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采购流程审批单成本预算控制模板

适用场景与业务背景

操作流程详解

一、需求提出与预算申报

操作人：采购申请人（部门经办人）

操作内容：

明确采购需求：根据部门业务需求，填写《采购需求清单》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、用途、期望交付时间等信息。

成本预算测算：结合历史采购数据、市场价格行情或供应商报价，预估采购成本，填写《采购成本预算表》，包含单价、总价、预算依据（如市场调研报告、询价记录等）。

提交申请：通过公司OA系统或线下流程，提交《采购流程审批单》及附件（需求清单、成本预算表、相关支撑材料如技术方案、会议纪要等），经部门负责人初审后流转至下一环节。

关键点：

需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品名、数量）；

成本预算需合理，附充分依据，保证预算金额与实际需求匹配。

二、部门初审与需求复核

操作人：部门负责人

操作内容：

审核需求必要性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划、业务发展需要，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。

复核预算合理性：对比部门年度预算额度，检查申报成本预算是否超支，若超预算需说明原因（如市场价格波动、需求变更等）。

签署意见：在《采购流程审批单》“部门初审意见”栏签署“同意”“需补充说明”或“不同意”意见，并签字确认。若“需补充说明”，需明确需补充的材料或调整内容。

关键点：

需求优先级需符合部门战略目标，避免非必要采购；

预算复核需严格把关，保证部门整体预算可控。

三、成本预算专项审核

操作人：财务部/成本控制专员

操作内容：

预算合规性检查：核对申报预算是否在公司年度/季度预算范围内，是否属于预算外采购（预算外采购需额外说明并提交预算调整申请）。

成本合理性分析：

对比历史采购价格：分析当前预估单价是否高于近6个月同类采购均价，若高于需提供市场涨价依据或供应商差异说明；

市场行情验证：通过第三方平台（如行业价格指数、公开招标信息）或询价记录，验证预算金额的合理性；

成本构成拆分：对大额采购（如设备购置），需拆分成本明细（设备费、运输费、安装费、税费等），保证各分项预算合理。

出具审核意见：在《采购流程审批单》“成本预算审核意见”栏签署“预算合规”“建议调整预算”或“预算不合规”意见，并附具体分析说明。

关键点：

重点审核预算与实际需求的匹配度，避免“高估冒算”或“低估漏算”；

对超预算采购，需评估其必要性并提出调整建议（如削减数量、降低规格等）。

四、采购执行审批

操作人：分管领导/采购负责人

操作内容：

综合评估：结合部门初审意见、成本预算审核意见，综合考虑采购需求的紧急程度、预算额度、供应商资源等因素，评估采购方案的可行性。

审批权限划分：根据采购金额大小，按公司权限表分级审批（如：5万元以下由部门负责人审批，5万-20万元由分管领导审批，20万元以上需总经理审批）。

签署审批意见：在《采购流程审批单》“采购执行审批”栏签署“同意执行”“按调整后方案执行”或“不同意执行”意见。若“按调整后方案执行”，需明确调整内容（如降低数量、更换供应商等）。

关键点：

严格执行分级审批权限，保证审批流程合规；

对大额或重要采购，需组织相关部门（如技术部、法务部）联合评审。

五、采购执行与成本监控

操作人：采购部/采购经办人

操作内容：

供应商选择：根据审批通过的采购方案，通过询价、比价、招标等方式选择合格供应商，保证供应商报价不超过审批预算。

合同签订：与供应商签订采购合同，明确价格、数量、交付时间、质量标准、付款方式等条款，成本金额需与审批预算一致。

成本动态跟踪：采购过程中若发生预算调整（如需求变更导致成本增加），需重新提交审批流程，未经审批不得擅自超预算执行。

交付验收：物品/服务交付后，由需求部门、财务部共同验收，核对实际数量、质量、金额是否与合同一致，验收合格后签署《采购验收单》。

关键点：

供应商选择需遵循“质优价廉”原则，优先选择长期合作或性价比高的供应商；

采购过程中若遇不可抗力导致成本变动，需及时上报并启动预算调整流程。

六、费用结算与预算反馈

操作人：财务部

操作内容：

单据审核：审核采购发票、《采购验收单》《采购合同》等单据，保证金额、供应商信息与审批内容一致，发票合规有效。

费用支付：按合同约定付款方式办理付款手续，支付前核对实际支付金额是否超预算（超预算部分需提供额外审批文件）。

预算执行分析：每月/每季度汇总采购预算执行情况，对比预算金额与实际支出，分析差异原因（如价格波动、需求变更等），形成《采购预算执行分析报告》反馈至管理层。

关键点：

严格审核单据完整性，避免重复付款或违规支付；

预算执行分析需及时、准确，为后续预算编制提供参考。

七、归档与记录留存

操作人：行政部/档案管理员

操作内容：

资料归档：将《采购