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业务流程自动化执行标准模板简化版

一、适用业务场景

审批流程：如请假申请、采购审批、费用报销等；

任务分配：如客户需求跟进、项目任务派发、工单流转等；

数据同步：如跨部门信息录入、系统数据自动更新、报表等；

通知提醒：如会议通知、截止日期预警、流程状态变更提醒等。

通过自动化工具（如RPA、低代码平台、流程引擎等）实现流程高效执行，减少人工干预，降低操作风险。

二、自动化执行步骤详解

步骤1：需求梳理与流程定义

目标：明确流程边界、规则及自动化需求。

操作：

梳理流程当前执行现状，绘制流程图（如Visio、Draw.io），标注人工操作节点、系统交互节点及决策点；

定义流程触发条件（如“员工提交请假申请表”）、输入输出（如“输入：请假时长、事由；输出：审批结果、假期余额更新”）；

明确各环节负责人（如“申请人→直属经理→HR”）、处理时限（如“经理审批需24小时内完成”）及异常处理规则（如“超时未审批自动升级至总监”）。

步骤2：自动化工具选型与配置

目标：选择适配业务需求的自动化工具，完成基础配置。

操作：

根据流程复杂度、系统兼容性选型（如简单流程用Excel+VBA，复杂流程用专业RPA工具）；

配置流程触发器（如“表单提交触发”“定时任务触发”）、数据源（如对接OA系统、Excel表格、数据库）；

设置规则引擎（如“请假天数≤3天，经理审批；＞3天，总监审批”），并配置异常处理分支（如“数据缺失时提示申请人补全”）。

步骤3：流程测试与验证

目标：保证自动化流程逻辑正确、结果准确。

操作：

准备测试数据（覆盖正常场景、边界场景、异常场景，如“请假1天”“请假10天”“表单未填写事由”）；

模拟流程全链路执行，检查各节点输出是否符合预期（如“审批结果通知是否发送”“数据是否同步至系统”）；

邀请流程负责人（如*部门经理、HR专员）参与测试，收集反馈并优化规则。

步骤4：正式上线与权限分配

目标：流程正式启用，明确人员操作权限。

操作：

发布自动化流程，通知相关执行人（如“2024年X月X日起，请假审批启用自动化系统”）；

配置角色权限（如“申请人仅可提交表单，HR可查看全流程记录，管理员可修改流程规则”）；

提供操作手册（含流程图、步骤说明、常见问题处理），组织执行人培训（如*员工培训会）。

步骤5：监控优化与迭代

目标：持续跟踪流程运行效果，及时优化迭代。

操作：

通过工具监控流程运行数据（如“平均处理时长”“异常率”“卡点环节”）；

定期收集执行人反馈（如“审批节点是否冗余”“提醒方式是否合理”）；

每季度复盘流程效率，对低效环节进行优化（如“减少1个审批节点”“调整异常处理规则”）。

三、流程自动化执行标准表单

流程名称

步骤编号

执行动作

负责人

触发条件

输出结果

异常处理方案

耗时预估（分钟）

请假审批流程

1

员工提交请假申请表

*申请人

员工发起请假需求

申请表数据录入系统

表单信息不全提示补全

5

2

系统自动校验请假天数

自动化系统

步骤1完成后触发

校验结果（通过/不通过）

天数超范围提示修改

1

3

直属经理审批

*部门经理

步骤2通过且≤3天

审批结果（通过/驳回）

超时未审批自动升级至总监

30

4

HR更新假期余额并发送通知

*HR专员

步骤3通过

系统假期余额更新、通知邮件

系统故障时邮件提醒IT支持

10

客户需求跟进流程

1

系统自动分配客户需求工单

自动化系统

客户提交需求至CRM系统

工单并分配至对应销售

销售忙碌时分配至备用人员

2

2

销售24小时内联系客户并反馈

*销售代表

步骤1完成后触发

跟进记录录入CRM

超时未跟进触发系统提醒

60

3

主管审核跟进结果

*销售主管

步骤2完成后触发

审核结果（通过/需补充）

信息不全退回销售补充

20

四、关键实施要点提示

需求明确性：流程定义阶段需与业务部门充分沟通，避免规则模糊（如“紧急审批”需明确定义标准，避免歧义）。

数据安全：自动化流程涉及数据交互时，需保证数据加密传输，敏感信息（如员工薪资）仅限授权人员查看。

异常预案：针对常见异常（如系统宕机、数据格式错误）制定处理方案，明确责任人及解决时限（如“数据错误时，由*数据专员1小时内手动修正”）。

版本管理：流程规则变更时需记录版本号（如“V2.0），避免新旧规则混用导致执行错误。

人员适配：自动化上线前需评估执行人操作能力，对不熟悉系统的员工提供针对性支持，保证流程顺畅过渡。