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合同管理标准模板使用指南

一、典型业务应用场景

采购合作：与供应商签订原材料采购、设备采购、服务采购等合同；

业务外包：将设计、开发、物流、客服等非核心业务外包给合作方；

项目合作：与合作伙伴联合开展研发、市场推广、工程建设等项目；

租赁协议：办公场地、生产设备、车辆的租赁使用；

服务委托：咨询、审计、法律、培训等专业服务的委托约定。

二、合同管理全流程操作指引

（一）需求发起与合同立项

需求提出：业务部门根据实际需求（如采购、外包、合作等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合作标的、预算金额、预计履行期限等核心内容，部门负责人签字确认后提交至法务部门。

立项审核：法务部门联合财务部门对立项申请进行审核，重点评估合作方资质（如营业执照、行业许可等）、预算合理性及合规风险，审核通过后正式立项。

（二）合同起草

模板选择：根据合作类型（采购、外包、服务等），从公司《合同标准模板库》中选取对应基础模板，或基于基础模板调整条款。

内容填充：

基础信息：填写合同编号（规则：年份-部门代码-序号，如2024-CG-001）、合同名称（明确合作类型与标的，如“XX项目软件开发外包合同”）；

双方信息：甲方（公司全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）、乙方（合作方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；

核心条款：明确合作标的（名称、规格、数量、技术标准等）、权利义务（双方主要职责与配合要求）、价款及支付方式（金额、币种、支付节点、账户信息）、履行期限（开始/结束日期、关键里程碑）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式）、争议解决（协商、仲裁/诉讼管辖地）等。

内部会签：起草部门负责人审核内容准确性，法务部门审核条款合法性与风险点，财务部门审核付款方式与预算匹配性，会签通过后形成合同草案。

（三）对方确认与修订

发送草案：通过邮件或书面形式将合同草案发送至乙方，明确反馈时限（如3个工作日内）。

谈判修订：针对乙方提出的修改意见，由业务部门牵头与乙方协商，法务部门提供法律支持，重大修订需重新履行内部会签流程。

定稿确认：双方就合同条款达成一致后，由乙方加盖公章（或合同专用章）及法定代表人/授权代表签字，扫描件反馈至甲方，纸质版合同按约定份数准备。

（四）签署与用印

用印申请：经办人填写《合同用印申请表》，附定稿合同文本、对方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、立项申请表及会签记录，提交至行政部门。

用印审核：行政部门审核用印材料完整性，法务部门审核合同文本与定稿版本一致性，经分管领导审批后加盖公司公章（或合同专用章）。

文本交付：签署完成后，甲方留存合同正本至少2份（一份归档，一份财务部门备案），其余副本按需交付乙方或相关部门。

（五）履行跟踪与归档

履行跟踪：业务部门负责监督合同履行进度，关键节点（如交付、验收、付款）需记录《合同履行台账》，发觉异常情况（如延迟履行、违约）及时上报法务部门处理。

验收确认：合作标的交付后，由业务部门联合相关部门（如技术、质检）验收，签署《验收确认单》作为付款或结算依据。

归档管理：合同履行完毕或终止后，经办人整理合同文本、附件（立项表、会签记录、验收单等）、往来函件等资料，填写《合同归档清单》，提交至档案管理部门统一保存，保存期限不少于合同终止后10年。

三、合同标准模板框架

（一）合同基本信息表

项目

内容

合同编号

按公司编号规则填写

合同名称

明确合作类型与标的，如“XX办公设备采购合同”

签署日期

年月日

甲方信息

名称：XX有限公司；统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路XX号；法定代表人/授权代表：*

乙方信息

名称：XX公司；统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路XX号；法定代表人/授权代表：*

合同标的

（可附清单）名称、规格型号、数量、单位、单价、金额

合同总金额

大写：人民币元整；小写：￥元

履行期限

自年月日起至年月日止

付款方式

□一次性付款□分期付款（节点：，%；，%）□其他：

争议解决方式

□协商解决□提交XX仲裁委员会仲裁□向甲方所在地人民法院提起诉讼

（二）核心条款模板

第一条合作标的与质量要求

1.1乙方应向甲方提供[标的名称]，规格型号为[具体规格]，数量为[具体数量]，质量标准应符合[国家标准/行业标准/双方约定标准，详见附件一《技术规格书》]。

1.2乙方对标的提供[质保期，如12个月]，质保期内非因甲方人为损坏造成的质量问题，乙方应免费维修或更换。

第二条双方权利与义务

2.1甲方权利与义务：

（1）按合同约定支付价款；

（2）有权对标的进行验收，不符合质量要求的，有权拒绝接受。

2.2