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信息管理手册及存储规范

一、手册概述

本手册旨在规范各类信息的全生命周期管理流程，保证信息采集、存储、使用、维护及销毁等环节的标准化、安全化与高效化，适用于企业、机构、项目团队等各类组织，助力信息资源有序利用，降低管理风险，支持业务决策与合规审计。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用对象

企业内部：行政部、人力资源部、财务部、项目组等需管理业务数据、文档、档案的部门；

项目团队：研发项目、市场活动、客户服务等临时性或长期性团队的信息管理需求；

机构单位：学校、医院、社会组织等需管理成员信息、业务记录、历史档案的机构。

（二）典型应用场景

客户信息管理：存储客户基础资料、沟通记录、需求反馈等，支持客户服务与精准营销；

项目文档归档：管理项目计划、进度报告、会议纪要、验收材料等，保证项目过程可追溯；

数据备份与恢复：对关键业务数据（如财务数据、系统配置）进行定期备份，保障数据安全与业务连续性；

合规性审计支持：整理与业务相关的法规文件、操作记录、审批流程等，满足内外部审计要求；

知识库建设：汇总行业报告、技术文档、培训资料等，形成组织内部知识共享平台。

三、标准化操作流程指南

（一）信息采集与录入

明确采集范围：根据业务需求确定信息类型（如文本、数据、图像、音频等）及必填字段（如信息名称、来源、创建时间、责任人等），避免冗余或缺失；

规范采集渠道：优先通过系统化工具（如CRM系统、OA系统）采集，保证信息来源可靠；若需人工录入，需注明信息提供人及采集时间；

信息验证与校验：对采集的信息进行准确性、完整性核查（如手机号格式验证、日期逻辑校验），剔除无效信息；

录入系统存储：将验证通过的信息录入指定管理平台，填写基础字段（信息名称、分类、负责人、存储路径等），唯一编号便于追溯。

（二）信息分类与标签

制定分类标准：依据业务属性建立多级分类体系（如一级分类“客户信息”，二级分类“潜在客户”“成交客户”“流失客户”），保证分类逻辑清晰、无交叉；

设置标签体系：为信息添加关键词标签（如“高优先级”“待跟进”“2024年项目”），支持快速检索与筛选；

动态调整分类：定期（如每季度）review分类标准的适用性，根据业务变化优化分类结构，避免信息归类混乱。

（三）信息存储与归档

选择存储介质：根据信息密级与使用频率选择存储介质（如高频访问信息存储于高速服务器，低频历史信息存储于磁盘阵列或云存储）；

规范存储结构：按“分类/年份/部门/项目”层级建立文件夹（如“客户信息/2024/销售部/A项目”），文件名统一格式为“编号-名称-日期”（如“C001-公司）；

设置访问权限：依据信息密级（公开/内部/秘密）分配访问权限（如公开信息全员可查，秘密信息仅负责人及授权人员可访问），操作留痕；

定期备份：对核心数据（如财务数据、客户核心资料）执行“每日增量+每周全量”备份，备份数据异地存储，避免单点故障。

（四）信息维护与更新

定期检查机制：每月对存储信息进行完整性、有效性检查（如验证有效性、更新过期联系人信息），形成《信息维护记录表》；

动态更新流程：当信息发生变更（如客户联系方式更新、项目进度调整）时，由责任人发起更新申请，经部门负责人审批后同步更新系统及存储文件，保证信息与实际一致；

版本管理：对重要文档（如项目合同、制度文件）进行版本控制，新版本覆盖旧版本时，保留旧版本备份并标注“历史版本”，便于追溯历史记录。

（五）信息检索与调取

检索方式：支持通过关键词（信息名称、标签、编号）、分类路径、时间范围等多种方式检索，检索结果按相关性排序；

权限审批：调取非公开信息时，需提交《信息调取申请表》，说明调取目的、用途及范围，经信息所属部门负责人审批后方可获取；

记录追溯：系统自动记录信息调取日志（包括调取人、时间、调取内容、审批人），保证信息使用可追溯。

（六）信息归档与销毁

归档条件：对长期无使用价值但需留存的信息（如已完成项目文档、过期合同），转入归档库，标注“归档”及归档日期；

销毁流程：对超过保存期限且无留存价值的信息（如无效草稿、过期临时数据），由责任人提交《信息销毁申请表》，经信息安全负责人审批后，采用物理粉碎（纸质）、数据覆写（电子）等方式彻底销毁，禁止简单删除；

销毁记录：对销毁过程进行拍照或录像记录，填写《信息销毁清单》，包括信息名称、编号、数量、销毁方式、销毁人、日期等，留存备查。

四、信息记录模板示例

（一）基础信息管理表

信息名称

所属分类

负责人

创建日期

最后更新日期

存储位置（路径/编号）

密级等级

更新频率

关联文档编号

备注

公司合同草案

客户信息/合同

*经理

2024-01-15

2024-01-20

/合同/2024/001

内部

按需

F2024001

待法务审核

项目周报模板

项目