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内外部审核认证模板资料使用指南

一、适用场景与核心目的

二、操作流程与步骤详解

（一）审核准备阶段

明确审核目标与范围

根据年度审核计划或特定需求（如认证前准备、客户投诉后审核），确定审核目标（如“验证生产过程对ISO9001:2015标准的符合性”）及范围（如“事业部所有生产车间、质量管理部门及相关文件记录”）。

输出：《审核任务书》（需明确审核目的、范围、时间、依据及参与人员）。

组建审核组并分配职责

审核组长由具备审核资质（如内审员资格、注册审核员资格）的人员担任，负责整体策划与协调；审核员需具备相关专业背景，熟悉审核标准及受审核区域业务，保证独立性（如审核生产部门时，质量管理部门人员可作为审核员，避免自审自）。

输出：《审核组成员及职责表》（明确组长、审核员、技术专家、陪同人员等角色）。

收集审核依据并准备文件

审核依据包括：管理体系标准（如ISO标准）、企业内部管理文件（质量手册、程序文件、作业指导书）、法律法规要求、合同约定等，保证依据为最新有效版本。

准备审核工具：检查表（含审核条款、内容、方法）、记录表格、不符合项报告模板、相关文件清单（如记录样本、流程图）。

发布审核通知并沟通协调

提前10个工作日向受审核部门发送《审核通知》，内容包括审核时间、地点、成员、范围及需配合事项（如准备文件记录、安排现场陪同人员）。

召开审核启动预备会（可选），与受审核部门负责人沟通审核细节，确认资源保障（如现场审核所需的设备、人员配合）。

（二）审核实施阶段

首次会议

参与人员：审核组全体成员、受审核部门负责人及相关接口人。

内容：重申审核目标、范围、依据及计划；明确审核流程、沟通方式及保密要求；确认受审核部门陪同人员；解答疑问。

输出：《首次会议签到表》《首次会议记录》（需双方签字确认）。

现场审核与证据收集

审核员依据《检查表》通过访谈（如与操作工师傅、班组长班长交流）、现场观察（如查看生产设备状态、5S执行情况）、文件记录查阅（如检验报告、培训记录、设备维护记录）等方式收集客观证据，保证证据“可追溯、可验证”。

记录要求：实时填写《现场审核记录》，注明日期、地点、对象、事实描述，避免主观臆断（如错误记录“操作不熟练”，应记录“岗位员工操作设备时，未按《作业指导书》第3.2条执行步骤”）。

审核组内部沟通与问题确认

每日审核结束后，审核组召开内部会议，汇总当日发觉的问题，讨论不符合项的判定（以审核依据为准，避免个人经验判断），并初步确定不符合项等级（如严重不符合：体系失效导致目标未达成；一般不符合：偶发执行偏离）。

对存疑问题，与受审核部门负责人沟通确认，避免误解（如确认记录缺失是否为“未执行”或“记录未保存”）。

末次会议

参与人员：与首次会议一致，必要时邀请高层管理者列席。

内容：通报审核总体情况（符合项、不符合项观察项）；宣读不符合项报告（明确问题描述、条款依据、责任部门）；说明后续纠正措施要求；收集受审核部门反馈。

输出：《末次会议签到表》《末次会议记录》（需双方签字确认）。

（三）报告编制与分发阶段

编制审核报告

审核组长在末次会议后3个工作日内完成《审核报告》，内容应包括：审核概况（目的、范围、时间、成员）、审核依据、审核过程概述、符合性评价（总体结论，如“体系基本符合标准要求，但存在X项一般不符合项”）、不符合项统计（按部门、类型分类）、改进建议、报告分发范围。

报需经审核组长签字，并报管理者代表或高层管理者审批。

分发与存档

审核报告经审批后，分发至受审核部门、相关职能部门、管理者代表及高层管理者，保证信息传递到位。

审核过程中所有记录（检查表、记录、不符合项报告、会议纪要等）整理成册，按《文件管理程序》要求存档，保存期限不少于3个审核周期。

（四）后续改进与验证阶段

制定纠正措施

受审核部门收到《不符合项报告》后，在5个工作日内分析原因（如“未执行培训”原因为“培训计划未覆盖新员工”），制定纠正措施（如“3日内完成新员工补训，更新培训计划”），明确完成时限和责任人（如*负责人），并报审核组备案。

实施纠正措施

受审核部门按计划实施纠正措施，保留实施证据（如培训签到表、更新后的文件版本）。

验证与关闭

审核组在纠正措施到期后5个工作日内进行验证，通过查阅记录、现场检查等方式确认措施有效性（如“新员工已接受培训并通过考核”）。

验证通过后，不符合项关闭；若未通过，退回受审核部门重新制定并实施措施，直至验证合格。

跟踪与持续改进

管理者代表定期（如每季度）审核纠正措施整体完成情况，将审核发觉输入管理评审，作为体系改进的依据，推动管理水平持续提升。

三、核心模板示例

表1：内部审核计划表

审核名称

事业部ISO9001:2015内部审核

审核日期

202X年X月X日-X月X日

审核范围

生产车间、质量部、采购部