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2026年跨境营销策划公司备用金借支与核销管理制度

第一章总则

第一条为规范公司备用金借支与核销管理工作，保障资金使用安全、高效，提高财务核算准确性，满足跨境营销业务开展过程中日常零星支出及紧急业务需求，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等相关法律法规及公司财务管理相关制度，结合公司跨境营销业务经营实际，制定本制度。

第二条本制度所称备用金，是指公司员工因业务需要，向公司临时借支的用于支付日常零星办公费用、小额营销业务杂费、项目现场应急支出等符合规定用途的短期周转资金。

第三条本制度适用于公司各业务部门、项目组及全体员工的备用金借支、使用、核销等全流程管理工作。跨境营销业务相关的大额资金支出，不适用本制度，需按公司专项费用审批流程办理。

第四条备用金管理遵循“定额管理、专款专用、及时核销、循环使用、权责明晰”的原则，严格控制借支额度和使用范围，确保资金使用合规、可追溯。

第五条本制度明确了备用金借支与核销的职责分工、借支条件与额度、借支流程、核销流程、监督管理等核心内容，是公司开展备用金管理工作的统一规范。

第二章职责分工

第六条财务部为备用金借支与核销的统筹管理部门，主要职责包括：制定备用金管理细则及额度标准；审核备用金借支申请的合规性、合理性；办理备用金拨付与核销结算手续；建立备用金台账，跟踪资金使用及核销进度；定期对备用金进行清查核对，确保账实相符；监督备用金使用情况，防范资金风险。

第七条各业务部门负责人为所在部门备用金管理第一责任人，主要职责包括：审批本部门员工的备用金借支申请，核实借支用途的真实性、必要性；监督本部门借支员工合理使用备用金，督促其按时完成核销；协助财务部核查本部门备用金使用及核销情况。

第八条借支人是备用金使用和核销的直接责任人，主要职责包括：按规定用途使用备用金，确保资金专款专用，不得挪作他用、转借他人或用于非法支出；及时收集、整理备用金支出相关凭证，按要求办理核销手续；对备用金使用过程中的相关资料真实性、完整性负责；借支期满或业务结束后，及时结清备用金款项。

第九条公司审计部负责对备用金借支与核销工作进行监督审计，定期或不定期核查备用金管理流程执行情况、资金使用合规性，对发现的问题提出整改建议并督促落实。

第三章借支条件与额度标准

第十条备用金借支需满足以下条件：确因跨境营销业务开展或日常办公需要，存在无法提前通过公司对公支付的零星、紧急支出；借支人无未核销的备用金欠款；借支用途符合本制度及公司相关规定。

第十一条备用金借支额度实行分类分级管理，根据借支用途、业务规模及员工岗位层级设定，具体标准如下：

（一）日常零星办公备用金：适用于支付办公用品采购、小额快递费、市内交通费等日常支出，普通员工单次借支额度不超过2000元，部门负责人单次借支额度不超过5000元；

（二）跨境营销业务备用金：适用于支付项目现场零星杂费、小额物料采购、临时劳务费用等业务支出，普通业务人员单次借支额度不超过5000元，项目负责人单次借支额度不超过10000元；

（三）紧急应急备用金：适用于应对业务突发情况的紧急支出，经公司分管领导审批后，单次借支额度可根据实际需求适当提高，但最高不超过20000元，且需明确应急支出具体用途及核销时限。

第十二条备用金借支期限：日常零星办公备用金借支期限不超过15个工作日；跨境营销业务备用金借支期限不超过30个工作日；紧急应急备用金借支期限不超过10个工作日。确因业务需要延长借支期限的，借支人需在到期前3个工作日向财务部提交延期申请，说明延期原因及新的核销期限，经部门负责人及财务部审批同意后方可延期，延期次数不超过1次，延期期限最长不超过原借支期限的一半。

第四章借支流程

第十三条申请提交：借支人需填写《备用金借支申请表》，详细注明借支人姓名、所属部门、借支用途、借支金额、借支期限、预计还款（核销）日期等信息，并附上相关业务依据（如业务通知、项目任务书等，如有），经部门负责人签字确认后，提交至财务部。

第十四条财务审核：财务部收到借支申请后，在2个工作日内完成审核工作。审核内容包括：借支人是否存在未核销欠款；借支额度是否符合标准；借支用途是否合规、明确；申请资料是否完整、签字是否齐全。审核通过的，进入审批流程；审核未通过的，退回借支人补充完善相关资料。

第十五条审批流程：根据借支额度实行分级审批：

（一）单次借支额度不超过5000元的，经部门负责人、财务部经理审批同意即可；

（二）单次借支额度超过5000元（含）且不超过10000元的，需经部门负责人、财务部经理、分管财务副总经理审批同意；

（三）单次借支额度超过10000元（含）的，需经部门负责人、财务部经理、分管财务副总经理、总经理审批同意。

第十六条资金拨付：审批通过后，财务部在1个