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2026年跨境营销策划公司办公设备使用与维护制度

第一章总则

第一条为规范公司办公设备的使用与维护管理，保障设备正常稳定运行，提高工作效率，延长设备使用寿命，控制运维成本，结合跨境营销策划行业办公设备依赖度高、涉及业务数据处理的实际特点，根据国家相关法律法规及公司资产管理规定，特制定本制度。

第二条本制度所称办公设备，是指公司为保障日常运营及业务开展配置的各类办公用硬件设备，包括计算机（台式机、笔记本电脑）、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、服务器、网络设备（路由器、交换机等）、移动存储设备（U盘、移动硬盘）、办公电话及其他辅助办公设备。

第三条本制度适用于公司各部门及全体员工，涵盖办公设备的采购、领用、使用、日常维护、故障报修、报废等全流程管理。

第四条办公设备使用与维护管理遵循“谁使用、谁负责，规范操作、定期维护，按需配置、高效利用”的原则，实行分级管理责任制，确保设备管理责任落实到岗、到人。

第五条公司IT部门是办公设备使用与维护的归口管理部门，负责办公设备的统筹规划、采购审核、技术支持、维护检修、台账管理及报废处置等工作；行政部门协助IT部门开展设备采购对接、领用登记等事务性工作；各部门负责人负责本部门办公设备使用与维护的监督管理；全体员工需严格遵守本制度规定，规范使用办公设备并配合做好维护工作。

第二章职责分工

第六条IT部门主要职责

（一）负责制定办公设备配置标准、使用规范及维护流程，建立健全办公设备管理台账，详细记录设备名称、型号、规格、采购时间、价格、使用人、所在部门、维护记录、报废情况等信息；

（二）负责办公设备采购的技术审核，根据各部门需求及公司实际情况，提出设备采购建议，协助行政部门选择合格供应商，确保采购设备符合业务需求及技术标准；

（三）负责办公设备的安装调试、系统部署及使用培训工作，指导员工正确使用设备及相关软件；

（四）负责办公设备的日常维护与定期检修，制定维护计划，定期对设备进行巡检、性能优化、病毒查杀及系统升级，及时发现并处理设备潜在故障；

（五）负责受理员工提交的设备故障报修，及时组织技术人员进行维修，无法自行维修的，联系外部专业维修机构处理，并跟踪维修进度；

（六）负责办公设备的报废审核与处置工作，对达到报废标准的设备，按规定流程办理报废手续，监督报废设备的妥善处理，防止数据泄露及资产流失。

第七条行政部门主要职责

（一）协助IT部门开展办公设备采购工作，负责采购流程对接、合同签订、费用结算等事务性工作；

（二）负责办公设备的领用登记、发放及回收工作，配合IT部门更新设备管理台账；

（三）协助IT部门开展办公设备使用规范的宣传教育，督促各部门及员工落实设备使用与维护要求。

第八条各部门主要职责

（一）根据本部门工作需求，合理提出办公设备配置申请，配合IT部门开展设备采购调研工作；

（二）监督本部门员工规范使用办公设备，制止违规操作行为，确保设备正常使用；

（三）协助IT部门开展本部门办公设备的日常维护与定期检修工作，及时上报设备故障情况。

第九条员工主要职责

（一）严格按照设备使用规范操作办公设备，认真学习设备使用知识，熟悉设备基本功能及操作流程；

（二）负责本人使用办公设备的日常保管与基础维护，保持设备清洁，避免设备受潮、碰撞、挤压等损坏；

（三）及时发现设备异常情况，第一时间向IT部门提交报修申请，说明故障现象，配合技术人员开展维修工作；

（四）离职或岗位调整时，按规定办理办公设备交接手续，确保设备完好、相关数据妥善处理。

第三章办公设备使用管理

第十条设备领用与登记

（一）员工因工作需要领用办公设备的，需通过OA系统提交《办公设备领用申请单》，注明设备名称、型号、领用原因、使用期限等信息，经部门负责人审核、IT部门及行政部门确认后，到行政部门办理领用登记手续；

（二）领用设备时，领用人员需现场检查设备外观、性能及配件完整性，确认无误后在领用登记册上签字确认；行政部门及IT部门需同步更新设备管理台账，明确设备使用人及所在部门；

（三）办公设备领用后，使用人即为设备直接责任人，负责设备的日常使用、保管及基础维护。

第十一条通用使用规范

（一）员工需严格按照设备操作说明书及IT部门指导的流程使用办公设备，严禁违规操作、野蛮使用设备；

（二）严禁私自拆卸、改装办公设备，严禁更换设备核心配件或修改设备系统配置；确需改装或修改配置的，需提前向IT部门提交申请，经批准后由专业技术人员操作；

（三）办公设备使用过程中，如出现异常响声、过热、报错等情况，需立即停止使用，关闭电源，及时提交报修申请，不得自行尝试维修；

（四）下班或长时间不使用设备时，需关闭设备电源，拔掉电源插头（部分需持续运行的设备除外，如服务器），防止设备损坏或引发安全隐患；

（五）保持设备使用环境整