支机构组织的各类内部会议，包括但不限于决策会议、管理会议、执行会议及专项会议。

第三条会议组织遵循以下原则：

（一）必要性原则：非必要不召开会议，避免形式化、低效化会议；

（二）时效性原则：严格把控会议时间，确保议题聚焦、结论明确；

（三）规范性原则：统一会议流程与标准，强化责任分工与记录归档；

（四）闭环性原则：跟踪会议决议落实情况，确保“有会必议、有议必决、有决必行、有行必果”。

第二章会议分类与分级

第四条按会议性质与功能，分为四类：

（一）决策类会议：包括董事会、总经理办公会等，主要审议公司战略规划、重大投资、人事任免等重大事项；

（二）管理类会议：包括月度经营分析会、部门联席会等，主要总结阶段性工作、协调跨部门协作、部署重点任务；

（三）执行类会议：包括周例会、项目推进会等，主要落实具体工作目标、解决执行难点、通报进度；

（四）专项类会议：包括安全培训会、客户服务研讨会、应急调度会等，主要针对特定业务场景或问题开展专题研讨。

第五条按参会层级与范围，分为三级：

（一）公司级会议：由公司高层主持，总部部门负责人及分支机构负责人参与，每月至少召开1次（如月度经营分析会）；

（二）部门级会议：由部门负责人主持，本部门员工或相关协作部门代表参与，每周至少召开1次（如部门周例会）；

（三）班组级会议：由班组长或项目组长主持，一线员工参与，每日或隔日召开（如早班会、收车总结会）。

第三章会议组织流程

第一节会前准备

第六条议题征集与审批：

（一）公司级会议议题由行政部汇总，经分管副总审核后，报总经理审批；部门级会议议题由部门负责人审核；班组级会议议题由班组长确认。

（二）议题需提前3个工作日提交（紧急事项除外），内容应明确具体、具备讨论价值，避免模糊性或重复性议题。

（三）未通过审批的议题，由行政部或相关部门向提案人说明原因，不得临时追加。

第七条会议通知：

（一）公司级会议通知由行政部负责，提前3个工作日通过OA系统及邮件发送，内容包括会议时间、地点、议题、主持人、参会人员及需提前准备的材料；

（二）部门级会议通知由部门秘书或指定人员负责，提前1个工作日通过内部通讯工具（如企业微信）发送；

（三）班组级会议通知可采用口头或即时通讯方式，提前1小时确认参会人员。

第八条材料准备与分发：

（一）议题提案部门需在会议前2个工作日提交书面材料（含数据支撑、方案建议等），经分管领导审核后，由行政部统一汇编成册；

（二）公司级会议材料需提前1个工作日发放至参会人员，部门级会议材料可在会前1天通过线上共享文件夹分发；

（三）材料需符合格式规范（标题、正文、附件清晰，数据标注来源），避免冗长，重点突出核心结论与建议。

第九条场地与设备布置：

（一）行政部负责公司级会议场地安排，优先使用固定会议室（如总部第一会议室），需提前1小时完成设备调试（投影、话筒、录音设备等）；

（二）部门级会议场地由部门自行协调，需确保网络畅通、座位充足；

（三）重要会议需设置签到表、席卡（按职级或部门排列），并准备纸笔、茶水等基础物资。

第二节会中管理

第十条会议主持：

（一）公司级会议由总经理或其授权的分管副总主持，需把控会议节奏，引导围绕议题讨论，避免偏离主题；

（二）部门级会议由部门负责人主持，重点明确任务分工与时间节点；

（三）班组级会议由班组长主持，聚焦具体操作问题解决。

第十一条参会纪律：

（一）参会人员需提前5分钟到场签到，迟到15分钟以上视为缺席；

（二）会议期间手机调至静音或震动模式，无特殊情况不得接打电话；

（三）无关人员未经批准不得进入会场，严禁泄露会议机密内容。

第十二条会议记录：

（一）公司级会议由行政部指定专职秘书记录，部门级会议由部门秘书记录，班组级会议由班组长或指定员工记录；

（二）记录内容需完整、准确，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、发言要点、决议事项（明确责任部门、责任人、完成时限）；

（三）采用录音辅助记录的，需在会后24小时内整理成文字稿，经主持人审核后存档。

第三节会后跟进

第十三条会议纪要签发：

（一）公司级会议纪要由行政部在会后24小时内起草，经主持人审核后，报总经理签发；

（二）部门级会议纪要由部门秘书起草，经部门负责人签发；

（三）班组级会议纪要可简化为“任务清单”，由班组长确认后留存。

第十四条决议督办：

（一）行政部负责公司级会议决议的跟踪督办，建立“决议事项台账”，每周汇总进展，每月向总经理汇报；

（二）部门负责人负责部门级会议决议的落实，需在下次部门会议中通报完成情况；

（三）对未按时完成的事项，责任部门需