企业资产采购与管理制度.docVIP

企业资产采购与管理制度工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本制度适用于各类企业（含制造业、服务业、科技型企业等）的固定资产、低值易耗品等资产的采购、验收、领用、保管及处置全流程管理，具体场景包括：

新设部门或业务扩张时的资产采购需求；

现有资产老化、损坏或功能不足的更新替换；

办公设备（电脑、打印机）、生产设备、IT硬件、工具用具等常规或专项资产采购；

资产日常领用、归还、调拨及报废处置。

二、标准化操作流程

步骤1：需求提出与初审

操作主体：资产使用部门

操作内容：

使用部门根据业务发展或实际需要，填写《资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途、使用人及期望到货时间；

部门负责人对需求的合理性（如必要性、是否符合部门预算）进行初审，签字确认后提交至资产管理部门。

输出材料：《资产采购申请表》（部门负责人签字版）

步骤2：需求审批与预算确认

操作主体：资产管理部门、财务部门、分管领导/总经理

操作内容：

资产管理部门审核申请的合规性（如是否符合公司资产配置标准、是否存在重复采购），并汇总同类需求；

财务部门核对采购预算，确认资金是否充足，在《资产采购申请表》上签署预算意见；

根据采购金额分级审批：

单次采购金额≤5000元：由资产管理部门负责人审批；

5000元＜单次采购金额≤20000元：由分管副总审批；

单次采购金额＞20000元：由总经理审批。

输出材料：《资产采购申请表》（多级审批签字版）

步骤3：采购执行与供应商管理

操作主体：资产管理部门、采购专员

操作内容：

根据审批通过的《资产采购申请表》，采购专员选择采购方式：

公开招标：适用于单次采购金额＞50000元或规定必须招标的项目；

询比价：适用于5000元＜单次采购金额≤50000元，需向至少3家供应商询价，选择性价比最优方案；

直接采购：适用于单次采购金额≤5000元或标准化通用物品（如办公文具），可从合格供应商名录中直接采购；

与供应商签订采购合同（明确质量标准、交付时间、验收方式、质保条款等），合同需经法务部门（如有）审核及分管领导签字；

跟踪订单进度，保证供应商按时交付，提前3天通知使用部门准备验收。

输出材料：采购合同、询比价记录表、供应商送货单

步骤4：验收入库与资产登记

操作主体：资产管理部门、使用部门、财务部门

操作内容：

资产到货后，资产管理部门组织使用部门、财务部门共同验收：

核对资产名称、规格型号、数量、品牌是否与采购申请一致；

检查资产外观、功能、配件是否完好，通电测试（如电子设备）或试运行（如生产设备）；

验收合格后，三方在《资产验收单》签字确认；验收不合格的，需联系供应商退换货，并记录问题原因；

资产管理部门根据《资产验收单》登记《资产台账》，录入资产编号、名称、规格型号、采购日期、使用部门、使用人、存放地点、原值等信息，并粘贴资产标签（注明编号与名称）；

财务部门根据《资产验收单》及发票进行账务处理，计入企业固定资产或低值易耗品台账。

输出材料：《资产验收单》、《资产台账》（电子+纸质版）、资产标签

步骤5：资产领用与日常管理

操作主体：使用部门、资产管理部门

操作内容：

使用部门凭审批通过的《资产采购申请表》或《资产领用单》到资产管理部门领用资产，领用时需核对资产信息，签字确认；

资产管理部门更新《资产台账》中的“使用人”“存放地点”等字段，保证账实相符；

使用部门负责资产的日常保管、维护，如人为损坏或丢失，需及时向资产管理部门报备并说明原因；

资产管理部门每季度组织一次资产盘点，核对台账与实物，编制《资产盘点报告》，对盘盈、盘亏资产查明原因并报领导审批后处理。

输出材料：《资产领用单》、《资产盘点报告》

步骤6：资产报废与处置

操作主体：使用部门、资产管理部门、财务部门、分管领导

操作内容：

使用部门对达到报废年限（如电子设备3-5年、机械设备8-10年）、损坏无法修复或技术淘汰的资产，提交《资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、残值预估；

资产管理部门组织技术鉴定（如需），确认是否符合报废条件，签署意见后报分管领导审批；

审批通过后，由资产管理部门联系处置方式：

可修复且有使用价值的：优先内部调剂；

无使用价值的：交由合规回收机构处理，保留回收凭证；

财务部门根据报废审批单及回收凭证进行账务核销，更新《资产台账》。

输出材料：《资产报废申请表》、资产处置回收凭证、《资产台账》（更新版）

三、配套表单模板

模板1：资产采购申请表

申请部门

申请日期

资产类别

□固定资产□低值易耗品

资产名称

规格型号

单位

数量

用途说明（需详细描述使用场景及必要性）

使用人

存放地点

期望到货日期

部门负责人意见：签字：日期：

资产管理部门意见：签字：日期：

财务部门预算意见：签字：日期：

分管领导/总经