2025年局档案专项自查报告.docxVIP

2025年局档案专项自查报告

为全面贯彻落实档案法律法规及上级档案管理部门工作要求，切实提升档案管理规范化、科学化水平，我局于2025年3月至6月开展了为期4个月的档案专项自查工作。本次自查坚持问题导向，聚焦“底数清、问题明、整改实”目标，覆盖文书、业务、会计、声像、电子等全类型档案，贯穿收集、整理、保管、利用全流程，通过“全面普查+重点抽查”“现场核验+系统比对”“部门自评+专班复核”相结合的方式，形成问题清单23项，制定整改措施31条，推动档案管理质效实现阶段性提升。现将自查情况报告如下：

一、自查工作开展情况

（一）强化组织领导，构建责任体系。成立由局主要领导任组长、分管领导任副组长、办公室（档案管理部门）及各业务科室负责人为成员的专项自查领导小组，明确“领导小组统筹抓总、办公室牵头协调、业务科室具体落实、档案员跟踪督办”的四级责任链条。制定《2025年档案专项自查工作方案》，细化自查范围（2018-2024年形成的各类档案，重点延伸至2017年以前未规范整理的历史档案）、内容（归档完整性、整理规范性、保管安全性、利用合规性、信息化水平）及时间节点（3月动员部署、4月科室自查、5月专班抽查、6月整改验收），召开专题培训会2次，组织档案员、业务骨干学习《档案法》《机关档案管理规定》等法规制度，确保自查标准统一、责任到人。

（二）突出重点领域，延伸覆盖范围。自查覆盖全局12个业务科室、3个下属单位，涉及文书档案1268卷（件）、业务档案8类2345卷（含行政审批、执法监管、项目验收等核心业务档案）、会计档案567册（含凭证、账簿、报表）、声像档案324件（含照片、录音、录像）、电子档案4.2TB（含办公系统生成文件、业务系统数据备份）。重点核查：一是归档完整性，对照《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，检查是否存在应归未归、散存个人手中或业务系统未归档问题；二是整理规范性，抽查文书档案“年度-机构-保管期限”分类法执行情况，业务档案“问题-时间-保管期限”整理标准落实情况，声像档案“事由、时间、地点、人物、背景、摄影者”六要素标注完整性；三是保管安全性，检查库房“十防”（防火、防盗、防潮、防光、防高温、防尘、防鼠、防虫、防磁、防有害气体）措施落实，温湿度监测（要求温度14-24℃、相对湿度45-60%）、消防设施（灭火器、烟感报警器）、安防系统（监控、门禁）运行状态；四是利用合规性，核查档案查阅登记台账，重点检查跨部门查阅、外单位调阅的审批流程是否规范，数字化副本利用是否符合“原版原式”要求；五是信息化水平，评估档案管理系统（与办公OA、业务系统对接情况）、数字化加工（扫描分辨率≥300dpi、图像清晰度、元数据挂接）、电子档案单套制管理（归档格式是否符合PDF/A-2、OFD等长期保存要求）等工作进展。

（三）创新方法手段，提升自查实效。采用“三查三核”工作法：一是“科室自查+交叉互查”，各科室对照清单开展100%自查，形成《档案管理自查表》；随后由办公室牵头，组织3个科室档案员组成互查组，随机抽取20%档案进行交叉核验，发现问题当场记录、现场反馈。二是“纸质档案查实物+电子档案查系统”，对文书、业务档案逐卷（件）核对目录与实体，确保“账实一致”；对电子档案通过管理系统核查元数据完整性（标题、文号、责任者、成文日期等28项要素），比对存储路径与备份介质（本地服务器+云存储双备份），验证数据可读取性。三是“历史问题查根源+新增档案查流程”，针对2020年前形成的123卷未规范整理档案，追溯责任科室及经办人，明确补档时限；对2024年以来产生的478件业务档案，倒查归档流程，重点检查业务系统归档接口是否畅通、科室兼职档案员是否在文件办结后10个工作日内完成归档。

二、主要工作成效

（一）归档质量显著提升。通过自查，累计补收散存档案327件（其中业务档案212件，主要为2022年某重点项目验收报告、2023年3起行政处罚决定书；会计档案89册，为2021年部分银行对账单；声像档案26件，为2020年防汛救灾现场照片），纠正整理不规范问题186处（如文书档案分类错误52卷、业务档案目录填写缺项73卷、声像档案要素标注不全61件）。修订《业务档案归档操作指南》，明确“业务办结即归档”原则，在业务系统嵌入归档提醒功能，2025年1-6月新增业务档案归档及时率达98%（较2024年同期提升15%）。

（二）保管条件持续优化。投入28万元完成档案库房升级改造：更换防火防盗门2扇，加装智能温湿度调控系统（实现24小时自动监测与调节），新增密集架12组（库容从8000卷提升至12000卷），配置防磁柜2个（专门存放重要声像、电子档案），更新灭火器16具（全部更换为水基型环保灭火器），安装8路高清摄像头（覆盖库房、