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企业固定资产管理制度文件

固定资产清查与维护方案

一、适用情境与触发条件

本方案适用于企业固定资产全生命周期管理中的清查与维护环节，具体触发条件包括：

定期清查：每季度末、半年末及年度终了时，对固定资产进行全面盘点；

新增资产后：当月新增固定资产投入使用后1周内，完成资产信息核对与首次维护；

人员变动时：员工离职、调动或部门重组时，对其名下固定资产进行交接清查；

异常情况触发：资产报修频率异常、使用状态变更（如闲置、报废）或系统数据与实物不符时，启动专项清查；

审计或检查需求：配合内外部审计、专项检查时，提供资产清查与维护记录备查。

二、固定资产清查与维护执行流程

（一）前期准备阶段

成立专项工作小组

由行政部（或资产管理部）牵头，联合财务部、使用部门负责人及技术人员组成清查小组，明确组长为经理，副组长为主管，组员包括各部门资产管理员及*技术员（负责技术鉴定）。

小组职责：制定清查计划、组织培训、协调资源、监督执行、审核结果。

制定清查与维护计划

明确清查范围：所有固定资产（包括房屋建筑物、机器设备、电子设备、办公家具、运输工具等），排除已报废且完成账务处置的资产。

确定时间节点：例如“2024年第三季度清查计划”明确9月1日-9月15日为自查阶段，9月16日-9月20日为复查阶段，9月21日-9月25日为问题整改阶段。

细化维护标准：根据资产类别制定维护周期（如电子设备每季度清洁除尘，大型设备每半年专业检修）和维护内容（如功能测试、部件更换、校准等）。

准备工具与资料

工具：资产标签扫描器、盘点机、相机（用于拍照存档）、维护工具包（螺丝刀、润滑剂等）。

资料：最新版《固定资产台账》、资产卡片、历史维护记录、清查表模板（见附件1）、维护记录表模板（见附件2）。

（二）资产清查实施阶段

账务核对

财务部提供《固定资产台账》电子版，包含资产编号、名称、规格型号、原值、启用日期、使用部门、责任人等信息。

各部门资产管理员核对台账与部门内部资产清单，保证部门内资产信息一致，标注“待查”“异常”等标记。

实物盘点与信息核对

清查小组按部门逐项盘点实物，重点核对以下信息：

资产编号与标签是否一致（标签脱落需重新粘贴并记录）；

资产状态（在用、闲置、维修中、报废等）与台账是否匹配；

资产数量、存放地点是否准确；

资产使用人是否与责任人一致（如人员变动，需更新责任人信息）。

对实物拍照留存，照片需清晰体现资产全貌及编号，与清查表关联归档。

差异记录与原因分析

盘点中发觉账实不符（盘盈、盘亏）、资产毁损、状态异常等情况时，立即填写《固定资产清查差异表》（见附件1-1），详细记录差异资产信息、差异类型、差异数量及初步原因（如“标签脱落导致无法识别”“使用人保管不善造成损坏”等）。

技术人员对异常资产（如无法启动、功能下降）进行技术鉴定，出具《资产技术状况评估报告》，明确是否可修复、修复成本或建议处置方式。

（三）问题处理与整改阶段

差异审批与账务调整

清查小组汇总差异情况，形成《固定资产清查报告》，提交至分管领导*总审批。

审批通过后，财务部根据审批结果进行账务处理：

盘盈资产：按重置价值入账，更新台账，注明“盘盈资产-2024年第三季度”；

盘亏资产：查明原因（如管理不善丢失、正常报废等），经审批后核销台账，追究责任人（如因保管不当导致丢失，由责任人按净值赔偿）；

毁损资产：根据《技术状况评估报告》，选择维修后继续使用或报废处置，维修费用计入当期损益或资产成本。

资产状态更新与责任落实

行政部更新《固定资产台账》中的资产状态（如“闲置”资产标记为“待调配”，“维修中”资产更新预计完成时间），同步至资产管理系统（如有）。

对闲置资产，由行政部统筹调配至需求部门；无法调配的，按规定程序评估处置。

明确异常资产的责任人，要求限期整改（如标签脱落的部门需在3个工作日内完成粘贴，损坏资产需提交维修申请）。

（四）维护执行阶段

制定维护计划

行政部根据资产类别、使用频率及历史维护记录，编制《季度固定资产维护计划》，明确：

维护资产清单（编号、名称、使用部门）；

维护类型（日常清洁、定期检修、故障维修）；

维护周期（如“办公电脑：每季度清洁除尘，每年全面检修1次”）；

责任部门（使用部门日常清洁，行政部/供应商专业检修）。

实施维护作业

日常维护：使用部门责任人每日对资产进行简单清洁、检查（如擦拭设备表面、检查电源线是否完好），填写《日常维护记录表》（见附件2-1）。

定期维护：行政部按计划组织专业维护（如空调年度清洗、大型设备润滑保养），技术人员或供应商执行维护，填写《定期维护记录表》（见附件2-2），记录维护内容、更换部件、维护人员及结果（如“设备运行正常，无异常噪音”）。

故障维修：资产使用人发觉故障后，及时提交《固定资产维修申请单》（见附件2-3），