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集团公司线上会议管理办法（通用版，规范线上会议秩序）

第一章总则

制定目的：为规范集团线上会议组织、召开、管理全流程，提升线上会议效率，保障会议质量，适配集团远程办公、跨区域协同需求，特制定本办法。

核心原则：高效便捷、规范有序、聚焦议题、闭环落实；线上会议与线下会议具有同等效力，参会人员需同等遵守集团会议管理制度。

适用范围：本办法适用于集团所有以视频、音频等形式召开的线上会议，涵盖年度/季度工作会、专项协调会、部门例会等各类会议；所有参会人员、会议组织部门均需遵守。

管理职责：集团总经办为线上会议归口管理部门，负责制定管理规范、推荐合规会议平台、监督会议落实；各部门负责本部门线上会议的组织、通知、记录等工作；参会人员履行参会义务，遵守会议纪律。

第二章会议组织与筹备

会议平台选择：优先使用集团统一指定的线上会议平台（______），确需使用其他平台的，需确保平台安全合规、功能齐全，能满足签到、共享、录制等核心需求，严禁使用无安全保障的平台。

会议筹备流程：①组织部门提前3日确定会议时间、议题、参会人员，下发会议通知，明确会议平台、会议号、参会链接及会议议程；②提前1日测试会议平台设备，确保音视频、共享屏幕等功能正常；③参会人员提前10分钟进入会议调试设备，组织部门提前5分钟完成参会人员签到。

会议资料准备：组织部门需提前将会议议程、工作报告、审议文件等资料发送至参会人员；会议中需共享的资料，提前调试格式，确保正常展示。

第三章会议纪律与参会要求

参会纪律：①参会人员需按通知时间准时参会，不得迟到、早退、无故缺席；确需请假的，需提前向会议主持人履行请假手续，委托相关人员参会。②参会期间需将手机调至静音，关闭无关弹窗、软件，不得从事与会议无关的工作；视频会议需开启摄像头，保持着装整洁、环境安静，坐姿端正。③发言需举手示意，经主持人同意后方可发言，发言紧扣议题、言简意赅，避免冗长闲聊，控制发言时长。④严禁擅自录制会议、传播会议内容，会议录制权限归组织部门所有，录制内容需按集团档案管理规定归档。

设备与网络要求：参会人员需提前调试音视频设备、网络，确保网络稳定、音视频清晰；如遇网络卡顿、设备故障，需及时退出重新接入，或联系会议组织部门协调解决。

会议记录要求：记录人需全程做好会议记录，准确记录会议议题、议定事项、责任分工、完成时限，确保记录完整、精准；会议结束后3个工作日内完成会议纪要编制，按流程报批印发。

第四章会议事项落实与归档

事项落实：会议议定事项按《集团会议交办事项跟踪表》管理，责任部门严格按时限落实，组织部门跟踪进度，确保闭环管控，落实成效纳入部门考核。

资料归档：组织部门需将会议通知、签到表、会议纪要、会议录制视频、审议文件等资料，于会议结束后5个工作日内归档至集团总经办，保存期限不少于3年。

第五章附则

本办法由集团总经办负责解释、修订，自发布之日起实施。

参会人员违反本办法的，视情节给予提醒、通报批评，情节严重的扣罚绩效；影响会议正常开展的，追究相关人员责任。