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2026年跨境营销策划公司办公用品采购与领用管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司办公用品采购与领用管理工作，优化资源配置，控制运营成本，保障公司正常运营秩序，结合跨境营销策划行业工作特性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，涵盖办公用品的计划、采购、入库、领用、库存管理及报废处置等全流程工作。

第三条本制度所指办公用品，是指保障员工日常办公及公司业务开展所需的各类低值易耗品、消耗品及辅助办公物品，主要包括：书写工具（签字笔、圆珠笔、铅笔、钢笔等）、纸类用品（打印纸、复印纸、笔记本、便签纸等）、装订用品（文件夹、文件袋、订书机、订书钉、回形针等）、办公辅助用品（剪刀、美工刀、胶水、胶带、计算器等）、电子耗材（打印机硒鼓、墨盒、U盘等）及其他办公所需辅助物品。

第四条办公用品管理遵循“统一规划、按需采购、规范领用、节约高效”的原则，由行政部门作为归口管理部门，负责统筹协调办公用品的采购、库存及发放管理工作；各部门配合做好本部门办公用品的需求提报、领用登记及节约使用等工作；财务部门负责对办公用品采购费用进行审核、报销及成本核算。

第二章采购管理

第五条采购计划制定：行政部门每月25日前，收集各部门提交的下月办公用品需求清单（需注明物品名称、规格型号、数量、预估单价及用途），结合库存实际情况、办公用品消耗规律及公司业务发展需求，编制月度办公用品采购计划，明确采购物品、数量、预算金额、采购时间节点等内容，报公司分管领导审批后执行。若出现临时紧急办公用品需求，各部门需提交紧急采购申请，经部门负责人签字、行政部门审核、分管领导审批后，由行政部门优先安排采购。

第六条供应商选择：行政部门应建立合格供应商名录，选择资质齐全、信誉良好、产品质量可靠、价格合理且具备完善售后服务的供应商合作。供应商选择需遵循“公开、公平、公正”的原则，优先选择3家及以上供应商进行比价，对供应商的产品质量、价格、交货周期、售后服务等进行综合评估，择优确定合作供应商。合格供应商名录应定期更新，每年至少开展一次供应商评估工作，对不符合要求的供应商及时剔除。

第七条采购实施：采购计划审批通过后，行政部门指定专人负责采购工作，与选定的供应商签订采购合同或采购协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式及售后服务等条款。采购过程中，采购人员需严格遵守采购纪律，严禁收受供应商回扣、贿赂或接受不正当利益，确保采购行为规范、透明。

第八条验收入库：办公用品到货后，行政部门安排专人与采购人员共同对到货物品进行验收，核对物品名称、规格型号、数量是否与采购计划及采购合同一致，检查物品质量是否合格、包装是否完好。验收合格后，由行政部门仓库管理人员填写《办公用品入库单》，详细记录入库物品的相关信息，包括物品名称、规格型号、数量、单价、入库日期、供应商名称等，经验收人、仓库管理人员签字确认后，将办公用品分类存放至指定仓库区域。若验收发现物品数量短缺、规格不符或质量不合格，由采购人员及时与供应商沟通协调，办理退换货或补货手续，确保采购物品符合要求。

第三章领用管理

第九条领用原则：员工领用办公用品需以工作实际需求为前提，遵循“按需领用、节约使用”的原则，严禁铺张浪费、私领私用办公用品。

第十条领用流程：1.个人领用：员工根据工作需要，向本部门负责人提出领用申请，说明领用物品名称、规格型号及数量，经部门负责人审核同意后，凭部门负责人签字确认的领用申请单到行政部门办理领用手续。行政部门仓库管理人员核对领用申请单信息，确认无误后，发放相应办公用品，并在《办公用品领用登记薄》中详细记录领用日期、领用人员、部门、物品名称、规格型号、数量等信息，由领用人员签字确认。2.部门领用：各部门因团队工作需要批量领用办公用品的，由部门指定专人作为部门办公用品管理员，统一提交领用申请，经部门负责人签字审核后，到行政部门办理领用手续，行政部门仓库管理人员按申请数量发放，并做好登记工作。

第十一条领用标准：行政部门结合各岗位工作特性及办公实际需求，制定办公用品月度领用标准，明确不同岗位员工各类办公用品的月度最大领用限额，员工领用办公用品不得超过月度领用标准。对于超出领用标准的领用申请，需经部门负责人及行政部门负责人共同审批同意后方可领用。具体领用标准如下：1.书写工具：普通员工每月签字笔不超过2支，圆珠笔、铅笔不超过1支；管理人员每月签字笔不超过3支，圆珠笔、铅笔不超过2支。2.纸类用品：普通员工每月打印纸、复印纸按实际工作需求领用，原则上不超过50张；笔记本每月不超过1本，便签纸每月不超过1本。3.装订用品：文件夹、文件袋每月每人不超过2个；订书钉、回形针等按实际需求适量领用。4.电子耗材：打印机硒鼓、墨盒等按打印机使用情况，由行政部门统一管理更