企业行政管理流程指南.docVIP

企业行政管理日常流程指南

一、适用范围与典型场景

本指南适用于企业内部行政管理部门及相关协作人员，覆盖日常办公管理、会务组织、印章使用、文件流转、车辆调度等高频行政场景。例如：新员工入职需办理办公设备领用，部门月度例会需协调场地与设备，外部合作需加盖公章，跨部门文件需规范审批等行政事务均可参照本流程执行。

二、核心流程操作指引

（一）办公用品申领与发放流程

适用场景：员工因工作需要领取办公耗材（如纸张、笔、文件夹）、设备（如U盘、计算器）等。

操作步骤：

需求提报：员工通过企业OA系统或行政部指定表单填写《办公用品申领表》，注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领人信息。

部门审核：申领人直属负责人登录系统审核，确认申领物品与工作需求匹配且符合部门预算标准。

行政统筹：行政部汇总各部门申领需求，核对库存：

若库存充足，直接发放并更新库存台账；

若库存不足，《采购申请单》，提交行政负责人审批后启动采购流程。

发放登记：领取人凭审批通过的申领表至行政部领取物品，核对无误后在《办公用品发放登记表》签字确认，行政部同步更新库存数据。

（二）会议组织与安排流程

适用场景：部门例会、项目研讨会、外部来访接待会等各类会议的筹备与组织。

操作步骤：

会议发起：申请人通过OA系统提交《会议申请单》，注明会议主题、时间、预计时长、参与人员、场地需求（如投影设备、白板）、是否安排茶歇等。

资源协调：行政部根据申请单协调资源：

确认会议室可用性（优先使用部门内部会议室，若需跨部门协调，提前3个工作日沟通）；

安排设备调试（如投影仪、麦克风、视频会议系统），提前1个工作日检查设备运行状态；

如需茶歇，根据参会人数与标准提前准备（茶歇标准参照企业《行政费用管理规定》）。

会前通知：行政部提前1个工作日通过OA系统或邮件发送会议通知，包含会议议程、时间、地点、参会人员及注意事项，同步告知会议联系人（一般为行政部*专员）。

会中服务：会议开始前30分钟，行政部人员到场布置会场（摆放席卡、调试设备、准备茶歇等）；会议期间协助处理突发情况（如设备故障、临时增减座位）。

会后整理：会议结束后，行政部回收会议材料、关闭设备、整理会场；如需形成会议纪要，由申请人牵头整理，行政部协助分发归档。

（三）印章使用与管理流程

适用场景：企业内部文件（如制度、通知）、对外合同、证明材料等需加盖企业公章、合同章等印章的场景。

操作步骤：

用印申请：申请人填写《印章使用申请表》，注明用印单位/个人、文件名称、用印份数、用途及附件（如合同扫描件、证明材料），并附相关审批依据（如合同评审表、领导批示邮件）。

权限审核：根据印章类型逐级审核：

公章、合同章：部门负责人初审→法务部（如涉及合同）审核→分管行政副总审批；

财务专用章、发票专用章：财务部负责人审批→分管财务副总审批。

用印登记：审批通过后，申请人至行政部印章保管处（一般为行政部*主管）办理用印手续，在《印章使用登记表》上签字，注明用印日期、文件编号等。

文件核对：印章保管人核对用印文件与申请表信息一致，确认无误后加盖印章，并在用印文件上注明“复印件无效”或“与原件一致”等字样（如需）。

文件归档：用印文件复印件由行政部统一归档保存，电子版同步至企业文档管理系统，保存期限不少于5年。

（四）办公设备报修与维护流程

适用场景：员工办公电脑、打印机、空调、办公桌椅等设备出现故障或损坏需维修的场景。

操作步骤：

故障报修：员工通过OA系统“设备报修”模块或联系行政部*专员提交报修申请，注明设备名称、故障现象、使用人信息及所在工位。

故障确认：行政部在收到报修后2个工作日内安排技术人员（或外部维修服务商）上门检查，确认故障原因及维修方案。

维修执行：

若为小故障（如打印机卡纸、软件问题），技术人员现场修复并记录；

若需更换配件或大修，行政部《维修报价单》，提交行政负责人审批后联系维修方处理。

验收与记录：设备修复后，使用人现场确认故障排除，在《设备维修记录表》签字；行政部更新设备台账，记录维修时间、费用及更换配件信息。

三、常用模板工具

（一）办公用品申领表

申领日期

申领人

所属部门

联系方式

物品名称

规格

数量

用途

部门负责人审核

审批状态

2023-10-08

*小明

市场部

5678

A4纸

80g

5包

部门月度报告打印

*张经理

已通过

（二）会议申请单

会议主题

部门

申请人

联系方式

会议时间

预计时长

参会人数

参会人员

场地需求

设备需求

茶歇需求

2023年Q4销售目标研讨会

销售部

*李华

139

2023-10-1514:00-16:00

2小时

12人

销售部全体、分管副总

301会议室

投影仪、麦克风、白板

简易茶歇（矿泉水、咖啡、小点心）

（三）印章使用申请表

用印日期

用印单位/个人