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学校食堂食品采购索证管理制度

一、总则

为规范我校食堂食品采购行为，强化食品采购环节的质量安全管理，有效预防和控制食品安全风险，保障广大师生的饮食安全与身体健康，依据《中华人民共和国食品安全法》、《食品安全法实施条例》以及学校食品安全管理相关规定，结合本校实际情况，特制定本制度。

本制度适用于学校食堂所有食品、原料、半成品、直接入口食品以及食品相关产品（如餐具、炊具、洗涤剂、消毒剂等）的采购索证索票管理工作。食堂负责人为食品采购索证索票管理的第一责任人，食堂采购人员及相关管理人员必须严格遵守本制度。

二、供应商遴选与资质审核

食堂采购工作的首要环节在于选择合格、可靠的供应商。所有食品及原料供应商必须具备合法的经营资质，并能提供持续稳定的合格产品。

在确定供应商前，采购负责人应组织相关人员对供应商进行实地考察或背景了解，重点评估其生产经营条件、卫生状况、质量管理体系及信誉度。对于首次合作的供应商，必须要求其提供加盖公章（或负责人签字）的有效资质证明文件，包括但不限于《食品生产许可证》、《食品经营许可证》等。若供应商为个体工商户，亦需提供相应的合法经营证明。

对于供应肉类、禽类、蛋类等重点品类的供应商，还需额外提供动物产品检疫合格证明。进口食品则必须提供由出入境检验检疫部门出具的检验检疫合格证明及中文标签。上述所有资质证明文件，采购部门应进行严格查验，并留存其复印件备案，确保其真实有效且在有效期内。

三、索证索票的具体要求

索证索票是保障食品来源可溯、质量可控的核心手段，采购人员在每批次食品及原料采购过程中，必须严格执行以下索证索票规定：

1.索取供应商资质证明：除首次合作时已备案的供应商资质外，对于长期合作的供应商，应定期（如每学期或每学年）复核其资质文件，确保其持续有效。若供应商资质发生变更，应及时索取并更新备案材料。

2.索取产品合格证明文件：采购每批次食品及原料时，均需向供应商索取该批次产品的合格证明文件。这包括但不限于产品出厂检验合格报告、第三方检验机构出具的检验合格证明等。对于无法提供出厂检验报告的散装食品或初级农产品，应要求供应商提供质量合格的书面承诺。

3.索取购货凭证：采购人员必须向供应商索取正规的购货凭证，如发票、收据或供货清单等。购货凭证上应清晰注明产品名称、规格、数量、生产日期或批号、单价、金额、购货日期以及供应商名称、地址、联系方式等关键信息。这些信息应与实际采购的产品及供应商信息相符。

四、证票的查验、留存与管理

索取的各类证票并非简单收集即可，必须进行认真查验，并妥善留存管理，以备追溯和监管。

1.查验核对：采购人员在收到证票后，应立即对其真实性、有效性和完整性进行查验。重点核对证票信息与实际采购产品的一致性，如产品名称、生产日期、批号是否与实物相符，检验报告的检验项目和结论是否符合食品安全标准等。对不符合要求或存有疑问的证票，应拒绝接收该批次产品，并及时向食堂负责人汇报。

2.分类整理与存档：食堂应指定专人负责证票的整理、归档和保管工作。可按照供应商类别、食品类别或采购日期等方式进行分类存放，确保查阅方便。所有证票的复印件或原件应至少保存至该批次食品保质期满后一个月，且不得少于一定的保存期限，具体可参照相关食品安全法规要求执行。

3.电子档案管理：在条件允许的情况下，可对索证索票的相关资料进行电子化扫描或拍照存档，建立电子档案管理系统。电子档案与纸质档案具有同等效力，但需确保电子文件的真实性、完整性和可追溯性，并做好备份，防止数据丢失。

五、采购验收与台账记录

索证索票工作应与食品采购验收环节紧密结合，共同构筑食品安全的第一道防线。食堂应建立完善的食品采购验收台账制度。

验收人员在对采购的食品及原料进行感官查验（如外观、色泽、气味、保质期等）的同时，应核对相应的索证索票资料是否齐全、有效。只有当证票齐全、产品验收合格后方可入库或投入使用。验收情况及索证索票情况均应详细记录于采购验收台账中，台账记录应规范、清晰、完整，包括产品名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期、供应商名称及联系方式、索证索票情况、验收结果、验收日期、验收人等信息。采购验收台账应与索证索票资料相互对应，形成完整的证据链。

六、监督检查与责任追究

学校食品安全管理部门及食堂负责人应定期或不定期对食堂食品采购索证索票制度的执行情况进行监督检查，包括对供应商资质备案、证票索取与查验、台账记录等环节的检查。

对于严格执行本制度，在食品安全管理中表现突出的个人或班组，可给予适当奖励。反之，对于未按规定执行索证索票制度，如未索取或索取不全关键证票、证票虚假、伪造、篡改，或未按规定查验、留存证票，导致食品安全隐患或发生食品安全事故的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚，直至追究相应的行政或法律责任。

七、附则