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业务销售合同评审及签约指引手册

前言

本手册旨在规范业务销售合同的评审与签约流程，明确各环节职责分工，降低合同风险，保障公司合法权益，提高合同管理效率。手册适用于公司所有产品销售、服务销售类合同的评审及签约管理，涉及销售、法务、财务、业务等相关部门及人员。

一、适用范围

本手册适用于公司以下场景的业务销售合同管理：

产品销售合同：包括但不限于硬件设备、软件系统、定制化产品等销售业务；

服务销售合同：包括但不限于技术支持、运维服务、咨询服务、培训服务等业务；

混合型合同：同时包含产品销售与服务销售的业务合同。

参与合同评审及签约的部门（销售部、法务部、财务部、业务部等）及相关人员均需遵照本手册执行。

二、合同评审操作流程

2.1合同发起与资料准备

发起主体：业务经办人（销售代表/客户经理*）

操作说明：

业务经办人与客户达成合作意向后，根据客户需求及公司标准模板拟定合同草案；

收集并整理以下基础资料，保证信息准确、完整：

客方主体资料：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需）、授权委托书（如签约非法定代表人，需提供代理人证件号码明及授权范围）；

合同附件：产品/服务报价单、技术规格书、交付计划、验收标准等（根据业务类型补充）；

其他特殊资料：如客户方需提供资质证明（如行业许可证）、保密协议等。

在公司合同管理系统（或指定流程）中创建合同审批流，合同草案及附件资料，填写合同基本信息（合同名称、签约主体、金额、期限等）。

2.2部门协同评审

评审部门及职责：

销售部：负责审核商务条款的合理性，包括价格、付款方式、交付周期、验收标准、违约责任等是否与客户约定一致，是否符合公司销售政策；

法务部：负责审核合同的法律合规性，包括主体资格、条款有效性、权利义务对等性、知识产权归属、争议解决方式、不可抗力条款等是否符合法律法规及公司制度；

财务部：负责审核财务条款的严谨性，包括付款节点、税费承担方式、开票要求（如适用）、应收账款风险控制、客户信用额度等是否符合公司财务制度；

业务部/技术部（如需）：负责审核技术条款的可行性，包括产品/服务功能、技术参数、交付方案、验收测试方法等是否满足客户需求及公司技术能力。

评审流程：

各评审部门在收到合同审批任务后，需在2个工作日内完成评审，并通过系统反馈评审意见；

评审意见需明确具体修改建议及修改理由，避免模糊表述（如“同意”“需修改”等，需注明“建议将付款方式调整为‘30%预付款+70%到货验收后付款’”）；

若评审部门对合同条款存在重大分歧，应立即组织相关部门召开协调会（由销售部发起，法务部支持），协商达成一致意见；

所有评审部门均通过后，合同草案进入最终审批环节。

2.3最终审批与定稿

审批主体：根据合同金额及重要性分级审批，具体权限

合同金额≤10万元：销售部门负责人审批；

10万元＜合同金额≤50万元：销售部门负责人+法务部负责人联合审批；

合同金额＞50万元：销售部门负责人+法务部负责人+总经理联合审批。

操作说明：

最终审批人需确认所有评审部门的意见已落实，合同条款无遗漏或冲突；

审批通过后，业务经办人根据审批意见修改合同文本，形成最终版合同（PDF及Word格式），并在系统中标记“审批完成”；

最终版合同需标注“合同编号”（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024XS001”），并由业务经办人、销售部门负责人签字确认后，进入签约环节。

三、合同签约操作流程

3.1签约准备

准备主体：业务经办人、法务专员*

操作说明：

合同文本核对：法务专员与业务经办人共同核对最终版合同文本，保证与审批版本完全一致，无擅自修改内容；

签约主体确认：

若客户方为法人，需加盖其公章或合同专用章（保证公章名称与合同主体一致，非“项目部”“分公司”等章，除非有法人授权）；

若客户方为自然人，需由其本人签字并按手印，并提供证件号码复印件；

若客户方由代理人签约，需核查其授权委托书（载明代理权限、代理期限及签约事项），并由代理人签字+按手印+提供证件号码复印件；

用印申请：业务经办人根据公司印章管理规定，提交《合同用印申请表》（附件1），附最终版合同文本及客户方主体资料，经销售部门负责人、法务部负责人审批后，到印章管理部门用印。

3.2签约执行

签约方式：根据业务需求选择纸质签约或电子签约（需符合《电子签名法》规定，保证电子签名平台合规）。

3.2.1纸质签约

合同份数：一般一式四份（甲方、乙方各执两份，其中一份公司存档，一份财务部备案；特殊业务可根据客户要求调整份数）；

签署顺序：通常由客户方先签，公司方后签（若合同约定“双方同时签署”，则同步签署）；

签署规范：

公章需清晰、完整覆盖合同签署页，骑缝章需覆盖合同所有页码（多页合同）；

签字需使用黑色水笔，字迹清晰，不得涂改；

合同签署