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2026年跨境营销策划公司海外公关活动组织管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司海外公关活动的组织、实施与管理全流程，建立系统化、标准化的公关活动管控机制，精准把控海外公关活动中的合规风险、文化冲突风险、品牌声誉风险，通过专业高效的公关活动提升公司在海外市场的品牌影响力与行业公信力，助力海外业务拓展与客户关系深化，结合公司跨境营销业务实际运营情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有海外公关活动的规划、策划、筹备、实施、收尾及复盘等全流程管理工作，覆盖品牌推广类、客户答谢类、行业交流类、危机公关类等各类海外公关活动形式。公司各业务部门、职能部门、全体员工及参与海外公关活动的合作第三方机构（如海外活动执行方、本地公关代理、媒体机构等），均需严格遵守本制度规定。

第三条核心原则

合规先行原则：严格遵守中国及目标市场相关法律法规（如活动审批、广告宣传、数据隐私、公共安全等），确保公关活动全流程合法合规，防范合规风险。

文化适配原则：充分尊重海外目标市场的文化习俗、宗教信仰、价值观念与商务礼仪，公关活动的主题设定、内容设计、传播方式需适配本地文化特性，避免引发文化冲突与负面舆情。

品牌导向原则：海外公关活动需紧密围绕公司品牌定位与发展战略，所有活动环节均需体现品牌核心价值，助力提升品牌在海外市场的认可度与美誉度。

风险可控原则：建立全流程风险评估与防控机制，提前识别活动策划、实施中的潜在风险，制定针对性应急处置方案，确保风险处于可控范围，保障活动平稳推进。

协同高效原则：明确各部门在公关活动中的职责分工，建立跨部门快速协作机制，统筹调配内外部资源，提升活动组织效率与实施效果。

第四条术语定义

海外公关活动：指公司为实现品牌推广、客户维护、业务拓展等目标，在境外目标市场组织开展的各类公共关系活动，包括线下会议、论坛、展览、答谢晚宴及线上直播、媒体发布会等形式。

公关活动合规审核：指对海外公关活动全流程中可能存在的法律合规风险、文化冲突风险、品牌声誉风险等进行识别、评估、分析，并制定防控措施的管理行为。

危机公关活动：指针对海外市场出现的公司品牌负面舆情、合作纠纷等突发事件，为化解风险、修复品牌形象而组织开展的专项公关活动。

合作第三方：指为公司海外公关活动提供策划、执行、场地、媒体、翻译等服务的外部机构，包括海外本地公关公司、活动执行团队、媒体平台、翻译机构等。

第二章组织架构与职责分工

第五条海外公关活动管理领导小组

成立海外公关活动管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司管理层担任组长，成员包括品牌部门、业务部门、合规部门、法务部门、财务部门负责人。领导小组为海外公关活动的最高决策机构，主要职责包括：审批本制度及相关配套流程；审定海外公关活动年度规划与重大活动方案；审批重大活动的预算与风险防控方案；统筹调配跨部门活动资源；监督公关活动管理工作的整体推进情况；审批重大危机公关活动的处置方案。

第六条海外公关活动管理执行小组

执行小组由品牌部门牵头组建，成员包括品牌专员、业务专员、合规专员、法务专员、财务专员、活动执行专员及专业翻译人员，根据活动目标市场与活动规模灵活配置。主要职责包括：负责日常海外公关活动的组织与管理工作；开展活动策划、方案制定与落地实施；对接合作第三方并监督服务质量；开展活动全流程风险监测与防控；组织活动复盘与效果评估；建立海外公关活动管理台账；组织开展公关活动相关培训。

第七条各部门专项职责

品牌部门：作为执行小组核心牵头部门，负责制定海外公关活动年度规划；牵头开展活动策划与方案设计；统筹活动全流程组织实施；审核活动相关宣传物料的品牌一致性与合规性；负责活动品牌传播与舆情监测；组织活动复盘与效果评估。

业务部门：配合品牌部门开展活动策划，提供海外市场需求与客户相关信息；协助邀请目标客户、行业伙伴参与活动；负责活动现场客户对接与需求挖掘；配合开展活动后客户关系维护与业务转化。

合规部门：负责审核公关活动方案的合规性；评估目标市场活动相关的政策法规风险（如活动审批要求、广告宣传规范等）；审核与合作第三方签订的协议条款合规性；监督活动实施过程中合规要求的落实情况；处理活动中的合规风险事件。

法务部门：提供海外公关活动相关的法律支持，审核活动方案及合作协议的合法性；协助处理活动过程中的法律纠纷；参与重大危机公关活动的处置；跟踪目标市场相关法律法规更新动态，及时提供法律建议。

财务部门：负责公关活动预算的编制与审核；统筹活动资金调配与费用管控；审核活动相关费用支出的合规性与合理性；开展活动财务效益分析，提供财务支持。

行政部门：协助对接活动场地、物资采购、人员调配等后勤保障工作；配合执行小组做好活动现场的统筹协调；负责活动相关资料的归档管理。

合作第三方：严格遵守本制度及合作协议