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2026年跨境营销策划公司采购异常处理管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购业务中各类异常情况的识别、上报、处置及预防工作，建立“快速响应、分级处置、权责明确、全程追溯”的异常处理机制，降低采购异常对跨境营销策划项目执行、成本控制及客户权益的影响，保障采购业务合规有序开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国海关法》等境内外相关法律法规及公司章程，结合公司跨境营销策划业务采购实际（含境内采购、跨境采购、营销物料采购、服务采购等），制定本制度。

第二条本制度所称采购异常，是指公司采购业务全流程中（包括采购计划制定、供应商筛选、合同签订、订单执行、物流运输、验收交付、款项支付等环节）出现的偏离正常采购流程、可能或已造成损失的各类突发情况，包括但不限于供应商违约、物流延误/丢失、质量不达标、价格波动、合规风险、款项支付异常等。

第三条本制度适用于公司所有涉及采购业务及采购异常处理的部门及人员，包括采购部、营销策划部、跨境营销事业部、海外区域服务中心、法务部、财务部、IT部、审计部等部门，以及参与采购业务全流程的全体员工。

第四条采购异常处理遵循以下核心原则：

（一）快速响应原则：发现采购异常后，相关人员需第一时间上报，确保异常信息传递及时，为处置争取时间；

（二）分级处置原则：根据异常影响范围、损失程度、紧急程度划分等级，匹配相应的处置权限与资源，提升处理效率；

（三）权责明确原则：明确各部门及人员在异常识别、上报、核查、处置、复盘等环节的职责，避免推诿扯皮；

（四）合规处置原则：异常处理过程需严格遵守境内外相关法律法规及公司管理制度，确保处置措施合法合规；

（五）预防优先原则：在异常处置完成后，需深入复盘原因，制定针对性预防措施，避免同类异常重复发生；

（六）损失可控原则：异常处置的核心目标是最大限度降低损失，保障采购业务目标及跨境营销项目执行不受影响。

第五条公司建立“采购部牵头处置、相关部门协同配合、管理层统筹决策”的采购异常处理管理体系，明确各层级管理职责，保障异常处理工作规范有序开展。

第二章职责分工

第六条管理层（总经理办公会）职责：

（一）审定本采购异常处理管理制度及重大异常处置方案；

（二）审批重大采购异常（造成重大损失、影响核心项目执行或涉及重大合规风险）的处置决策及资源调配方案；

（三）协调解决异常处理过程中的跨部门重大争议及核心资源调配事宜；

（四）监督检查本制度落实成效及重大采购异常的处置情况。

第七条采购部（牵头处置部门）职责：

（一）牵头制定、修订本制度，报管理层审定后组织实施；

（二）负责采购异常的统一接收、登记、分类分级及初步评估；

（三）牵头组织采购异常的核查工作，收集整理异常相关证据、数据及信息；

（四）根据异常等级制定相应的处置方案，报对应层级审批后组织实施；

（五）负责异常处置过程的统筹协调、进度跟踪及效果评估；

（六）负责建立并维护采购异常处理台账，完整记录异常识别、上报、核查、处置、复盘等全流程信息；

（七）负责组织采购异常的复盘总结工作，推动预防措施落地；

（八）负责采购异常处理相关资料的汇总、整理及归档管理；

（九）定期向管理层汇报采购异常处理工作开展情况及预防措施落实成效。

第八条营销策划部职责：

（一）参与营销物料、营销服务等采购异常的识别与上报，及时反馈采购异常对项目执行的影响；

（二）配合采购部开展异常核查工作，提供项目相关需求标准、时间要求等信息；

（三）参与制定与项目相关的采购异常处置方案，提出针对性建议，确保处置措施不影响项目目标实现；

（四）跟踪采购异常处置对项目执行的影响，及时调整项目执行计划（如需）。

第九条跨境营销事业部及海外区域服务中心职责：

（一）负责跨境采购异常（含海外供应商违约、国际物流异常、属地化采购合规风险等）的前端识别与初步核实；

（二）提供跨境采购异常相关的属地化信息，包括当地法律法规、物流政策、市场环境等，为异常处置提供支撑；

（三）配合采购部开展跨境采购异常的处置工作，协助对接海外供应商、物流商及当地相关机构；

（四）及时反馈跨境采购异常处置过程中的属地化问题及市场动态。

第十条法务部职责：

（一）负责对采购异常处置过程中的合规性进行审核，提供法律意见；

（二）参与供应商违约、合同纠纷、合规风险等类型采购异常的处置，协助制定法律层面的处置措施；

（三）负责审核异常处置过程中涉及的补充协议、索赔文件等法律文书；

（四）协助处理采购异常引发的法律纠纷，包括协商、仲裁、诉讼等相关工作。

第十一条财务部职责：

（一）参与采购异常造成的损失核算、款项支付调整等相关工作；

（二）负责审核异常处置过程中的费用支出合规性，提供财务层面的处置建议；

（三）配合采购部开展异常核查工作，提供采购款项支付记