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2026年跨境营销策划公司办公用品库存管理制度

第一章总则

第一条为规范公司办公用品库存管理工作，提高资源使用效率，降低运营成本，保障公司跨境营销策划业务顺利开展，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司内部管理要求，结合公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条本制度所称办公用品，是指公司日常办公所需的各类消耗品、低值易耗品及常用工具，包括但不限于：文具类（笔、纸、文件夹、订书机等）、办公设备耗材类（打印机硒鼓、墨盒、复印纸等）、劳保用品类（口罩、手套、纸巾等）、其他办公辅助用品（计算器、U盘、办公用胶带等）。

第三条本制度适用于公司全体部门及员工，涵盖办公用品的计划申购、采购入库、存储保管、领用登记、库存盘点、报废处置等全流程管理工作。

第四条办公用品库存管理遵循“统一规划、集中管控、按需领用、节约高效、账实相符”的原则，实现库存资源的合理配置与规范管理。

第五条公司行政部门是办公用品库存管理的归口负责部门，牵头统筹办公用品的采购、库存管理及分发工作；各部门负责本部门办公用品的需求申报、领用登记及内部合理使用；财务部门负责对办公用品采购及库存相关费用进行审核、核算与监督。

第二章管理职责

第六条行政部门职责：

（一）负责本制度的制定、修订与解释，组织全员学习并落实制度要求；

（二）建立健全办公用品信息台账，明确各类办公用品的规格、型号、单价、供应商信息及安全库存标准；

（三）根据各部门需求及库存情况，编制办公用品采购计划，选择合格供应商并开展采购工作；

（四）负责办公用品的入库验收、登记入账、存储保管、定期盘点及报废处置工作；

（五）负责办公用品的领用审批与分发，监督各部门领用及使用情况，杜绝浪费现象；

（六）定期分析办公用品库存动态，优化采购计划，降低库存积压与短缺风险；

（七）负责处理办公用品采购及库存管理过程中出现的质量问题、供应商纠纷等相关事宜。

第七条各部门职责：

（一）指定专人作为本部门办公用品管理员，负责统筹本部门需求申报、领用登记及分发工作；

（二）根据本部门业务开展需要，合理预估办公用品需求量，按时提交采购需求申请，避免过度申报或需求遗漏；

（三）教育引导本部门员工树立节约意识，合理使用办公用品，杜绝铺张浪费；

（四）配合行政部门开展库存盘点工作，如实提供本部门办公用品领用及库存使用情况；

（五）发现办公用品质量问题或库存管理漏洞时，及时向行政部门反馈。

第八条财务部门职责：

（一）负责审核办公用品采购预算及采购合同，对采购费用的合理性、合规性进行把关；

（二）负责办公用品采购款项的支付审核与结算，及时登记相关账务；

（三）定期对行政部门提交的办公用品库存台账、盘点报告进行审核，监督库存管理工作的规范性；

（四）协助行政部门开展库存成本分析，提出成本控制建议。

第九条员工职责：

（一）严格遵守本制度规定，按需领用办公用品，杜绝私用、浪费或挪用行为；

（二）妥善保管个人领用的办公用品，提高物品使用效率；

（三）发现办公用品质量问题或库存管理异常时，及时向本部门管理员或行政部门反馈。

第三章库存管理流程

第十条需求申报与采购计划编制：

（一）各部门需在每月25日前，由部门办公用品管理员汇总本部门下月办公用品需求，填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人签字确认后提交至行政部门；

（二）行政部门对各部门需求申请进行汇总审核，结合办公用品库存台账、安全库存标准及公司业务发展预期，编制下月办公用品采购计划；

（三）采购计划经行政部门负责人审核、财务部门预算审核后，报公司分管领导审批；审批通过后，由行政部门组织实施采购。

第十一条采购与入库管理：

（一）行政部门应选择资质齐全、信誉良好、价格合理的供应商进行采购，优先与长期合作的合格供应商签订采购合同；对于大额或特殊办公用品采购，应采用多家比价方式确定供应商，确保采购性价比；

（二）办公用品到货后，行政部门库存管理员需在2个工作日内组织验收，核对物品的名称、规格、型号、数量、质量是否与采购合同、送货单一致；

（三）验收合格的办公用品，由库存管理员及时登记《办公用品库存台账》，详细记录物品名称、规格、型号、数量、单价、入库日期、供应商信息等内容，并填写《办公用品入库单》，经行政部门负责人签字确认后，连同采购发票一并提交财务部门入账；

（四）验收不合格的办公用品，由行政部门及时与供应商沟通退换货事宜，避免不合格物品入库影响使用。

第十二条存储保管管理：

（一）行政部门需设立专门的办公用品仓库或存储区域，确保存储环境干燥、通风、整洁，远离火源、水源及腐蚀性物质，防止物品受潮、损坏或丢失；

（二）库存管理员需对办公用品进行分类、分区存放，张贴清晰的物品标识，做到摆放有序、易于查找；

（三）库存管理员需每日检查库存物品