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采购询价会议记录

一、采购询价会议记录的核心价值与重要性

采购询价会议记录并非简单的流程性文档，它承载着多重核心价值：

1.决策依据：完整记录各供应商的报价信息、技术方案阐述、对需求的理解与响应，以及采购方提出的各项要求和供应商的承诺，为后续的综合评审与最终决策提供第一手资料。

2.过程凭证：作为采购活动合规性的重要证据，证明采购过程符合公司制度及相关法规要求，确保询价过程的透明度与公平性，在发生质疑或审计时可追溯。

3.沟通桥梁：会议记录可分发给内部相关部门及未参会人员，使其准确了解会议情况，促进内部信息对称与协同。

4.风险防范：通过详实记录供应商的承诺与澄清，以及会议达成的共识，有助于减少后续合同履行过程中的争议与纠纷。

二、采购询价会议记录的关键要素与规范

一份专业的采购询价会议记录应包含以下关键要素，并遵循相应规范：

（一）会议基本信息

*会议名称：应清晰指明采购项目名称及会议性质，例如：“XX公司关于[项目具体名称]的采购询价会议”。

*会议编号：（若公司有统一编号规则，可在此处填写，如：CG-XJ-YYYYMMDD-XXX，避免使用具体四位以上数字，可用XXX代替）。

*会议日期：年、月、日，精确到当天。

*会议时间：开始时间及预计结束时间，精确到分钟。

*会议地点：具体会议室名称或线上会议平台及会议号（线上会议号若为四位以上，可做模糊处理或说明）。

*主持人：姓名、职务（采购部门负责人或指定主持人）。

*记录人：姓名、职务（采购部门专员或指定记录人员）。

*参会人员：

*采购方：列出所有参会人员姓名、部门、职务。

*报价方：分别列出各参与报价单位名称、参会代表姓名、职务及联系方式（联系方式可酌情记录，避免手机号）。建议注明各报价方代表是否全程参与或在特定环节离场。

*缺席人员及原因：如有重要人员缺席，应记录其姓名及缺席原因。

（二）会议议程

简要列出会议的主要议题和预定顺序，例如：

1.主持人开场，介绍会议目的、议程及纪律要求。

2.采购方代表介绍项目背景、需求规格、技术参数、交付要求、服务标准、合同主要条款及报价要求。

3.各报价方代表依次进行简要陈述（若有安排）。

4.采购方及相关技术部门对各报价方进行提问与澄清。

5.报价文件接收与密封性检查（若为现场递交）。

6.公开唱价（若适用且符合规定）。

7.会议总结与后续安排说明。

（三）会议内容纪要

这是会议记录的核心部分，应客观、准确、完整地记录会议过程中的关键信息。

1.开场与纪律申明：

*主持人宣布会议开始，明确会议的目的是为[项目名称]进行采购询价，旨在通过公平竞争选择合适的供应商。

*强调会议纪律，如手机静音、有序发言、尊重他人、对会议内容保密等。

*特别申明本次询价的公平、公正、公开原则，以及对所有报价方一视同仁的态度。

2.项目需求与技术规格澄清：

*采购方陈述：详细记录采购方代表对项目需求、技术规格、质量标准、交付周期、售后服务、验收标准、付款方式、报价有效期等关键信息的阐述。若有提供书面采购文件，可注明“详见《[采购文件名称]》（编号：XXX）”。

*提问与解答：按顺序记录各报价方提出的问题，以及采购方（或技术支持方）的答复。对于关键或复杂问题，应尽可能准确复述问题核心，并清晰记录答复内容。若对原需求有重要调整或补充说明，需特别注明，并最好能形成书面补充文件作为会议附件。

3.报价文件接收与密封性检查（如适用）：

*记录各报价方递交报价文件的时间、份数。

*若规定现场开封，需记录检查报价文件密封性的过程和结果，确认无误后由指定人员（如主持人、采购负责人、监标人等）共同启封。

4.报价公开与唱价（如适用）：

*按照预设顺序（如签到顺序或抽签顺序），由主持人或指定人员逐一宣读各报价方的单位名称、总报价金额（大小写）、关键分项报价（若允许公开）、报价有效期、以及是否有备选方案等核心信息。

*记录时务必核对准确，唱价结束后可请报价方代表当场确认。若有数字敏感问题，可采用“XXX万元整”等表述。

*对于不公开唱价的情况，此环节可记录为“报价文件已封存，将在后续评审环节由评标委员会统一拆封评审”。

5.澄清提问与答疑（针对报价本身）：

*采购方及评审小组成员（若已组建）可就报价文件中的疑问向报价方进行提问。

*记录提问内容及报价方的澄清答复。注意区分技术澄清和商务澄清。所有澄清内容均应被视为报价的组成部分。

6.会议总结与后续安排：

*主持人对会议进行总结，感谢各报价方的参与。

*明确告知各报价方后续的评审流程、预计的评审结果通知时间、合同