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销售线索管理跟进记录表模板

一、适用场景与核心价值

在销售工作中，线索是转化的起点，但线索的生命周期短、需求多变，若管理不当易导致客户流失。本模板适用于销售团队、客户经理及销售主管，用于系统化管理从线索获取到转化的全流程。通过规范记录跟进轨迹，可实现以下核心价值：

避免遗漏：保证每个线索被及时、持续跟进，杜绝“沉睡线索”；

提升效率：通过结构化记录快速掌握客户动态，精准制定跟进策略；

数据沉淀：为销售复盘、策略优化及团队协作提供数据支撑；

责任明确：清晰记录跟进人及进展，便于团队内部交接与进度追踪。

二、标准化操作流程：从线索到转化的全步骤指引

步骤1：线索录入与初步分类

操作说明：

线索获取后，第一时间录入系统，唯一“线索编号”（格式：年份+月份+序号，如202405-001）；

填写基础信息：线索来源（如展会推广、官网咨询、客户转介绍、电话营销等）、客户名称（若为企业客户，需填写全称）、联系人姓名及职务、联系电话、所在行业、企业规模（员工人数/年营收等）；

初步判断意向等级：根据初始沟通或来源渠道，标注“高意向”（明确表达需求，短期内可能成交）、“中意向”（有需求但需持续跟进）、“低意向”（仅初步知晓，暂无明确需求）。

步骤2：初次联系与需求挖掘

操作说明：

在线索录入后24小时内完成初次联系，通过电话、或上门拜访等方式建立沟通；

沟通核心：自我介绍、确认线索来源、知晓客户核心需求（如“目前您团队在方面主要面临哪些挑战？”）、明确客户预算范围及决策流程；

记录关键信息：在“跟进记录”中详细沟通内容（如客户提到“需要降低30%的采购成本”“决策周期约1个月”），并标注客户反馈的痛点及期望。

步骤3：持续跟进与关系维护

操作说明：

制定跟进计划：根据意向等级设定跟进频率（高意向每周1-2次，中意向每两周1次，低意向每月1次），并在“下一步计划”中明确下次跟进时间及重点；

多维度触达：结合客户偏好选择跟进方式（邮件发送产品资料、分享案例、邀请参加线上研讨会等），每次跟进需提供价值（如行业报告、解决方案建议），而非单纯“催促成交”；

动态更新信息：若客户需求发生变化（如预算调整、决策人变更），需立即更新客户基本信息；若客户提出异议（如“价格过高”），需记录异议内容及初步解决方案。

步骤4：转化判定与状态更新

操作说明：

成交转化：当客户签订合同或支付定金后，将“转化状态”更新为“已成交”，并记录成交金额、签约日期、合同关键条款（如服务周期、付款方式）；

未成交转化：若客户明确拒绝（如“已选择其他供应商”）或长期无反馈（超过3个月未跟进），将状态更新为“已流失”或“搁置”，并标注未成交核心原因（如价格、竞品、需求消失等）；

中间状态：若客户进入商务谈判或方案确认阶段，需标注“谈判中”，并记录关键进展（如“等待法务审核合同”“需追加产品演示”）。

步骤5：数据复盘与优化

操作说明：

每周/每月汇总跟进记录，分析各渠道线索转化率（如“展会线索转化率15%，官网线索转化率8%”）、高意向客户成交周期、未成交主因等；

针对低效环节（如某类线索跟进后流失率高）优化策略，例如调整跟进话术或增加增值服务；

定期组织团队分享成功案例，提炼高效跟进方法，提升整体转化能力。

三、模板表格：销售线索跟进记录核心字段设计

线索编号

来源渠道

客户名称

联系人

联系电话

行业

企业规模

意向等级

跟进记录

202405-001

展会推广

科技有限公司

张*（采购经理）

1385678

IT服务

100-500人

高意向

2024-05-0314:00电话初次联系，客户表示团队需升级项目管理工具，预算20-30万，决策周期1个月，已发送产品手册及案例集，约定5月6日上门演示。

202405-002

官网咨询

贸易公司

李*（总经理）

139

零售

50人以下

中意向

2024-05-0210:00咨询，客户关注库存管理效率，目前使用Excel表格，希望实现自动化，初步介绍SaaS系统功能，客户表示需内部讨论，两周后跟进。

202405-003

客户转介绍

制造集团

王*（生产总监）

1379876

制造业

500人以上

低意向

2024-05-0116:00电话沟通（转介绍人：刘*），客户表示暂无采购计划，但会保留信息，每月月底跟进一次。

跟进时间

跟进人

跟进方式

沟通内容摘要

客户反馈

下一步计划

转化状态

未成交原因（若有）

备注

2024-05-0610:00

赵*

上门演示

现场演示系统核心功能，重点展示数据看板与权限管理模块。

客户对数据看板感兴趣，但担心员工操作难度，要求提供操作培训视频。

5月10日前发送培训视频，5月13日电话确认客户反馈。

谈判中

-

决策人还包括技术总监（陈*），需同步沟通。

2024-05-1615:30