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采购需求与供应商管理流程指南

一、适用场景与价值

本指南适用于企业日常运营中的各类采购需求管理及全生命周期供应商管理场景，包括但不限于：生产原材料采购、办公用品采购、服务类项目采购（如IT运维、咨询服务）、设备采购等。通过标准化流程，可保证采购需求合规、供应商选择科学、采购执行高效，同时降低采购成本、控制风险，提升供应链整体效能，为企业采购决策提供系统性支撑。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与提报

需求识别：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务目标（如生产计划、项目进度、日常运营需求），明确所需采购的物品或服务，包括规格型号、数量、质量标准、期望交付时间等核心要素。

需求提报：需求部门填写《采购需求申请表》（详见模板1），经部门负责人*审核后提交至采购部门。需附相关支撑材料（如技术参数、图纸、项目立项批复等），保证需求描述清晰、无歧义。

需求初审：采购部门收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核查需求完整性（是否填写关键字段）、合规性（是否符合采购政策）及预算匹配度（是否在部门年度预算内），对不合规需求退回并说明修改意见。

（二）采购需求审批

分级审批：根据采购金额、风险等级设定审批权限（示例：

5万元以下：需求部门负责人*→采购经理*；

5万-20万元：需求部门负责人*→采购经理*→财务主管*；

20万元以上：需求部门负责人*→采购经理*→财务主管*→分管副总*）。

审批要点：审批人需重点关注需求的必要性（是否为业务必需）、经济性（是否比价合理）、合规性（是否符合内控流程），对审批通过的需求签署意见，对驳回的需求注明原因并反馈至需求部门。

审批反馈：采购部门汇总审批结果，1个工作日内通知需求部门。审批通过后进入供应商寻源环节；驳回后需求部门可根据意见调整后重新提报。

（三）供应商寻源与筛选

寻源渠道：根据采购品类特点选择合适渠道，包括：

公开招标：适用于大宗、标准化采购（如原材料、设备），通过企业官网、采购平台发布招标公告；

邀请招标：适用于技术复杂或供应商数量有限的采购，邀请3家及以上合格供应商参与；

询价采购：适用于标准品、金额较小的采购（如办公用品），向3家及以上供应商获取报价；

单一来源：适用于只能从唯一供应商采购的特殊情况（如专利产品），需提供独家供应证明并履行内部审批。

供应商资质初审：采购部门对参与寻源的供应商进行资质审核，核查营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证）、财务状况（近1年审计报告）、过往合作业绩等，剔除不合格供应商（如资质过期、存在重大诉讼）。

供应商信息收集：通过资质初审的供应商需提交《供应商信息表》（详见模板2），包括供应商基本信息、产品/服务详情、价格体系、交付周期、售后服务承诺等，采购部门建立《合格供应商名录》动态管理。

（四）供应商评估与选定

评估维度与权重：根据采购需求设定评估指标（示例）：

价格合理性（30%）：对比市场价、历史成交价，评估报价是否公允；

质量保障能力（25%）：质量体系认证、质检流程、不良品率；

交付能力（20%）：产能、准时交付率、应急响应能力；

服务水平（15%）：售后响应时效、技术支持、投诉处理；

资信与合规（10%）：信用记录、纳税情况、无重大违法违规。

评估实施：采购部门组织需求部门、质量部门组成评估小组，通过《供应商评估表》（详见模板3）对供应商进行打分（百分制），结合现场考察（必要时）综合评定。

选定结果：得分最高的供应商为候选供应商，若得分相近（分差＜5分），需进行二次比价或补充评估。选定结果经采购经理*审批后，通知候选供应商进入合同谈判环节。

（五）合同签订与执行

合同拟定：采购部门根据谈判结果，拟定采购合同，明确以下核心条款：

标的物信息（名称、规格、数量、质量标准）；

价格与支付方式（单价、总价、付款节点、账户信息）；

交付与验收（交付时间、地点、方式、验收标准及流程）；

违约责任（逾期交付、质量不达标等的处理方式）；

保密条款、争议解决方式等。

合同审核：合同需经法务部门（或法务专员*）审核合规性，财务部门审核财务条款，采购部门与需求部门确认业务条款，审核通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。

订单下达：合同签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》（详见模板4），明确交付时间、数量、地点等信息，同时抄送需求部门、仓储部门。

（六）交付、验收与结算

交付跟踪：供应商按订单要求交付货物/提供服务，采购部门跟踪物流信息或服务进度，保证按时交付；若遇延迟，供应商需提前3个工作日书面告知原因及预计交付时间。

验收执行：

货物验收：需求部门、仓储部门、采购部门共同到场，核对数量、规格，检查外观、包装，必要时送第三方检测机构检测质量，填写《验收单》（详见模板5），验收合格签字确认；

服务验收：需