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2026年跨境营销策划公司财务软件使用管理制度

第一章总则

第一条制定目的。为规范公司财务软件的使用与管理，保障财务数据的真实、准确、完整与安全，提升财务工作效率，适配跨境营销策划业务的财务核算需求，防范财务软件使用过程中的操作风险与数据泄露风险，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国数据安全法》《企业会计信息化工作规范》及跨境业务相关财税、外汇管理法规，结合公司实际，特制定本制度。

第二条适用范围。本制度适用于公司财务软件的选型、准入、安装、操作、维护、数据管理及安全管控等全流程工作，覆盖所有使用、管理财务软件的部门及人员，包括财务部全体人员、各业务部门涉及财务数据录入/查询的相关人员、IT运维人员及负责财务软件管理的相关管理人员。公司各类跨境财务核算、资金管理、税务申报、报表编制等依托财务软件开展的工作，均需遵循本制度规定。

第三条核心原则。财务软件使用管理遵循“合规可控、安全优先、权责统一、高效便捷、全程追溯”的核心原则。所有操作需符合财务法规及公司财务管理制度，优先保障财务数据安全与系统稳定；明确各岗位人员使用权限与责任，确保操作行为可追溯；兼顾操作效率，适配跨境多币种核算、跨境收支管理等特殊业务需求。

第四条管理职责。财务部为财务软件使用管理的牵头部门，负责制定软件操作细则、组织使用培训、规范财务数据录入与输出标准、审核操作权限申请；IT部负责财务软件的安装部署、日常运维、系统升级、故障排查及数据备份与恢复，保障系统稳定运行；各业务部门负责本部门相关人员财务软件使用的规范引导，配合财务部完成业务数据的准确录入与核对；公司管理层负责财务软件选型、重大权限审批及制度执行的监督指导。

第二章财务软件准入与账号权限管理

第五条软件准入与选型标准。财务软件的选型需满足公司财务核算及跨境业务管理需求，核心标准包括：符合国家会计信息化规范及跨境财税合规要求，支持多币种核算、外汇汇率自动更新与折算、跨境收支分类统计等功能；具备完善的数据加密、权限管控、操作日志追溯功能；系统稳定性强，具备可靠的备份与应急恢复机制；供应商具备专业的运维服务能力，能及时响应系统故障与功能优化需求。软件选型需经财务部、IT部联合评估，报公司管理层审批后实施。

第六条账号申请与开通。需使用财务软件的人员，由所在部门提交《财务软件账号开通申请表》，注明申请人员信息、岗位名称、所需操作权限及使用用途（如跨境账务核算、费用报销审核、数据查询等），经部门负责人签字、财务部审核权限合理性、IT部技术确认后，完成账号开通。跨境业务相关操作权限（如多币种核算、跨境资金管理模块权限）需额外经分管财务副总审批。

第七条权限分级与管控。财务软件权限实行分级分类管理，遵循“最小权限、权责匹配”原则，按岗位需求精准分配权限：（一）系统管理员权限：仅限IT部指定人员持有，负责系统配置、账号管理、权限分配、数据备份与恢复等核心运维操作；（二）财务主管权限：负责财务软件操作审核、账务核对、报表生成与审批，可查看全公司财务数据；（三）跨境财务操作权限：负责跨境账务录入、多币种折算、跨境收支核算、外汇相关凭证处理等，仅限财务部跨境财务岗位人员持有；（四）业务部门操作权限：仅限本部门费用报销录入、业务数据核对、相关财务数据查询等，不得涉及其他部门或公司核心财务数据；（五）查询权限：仅限指定数据的查询查看，无录入、修改权限。

第八条账号使用与注销规范。账号持有人需设置复杂度符合要求的登录密码（含字母、数字、特殊符号，长度不低于8位），定期（每90天）更换密码，严禁转借账号或泄露密码；人员调岗时，需及时提交《财务软件权限变更申请表》，财务部与IT部同步调整其权限；人员离职时，所在部门需在离职流程中同步提交《财务软件账号注销申请表》，IT部需在1个工作日内完成账号注销，财务部核查并收回相关操作凭证，确保权限及时清零。

第三章财务软件操作规范

第九条日常操作基本要求。操作人员需在公司指定的办公设备上登录财务软件，严禁在私人设备、公共网络环境下使用财务软件处理业务；登录软件后需及时锁定操作界面，离开岗位时退出登录，防范账号被盗用；操作过程中需严格遵循财务核算流程及软件操作指引，准确录入相关数据，不得擅自简化操作流程或违规操作。

第十条跨境财务操作特殊规范。跨境财务岗位人员使用软件开展多币种核算时，需严格按公司规定的汇率标准（如当月1日中间价、实时汇率）录入汇率信息，确保汇率折算准确，留存汇率来源凭证；处理跨境收支业务时，需准确选择收支类型、对应跨境项目及目标市场，完整录入报关单号、外汇核销单号等关键信息，确保跨境财务数据可追溯；生成跨境财务报表时，需核对多币种数据折算的一致性，确保报表数据与跨境业务实际情况相符。

第十一条凭证与数据录入规范。录入财务凭证时，需确保凭证日