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2026年跨境营销策划公司策划方案盘点与清查管理制度

第一章总则

第一条为规范公司跨境营销策划方案（以下简称“策划方案”）的管理工作，保障策划方案资料的完整性、安全性与可追溯性，提高策划资源的利用效率，防范因资料缺失、管理混乱引发的经营风险，依据国家相关法律法规及公司实际经营需求，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各业务部门、项目组及全体员工在跨境营销业务开展过程中形成的各类策划方案及相关附属资料的盘点与清查工作。涵盖但不限于市场调研方案、品牌推广方案、产品营销方案、活动策划方案、跨境电商平台运营方案等。

第三条策划方案盘点与清查工作遵循“全面覆盖、责任到人、定期开展、及时整改”的原则，确保各项工作有序推进，切实发挥管理制度的规范作用。

第四条本制度所指策划方案相关资料包括纸质版策划方案文本、电子版策划文档、调研数据报告、客户沟通记录、方案审批文件、执行过程记录、效果评估报告等与策划方案形成、实施、复盘相关的全部资料。

第二章管理职责

第五条公司行政部为策划方案盘点与清查工作的统筹管理部门，主要职责包括：制定年度、季度盘点清查计划并组织实施；协调各部门开展盘点清查工作；汇总盘点清查结果，形成专项报告；督促相关部门落实问题整改；负责盘点清查资料的归档管理。

第六条各业务部门为策划方案盘点与清查工作的责任主体，部门负责人为第一责任人，主要职责包括：组织本部门人员开展日常策划方案资料的整理、归档工作；配合行政部完成定期盘点清查任务；对本部门管理的策划方案资料的完整性、准确性负责；针对盘点清查中发现的问题，制定整改措施并按期完成整改。

第七条项目组负责人需配合所属业务部门及行政部开展项目相关策划方案的盘点清查工作，负责提供项目策划全流程资料，协助核实资料的真实性与完整性，对项目资料的专项盘点结果签字确认。

第八条全体员工需积极配合策划方案盘点与清查工作，妥善保管个人经手的策划方案资料，及时向所在部门提交相关资料，对盘点清查过程中发现的问题主动反馈。

第三章盘点与清查范围及内容

第九条盘点与清查范围包括：公司内部存档的各类跨境营销策划方案及附属资料（纸质版与电子版）；各业务部门日常使用及保管的策划方案资料；项目组存续期间及项目结束后留存的策划方案资料；对外合作过程中形成的联合策划方案及相关沟通资料；已归档及未归档的全部策划方案相关资料。

第十条盘点与清查内容主要包括：

（一）资料完整性：核查策划方案是否完整，是否包含方案封面、目录、正文、附件、审批意见等关键部分；附属资料是否齐全，如调研数据、客户需求说明、执行计划、效果数据等是否完整留存。

（二）资料准确性：核对策划方案中的核心信息是否准确，包括项目名称、客户信息、市场定位、营销目标、实施策略、时间节点、费用预算等；核查附属资料与策划方案的关联性、一致性，确保数据真实、记录准确。

（三）归档规范性：检查策划方案资料是否按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订（纸质版）、命名（电子版）；纸质版资料是否存入指定档案柜，电子版资料是否上传至公司指定云存储平台并做好分类归档；归档信息是否完整，包括归档日期、归档人、资料编号等。

（四）资料安全性：检查纸质版策划方案资料是否采取防火、防潮、防虫、防盗等安全保管措施；电子版资料是否设置访问权限、定期备份，是否存在泄露、丢失、损坏等安全隐患；涉密策划方案是否按照公司保密规定进行专项管理。

（五）资料有效性：核查策划方案是否为现行有效版本，是否存在过时、作废的方案未及时清理或标注；已执行完毕的策划方案是否留存完整的执行记录及效果评估报告；未执行的策划方案是否注明未执行原因及后续处理意见。

第四章盘点与清查流程

第十一条策划方案盘点与清查工作分为定期盘点清查和专项盘点清查两类，定期盘点清查包括月度抽查、季度全面盘点、年度综合清查；专项盘点清查根据业务需求、客户要求或公司管理需要临时组织开展。

第十二条定期盘点清查流程：

（一）计划制定：行政部于每年12月底前制定下一年度盘点清查计划，明确各季度、月度盘点清查的范围、时间、责任人及工作要求；每月初根据年度计划细化月度抽查方案，确定抽查部门及资料范围。

（二）通知下发：行政部在盘点清查工作开展前3个工作日，向相关部门下发盘点清查通知，明确工作任务、时间节点及需提交的资料清单。

（三）自查阶段：各业务部门接到通知后，组织本部门人员对管理的策划方案资料进行全面自查，按照盘点清查内容逐一核对，填写《策划方案盘点清查自查表》，对发现的问题初步梳理并提出整改思路，自查表经部门负责人签字确认后提交行政部。

（四）核查阶段：行政部组织核查小组，结合各部门自查情况，对相关资料进行实地核查与抽查。核查过程中，需与部门负责人及相关责任人沟通核实，对发现的问题详细记录，形成《策划方案盘点清查问题记