2026年跨境营销策划公司采购物料验收管理制度.docxVIP

2026年跨境营销策划公司采购物料验收管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购物料验收管理工作，确保采购物料质量、规格、数量等符合业务需求及合同约定，保障跨境营销项目顺利推进，防范因物料不合格引发的经营风险，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规及公司采购管理、项目管理等相关制度，结合公司实际经营情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各业务部门、项目组因跨境营销业务需要采购的各类物料验收工作，涵盖核心宣传物料、定制化推广道具、展会专用物料、办公辅助物料等所有采购物料的入库前验收及使用前复核。应急采购物料的验收工作可参照本制度简化流程执行，但需保障验收核心要求不缺失。

第三条采购物料验收工作遵循“客观公正、标准统一、严格细致、权责明晰”的原则，坚持验收与采购分离、验收与使用衔接，确保验收结果真实反映物料实际情况，为物料使用及款项支付提供可靠依据。

第四条本制度明确了验收组织架构、验收范围与标准、验收流程、验收结果处理、档案管理及监督责任等核心内容，各相关部门及人员需严格遵照执行，协同配合完成验收工作。

第二章组织架构与职责

第五条公司建立分级验收机制，根据采购物料的重要程度、金额大小及技术复杂度，分为常规验收组和专项验收组。常规验收组负责普通采购物料的验收，由采购部、业务需求部门相关人员组成；专项验收组负责核心营销物料、大额采购物料及技术复杂物料的验收，由采购部、业务需求部门、技术部门（如需）、质量核查人员组成，必要时可邀请外部专业机构参与。

第六条采购部在验收工作中的主要职责：牵头组织验收工作，提前通知相关部门验收时间、地点及验收要求；提供采购合同、采购订单、供应商送货单等相关资料；协调供应商配合验收工作；及时将验收结果反馈给供应商；负责验收过程中的沟通协调及问题跟进。

第七条业务需求部门在验收工作中的主要职责：作为物料使用方，明确物料的实际使用需求及核心验收标准；指派熟悉物料需求的人员参与验收工作，重点核查物料的适用性、规格参数是否符合项目使用要求；对验收结果进行确认，提出验收意见。

第八条技术部门（如需）在验收工作中的主要职责：针对技术类物料、定制化物料等，提供技术支持，核查物料的技术参数、性能指标是否符合合同约定及行业标准；协助验收组判断物料技术层面的合格性。

第九条财务部在验收工作中的主要职责：依据验收合格证明办理采购款项支付手续；对验收不合格物料的款项暂停支付，跟踪后续处理结果；监督验收工作的合规性，确保资金支付与物料验收结果匹配。

第十条验收人员的核心职责：严格按照验收标准开展验收工作，客观记录验收情况；对验收过程中发现的问题及时反馈，提出合理处理建议；签署验收意见，对验收结果的真实性、准确性负责。

第三章验收范围与标准

第十一条验收范围包括公司所有采购物料的外观质量、内在质量、规格型号、数量、包装、配套资料及其他合同约定的验收内容。无论采购金额大小、物料类型，均需履行验收程序，未经验收或验收不合格的物料不得入库、不得投入使用。

第十二条验收标准制定需遵循“合同约定优先、行业标准兜底、贴合业务需求”的原则，具体包括以下方面：

（一）质量标准：需符合采购合同约定的质量要求，无合同约定的需符合国家或行业相关质量标准。核心营销物料需重点核查材质、工艺、耐用性、环保性等指标；进口物料需符合我国海关准入标准及相关质量规范，同时核查进口报关单、检验检疫证明等资料。

（二）规格型号标准：严格对照采购合同及采购订单，核查物料的名称、规格、型号、尺寸、颜色、图案等是否一致，确保物料能够适配项目使用需求。定制化物料需重点核对设计方案、样品确认单等资料，确保实际交付物料与确认要求一致。

（三）数量标准：以采购合同约定数量及供应商送货单载明数量为依据，采取全数清点或抽样清点的方式核查实际交付数量。对于数量较大的普通物料，可采用抽样清点方式，抽样比例不低于30%；对于核心物料、贵重物料及数量较少的物料，需全数清点，确保数量准确无误。

（四）包装标准：核查物料包装是否完好，有无破损、变形、受潮、污染等情况，包装标识是否清晰，是否注明物料名称、规格、数量、供应商信息等内容。对于易碎、易损物料，需核查包装防护措施是否到位，确保物料在运输过程中未受损坏。

（五）配套资料标准：核查物料是否附带合格的产品合格证、检测报告、使用说明书、保修卡、进口报关单、检验检疫证明等相关资料，资料需完整、真实、有效，与交付物料一一对应。

第四章验收流程

第十三条验收准备：供应商完成物料交付后，需向采购部提交送货通知及送货单。采购部收到通知后，核对采购合同、采购订单与送货单的基础信息一致性，确认无误后，在2个工作日内确定验收组组成人员，明确验收时间、地点及验收重点，通知相关部门及验收人员做好验收准备