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材料认价单填写规范及管理流程

前言

材料认价单是连接材料采购、成本核算、工程结算的核心凭证，其填写质量直接影响项目成本控制、合同履约及各方权益。为规范材料认价单的填写行为，明确认价全流程管理要求，规避潜在争议与风险，结合当前工程建设、制造业采购等领域的最新实践，参考《建设工程工程量清单计价规范》《中华人民共和国民法典》相关条款及行业先进管理经验，制定本规范及流程。本文件适用于各类工程建设项目、生产制造企业及大宗商品采购活动中的材料认价工作，相关单位及人员需严格遵照执行。

本规范及流程重点解决材料认价单填写不规范、信息不完整、流程不清晰、责任不明确等问题，强调认质与认价的协同统一，注重全流程的可追溯性与合规性。在实际执行过程中，需结合具体项目合同约定、行业特性及地方管理要求灵活调整，确保认价工作的公开、公平、公正。

一、材料认价单填写基础要求

填写材料认价单前，相关人员需明确认价目的、适用范围及核心原则，做好前期准备工作，为规范填写奠定基础。

（一）填写前的核心准备

首先需收集完整的基础资料，包括但不限于项目合同、施工图纸、材料技术标准、供应商报价单、近期市场价格信息、第三方检测报告（如需）等。其中，项目合同中关于材料认价的条款的必须重点研读，明确认价范围、定价依据、审批权限及争议处理方式，避免填写内容与合同约定冲突。

其次需确认认价材料的核心信息，包括材料名称、规格型号、品牌、生产厂家、计量单位、预估数量、使用部位（工程类项目）、交货时间等，确保信息的准确性与一致性。对于新型材料、进口材料或特殊功能材料，需提前收集相关技术说明、行业标准及报关、商检证明等资料，必要时组织技术、采购、造价等部门联合核实材料特性。

最后需熟悉填写规范与格式要求，统一使用项目或企业指定的认价单模板，严禁擅自修改模板核心栏目。填写工具优先选用黑色签字笔（手工填写）或正规办公软件（电子填写），确保字迹清晰、排版整洁，无涂改、刮擦痕迹；若确需修改，需由修改人签字确认并注明修改日期，电子版本需保留修改记录。

（二）填写的核心原则

真实性原则是首要原则，填写的所有信息必须基于客观事实，严禁虚构材料信息、虚报价格、伪造证明材料。供应商报价单、采购合同、检测报告等附件需真实有效，价格依据需可追溯，杜绝虚假填报行为。

完整性原则要求认价单的核心栏目必须填写完整，无遗漏、无空白。对于因特殊情况无法填写的栏目，需注明原因并由相关负责人签字确认，不得随意留白导致信息残缺。

准确性原则强调填写的信息需精准无误，材料名称、规格型号、计量单位等需与技术标准、采购需求完全一致；价格金额、数量等数值计算需准确，大小写金额需对应无误；签字盖章需完整规范，涉及的日期、编号等信息需清晰准确。

合规性原则要求填写内容符合国家法律法规、行业标准及项目合同约定，规避敏感条款及违规表述。对于涉及政府定价、指导价的材料，需严格按照相关规定填写，确保认价行为合法合规。

二、材料认价单核心栏目填写规范

材料认价单的核心栏目包括基础信息区、材料明细区、价格条款区、签署确认区及附件说明区，各栏目填写需严格遵循以下规范，确保信息完整、精准、可追溯。

（一）基础信息区填写规范

基础信息区是认价单的“身份标识”，需清晰标注认价单的核心关联信息，避免混淆。

单据编号：需按照项目或企业的编号规则填写，确保唯一可追溯。编号规则建议包含项目缩写、年份、月份、材料类别及序列号，例如“XMGC-2025-01-CL-001”，避免使用无意义的随机编号。填写时需核对编号的连续性与唯一性，严禁重复编号或编号混乱。

认价日期：填写认价单正式提交审核的日期，采用“年月日”完整格式，例如“2025年01月03日”，不得简写为“25.01.03”或“01-03”，确保日期信息清晰无歧义。

供需双方信息：需填写完整的单位全称，与工商注册信息或合同主体信息保持一致，严禁使用简称或俗称。例如“XX建设工程有限公司”不得简写为“XX建司”“XX工程公司”。同时需填写完整的地址、联系人、联系电话及电子邮箱，其中联系电话需确保24小时畅通，电子邮箱需为单位官方邮箱或负责人常用邮箱，便于后续沟通与信息传递。

项目信息：明确填写项目全称、项目编号及材料适用部位（工程类项目）。项目全称需与合同约定一致，项目编号需与项目管理档案编号统一；适用部位需具体明确，例如“商业综合体项目1号楼2层墙体砌筑”，避免模糊表述为“项目主体工程”。若认价单针对特定合同，需同时填写合同编号，确保认价单与合同的关联性。

（二）材料明细区填写规范

材料明细区是认价单的核心内容，直接影响认价结果的准确性，需逐项详细填写，确保每一项材料信息精准无误。

序号：按材料条目依次填写阿拉伯数字，从1开始连续编号，不得跳号、重号。若材料条目较多需分页填写，每页序号需连续，例如第一页最后一条为