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企业招投标档案管理流程与规范

招投标活动是企业经营活动中的关键环节，其过程产生的各类文件材料是企业决策、合同履约、风险防范乃至应对审计监察的重要依据。科学、规范地管理招投标档案，不仅是企业内部控制体系建设的基本要求，更是提升管理效能、保障合法权益的重要手段。本文旨在系统阐述企业招投标档案的管理流程与规范要点，以期为企业实践提供有益参考。

一、招投标档案管理的指导思想与基本原则

招投标档案管理应以国家相关法律法规为依据，以服务企业经营发展为目标，遵循以下基本原则：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映招投标活动的全过程，原始凭证、记录应准确无误，严禁伪造、篡改。

2.完整性原则：档案应全面覆盖招投标活动的各个阶段和环节，确保文件材料的齐全完整，避免缺漏。

3.规范性原则：档案的收集、整理、组卷、保管、利用、销毁等各个环节均应遵循统一的规范和标准，确保管理有序。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体安全和信息安全，防止失泄密、损坏、丢失。

5.可追溯性原则：档案管理应形成清晰的轨迹，确保任何操作和利用都有据可查，责任可追溯。

二、招投标档案的管理流程

招投标档案管理是一个系统性的工作，应贯穿于项目从立项到履约完成（或项目终止）的全过程。

（一）项目立项与准备阶段的档案管理

此阶段档案管理的重点是文件材料的产生与初步收集。

1.项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、预算审批等文件，应由项目发起部门或招投标管理部门负责收集。

2.招标（采购）需求文件：明确项目需求、技术规格、商务条款等，是后续招投标工作的基础，需由需求部门牵头制定并提交归档。

3.招投标策划文件：如招标（或采购）方案、招标方式审批文件等，由招投标管理部门负责形成和收集。

4.此阶段形成的文件应指定专人负责，确保不遗漏，并进行初步登记。

（二）招标（或投标）实施阶段的档案管理

此阶段是文件材料产生的高峰期，管理的重点是规范收集、及时整理。

*若为招标方：

1.招标文件编制与审批文件：包括招标文件（含答疑、补遗文件）的草稿、审核记录、审定稿、发出记录等。

2.招标公告/邀请书：发布的招标公告原件或复印件、邀请招标的邀请函及被邀请单位名单。

3.潜在投标人名单及资格预审文件：若采用资格预审，需收集资格预审文件、申请人提交的资格预审申请文件、资格审查报告及结果通知等。

4.招标文件发售记录：购买招标文件的单位名单、缴费凭证（复印件）等。

*若为投标方：

1.投标文件：包括投标函、商务标、技术标、资格证明文件等的正本、副本（或电子版）。

2.投标保证金缴纳凭证。

3.与招标方的往来函件：如对招标文件的疑问、澄清回复等。

在此阶段，文件收发应履行签收手续，电子文件应规范命名和存储，纸质文件应保持整洁、完好。

（三）开标、评标、定标阶段的档案管理

此阶段文件材料直接关系到招投标结果的公正性，管理的重点是过程的规范性与结果的可追溯性。

1.开标过程文件：开标记录、唱标记录、投标人到场签到表、投标文件密封性检查记录等。

2.评标文件：

*评标委员会组成名单（含专家抽取记录、专家承诺书）。

*评标标准和方法（与招标文件一致）。

*各评委的评标打分表、计算过程记录、评标汇总表。

*评标报告（含推荐中标候选人名单及理由）。

*若有异议或投诉，还应包括异议/投诉材料、调查处理报告及回复。

3.定标文件：定标会议纪要、中标通知书（发出记录及回执）、未中标通知书。

4.此阶段的所有文件，尤其是评标过程的原始记录，应妥善保管，确保其原始性和完整性，任何人不得擅自修改或销毁。

（四）合同签订与履约阶段的档案管理

此阶段档案管理的重点是合同文件的完整性及履约过程中的变更记录。

1.合同文件：中标单位的投标文件（作为合同附件）、合同书正本及副本、合同审批记录。

2.履约文件：履约保证金缴纳凭证、开工报告、进度报告、验收报告、结算文件、质量证明文件、变更签证、索赔与反索赔文件、合同终止协议（若有）等。

3.合同及履约过程中产生的补充协议、变更文件等，均需及时收集归档。

（五）档案的整理、归档与移交

项目完成或终止后，应及时对所有招投标相关文件材料进行系统整理、组卷、编目，并向档案管理部门移交。

1.整理组卷：

*遵循“项目成套性”原则，一个项目（或一个标段）的档案组成一个或若干个案卷。

*文件材料按形成规律和逻辑关系排列，一般可按时间顺序或文件类别（如立项、招标、投标、开标、评标、定标、合同、履约等）排列。

*对文件材料进行鉴别，剔除重复、无用的材料。

*编写卷内文件目录、备考表，填写案卷封面。

2.编目与