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2026年跨境营销策划公司财务档案保管与查阅管理制度

第一章总则

第一条为规范公司财务档案的保管与查阅管理工作，保障财务档案的真实、完整、安全与可追溯性，提高财务档案利用效率，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规及公司财务管理相关制度，结合公司跨境营销业务经营实际，制定本制度。

第二条本制度所称财务档案，是指公司在跨境营销业务开展、财务管理活动中形成的，具有保存价值的各种形式的会计资料及相关辅助资料，包括纸质档案和电子档案。

第三条本制度适用于公司财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制、移交、销毁等全流程管理工作。公司各业务部门、项目组及全体员工均需遵守本制度相关规定，配合财务档案管理工作的开展。

第四条财务档案管理遵循“统一管理、分级负责、安全保密、规范有序、便捷利用”的原则，确保财务档案管理工作合规高效，为公司经营决策、业务核查、审计监督等提供可靠依据。

第五条本制度明确了财务档案保管与查阅的职责分工、保管范围与标准、保管流程、查阅流程、监督管理等核心内容，是公司开展财务档案管理工作的统一规范。

第二章职责分工

第六条财务部为财务档案保管与查阅的统筹管理部门，主要职责包括：制定财务档案管理细则；负责财务档案的收集、整理、归档、保管、移交、销毁等具体工作；建立健全财务档案管理台账，记录档案流转及使用情况；审核财务档案查阅、复制申请，规范查阅流程；定期对财务档案保管情况进行自查，排查安全隐患；负责电子财务档案的备份、加密、权限管理等工作。

第七条财务部档案管理员为财务档案管理直接责任人，主要职责包括：具体落实财务档案的日常保管工作，确保档案存放有序、完好无损；严格执行财务档案查阅、复制流程，做好登记记录；及时更新财务档案管理台账，跟踪档案流转情况；定期对财务档案进行清点核对，确保账实相符；协助开展财务档案的鉴定、销毁等工作。

第八条各业务部门负责人为所在部门相关财务档案提供与配合的第一责任人，主要职责包括：督促本部门人员及时将业务开展过程中形成的、与财务核算相关的资料（如合同协议、发票、费用凭证等）提交至财务部归档；配合财务部开展财务档案的核查、查阅等工作；对本部门人员查阅财务档案的行为进行监督管理。

第九条公司行政部负责为财务档案保管提供场地及设施保障，主要职责包括：配备符合安全要求的档案保管场所及设备（如档案柜、防火、防潮、防盗、防磁设备等）；定期检查维护档案保管设施，确保档案保管环境安全达标；协助财务部做好财务档案保管过程中的安全防护工作。

第十条公司审计部负责对财务档案保管与查阅工作进行监督审计，定期或不定期核查财务档案管理流程执行情况、档案保管的安全性与完整性、查阅流程的合规性，对发现的问题提出整改建议并督促落实。

第三章保管范围与标准

第十一条财务档案保管范围涵盖公司所有与财务管理相关的资料，具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证（发票、收据、费用报销单、银行回单、海关报关单、国际结算凭证等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注）、财务分析报告、审计报告、税务申报报告等；

（四）合同协议类：与跨境营销业务相关的采购合同、销售合同、服务协议、合作协议等，及对应的履约结算资料；

（五）资金管理类：银行开户资料、银行对账资料、备用金借支与核销相关资料、资金预算资料等；

（六）税务管理类：税务登记证、纳税申报表、税收优惠备案资料、发票领购及使用登记资料等；

（七）电子财务档案类：存储于公司指定云平台或服务器的电子会计凭证、电子账簿、电子财务报告等，及对应的备份资料；

（八）其他类：与财务管理相关的政策文件、规章制度、请示批复、审计检查资料等。

第十二条财务档案保管标准：

（一）归档标准：财务档案需按类别、年度、月份进行分类整理，装订整齐、编号规范，纸质档案需填写档案封面及卷内目录，明确档案名称、年度、月份、卷号、保管期限、归档人等信息；电子档案需按统一格式命名，分类建立文件夹存储，确保检索便捷。

（二）保管环境标准：档案保管场所需保持干燥、通风、清洁，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；配备防火、防潮、防盗、防磁、防虫、防鼠等设施，定期检查维护，确保档案不受损坏；电子档案存储设备需做好防病毒、防泄露防护，定期进行检测与维护。

（三）保管期限标准：严格按照《会计档案管理办法》及相关规定执行，具体分为永久保管和定期保管两类。其中，年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等需永久保管；会计凭证、会计账簿等定期保