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2025/12/22

展会财务管理

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

展会财务规划

02

展会收支管理

03

展会成本控制

04

展会财务分析

05

展会财务风险应对

展会财务规划

01

预算制定原则

目标导向原则

展会预算需与参展目标挂钩，如某汽车展为提升品牌曝光，将30%预算分配给LED大屏广告及网红直播推广。

弹性冗余原则

预留5%-10%应急资金，某科技展因临时增加嘉宾演讲环节，启用2万元备用金支付场地加班费及设备租赁费。

效益优先原则

优先保障高ROI项目，某服装展将60%预算投入T台秀及设计师专访，带动订单量同比提升25%。

资金需求预测

场地租赁与搭建费用预估

参考2023上海进博会标准展位费用，36㎡展位租金约5.4万元，含基础搭建，特装需额外增加800-1200元/㎡预算。

人员与宣传费用测算

某汽车展会案例显示，50人团队3天展会，人工成本约12万元，含接待、安保等，线上推广投放需预留8-10万元。

展会收支管理

02

收入来源分析

展位销售收入

上海进博会标准展位均价1.5万元/个，特装展位按面积收费，某科技企业预订300㎡展位支出45万元。

门票与注册费收入

北京国际车展采用分级票价，普通观众票80元/张，专业观众票200元/张，单日售票量超5万张。

收入来源分析

赞助与广告收入

某行业展会设钻石赞助商（50万元），提供开幕式致辞、主通道广告位等权益，吸引3家企业合作。

增值服务收入

广州广交会为参展商提供翻译服务（500元/小时）、展品物流（按重量计费）等，单届创收超800万元。

收入确认方式

展位费实时确认

参展商签订合同并支付款项后，财务部门即时开具发票确认收入，如上海进博会采用此方式，确保资金到账与收入同步。

赞助费分期确认

大型展会如广交会，对年度赞助费按季度分摊确认，依据服务提供进度，每季度末结转对应比例收入。

门票收入按场次确认

演唱会类展会如草莓音乐节，门票收入按实际举办场次确认，单日结束后统计售票数据并结转当日收入。

支出项目分类

场地租赁费用

如上海进博会场地租赁包含展馆基础租金（约占总支出25%）、展位搭建管理费及24小时安保服务费等明细。

宣传推广成本

某汽车展会投放央视广告花费380万，同期在抖音、小红书等平台推广预算220万，含KOL合作及话题运营。

展会成本控制

03

成本控制目标

场地租赁费用

如上海进博会场地租赁含展馆基础设施使用费，单日费用约5-8万元，占总支出30%以上，需提前3个月签订合同锁定价格。

搭建与布置费用

某汽车展会特装展台每平米造价1200-1800元，含LED屏幕租赁、定制展具制作，搭建周期通常为3-5天。

成本降低策略

场地租赁费用测算

某汽车展会租赁5000㎡展馆，按一线城市日均8元/㎡计算，展期3天需12万元，含空调、安保等基础配套费用。

宣传推广预算规划

2023上海进博会线上推广投入占比60%，含抖音信息流广告20万元、KOL合作15万元，线下海报投放8万元。

成本监控方法

展位费预收确认

参展商签订合同后需支付30%定金，如上海进博会要求展商在签约后7日内支付，余款在展会开幕前30天结清确认收入。

赞助费分期确认

按赞助权益履行进度确认，如某汽车展会钻石赞助商费用分3期确认：签约30%、宣传期40%、展会后30%。

门票销售实时确认

采用电子票务系统，观众扫码购票后实时到账，如广州广交会门票收入通过系统实时统计并确认。

展会财务分析

04

财务指标评估

目标导向原则

某汽车展会将预算与销售目标挂钩，30%费用投入品牌展区，确保核心车型曝光，实现参展订单增长25%。

成本控制原则

上海进博会采用比价采购，搭建商选择至少3家报价，场地租赁成本同比降低12%，保障预算高效利用。

弹性预留原则

广州美博会预留10%应急预算，应对临时增派翻译、设备维修等突发情况，确保展会顺利进行。

财务状况总结

展位销售

2023上海进博会标准展位均价1.5万元/9㎡，特装展位最高达50万元，占展会总收入的60%以上。

门票收入

大型展会如广交会对专业观众收取300元/人的门票，普通观众50元/人，单日客流量超5万人次时收入可观。

赞助商合作

某汽车品牌赞助车展，支付200万元获得主展区冠名权及现场广告位。

增值服务收费

为参展商提供展品运输、翻译、数据分析等服务，如某展会翻译服务收费500元/小时/人。

展会财务风险应对

05

风险识别方法

场地租赁费用

包含展馆展位租金、场地布置搭建费，如上海进博会标准展位租金约1500元/㎡，占总支出30%-40%。

宣传推广费用

涵盖线上线下广告投放，如2023广交会在抖音投放信息流广告，单场展会推广