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职工健康档案信息管理办法

第一章总则

第一条为规范公司职工健康档案信息管理工作，保障职工健康权益，提高健康管理服务水平，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称职工健康档案信息（以下简称“健康档案”），是指公司在组织职工健康检查、职业健康监护、健康促进等活动中形成的，能够反映职工健康状况的各类文字、图表、影像等资料的总和。

第三条本办法适用于公司全体在职职工（含合同制职工、劳务派遣人员等）的健康档案信息管理。

第四条健康档案信息管理遵循以下原则：

（一）客观真实原则：确保档案信息的采集、记录准确无误，实事求是反映职工健康状况。

（二）规范有序原则：档案的建立、收集、整理、保管、使用、转移和销毁等环节应符合规定程序。

（三）保密安全原则：严格保护职工个人健康隐私，防止信息泄露、丢失和滥用。

（四）动态管理原则：及时更新职工健康信息，保证档案的时效性和连续性。

（五）实用有效原则：健康档案信息应服务于职工健康保障、疾病预防和公司健康管理决策。

第五条公司人力资源部门是职工健康档案信息管理的牵头部门，负责统筹规划、制度建设和监督检查；公司医务室（或指定的健康管理机构，下同）是健康档案信息的具体管理和技术服务部门，负责信息的采集、录入、更新、保管、分析和提供健康咨询服务；各部门协助配合做好相关工作。

第二章健康档案的建立与内容

第六条健康档案的建立应在职工入职后一个月内完成。新入职职工应如实填写《职工健康基本信息登记表》，并提交近期体检报告（一般为入职前六个月内）。公司医务室负责对收集的信息进行审核、整理，建立个人健康档案。

第七条职工健康档案应包含以下主要内容：

（一）个人基本信息：姓名、性别、年龄、出生日期、民族、婚姻状况、文化程度、联系方式、紧急联系人及联系方式、入职日期、部门、岗位等。

（二）健康基线信息：入职体检报告、既往病史（含重大疾病、手术史、传染病史等）、家族遗传病史、过敏史、生活方式（饮食、运动、吸烟、饮酒等）。

（三）定期健康检查信息：历次年度体检或专项体检报告、体检异常项目复查结果、健康评估报告。

（四）职业健康监护信息：针对接触职业病危害因素的职工，其职业健康检查结果、职业病诊断与治疗情况、职业禁忌证告知等。

（五）健康干预与随访记录：针对体检异常或有健康风险的职工，所采取的健康指导、干预措施、跟踪随访记录、健康教育参与情况等。

（六）医疗服务记录：职工在公司医务室就医的诊疗记录、门诊病历摘要（如有）、重大疾病就医情况、住院记录摘要（如有）、重要的检查检验结果、疫苗接种记录等。

（七）其他与健康相关的信息：如职工自愿提供的健康管理目标、参与健康管理项目的相关资料等。

第三章健康档案的日常管理

第八条健康档案应采用电子档案为主、纸质档案（或重要纸质凭证扫描件）为辅的管理模式。电子健康档案系统应具备信息录入、查询、统计、分析、备份、保密等功能，并符合国家信息安全相关标准。

第九条公司医务室应指定专人负责健康档案的日常管理工作，包括信息的录入、校对、更新、维护和安全保管。档案管理人员应具备相应的专业知识和责任心。

第十条健康信息的采集与更新应及时、准确。

（一）职工入职时，由人力资源部门组织填写基本信息，医务室收集体检报告并录入系统。

（二）年度体检或专项体检后，医务室应在收到体检报告后一周内将关键信息录入电子档案。

（三）职工发生重大疾病、意外伤害或健康状况发生显著变化时，应主动告知医务室，医务室及时更新档案信息。

（四）职工个人联系方式、紧急联系人等信息发生变更时，应及时通过人力资源部门或直接告知医务室进行更新。

第十一条健康档案实行集中统一管理，电子档案数据应存储在公司指定的安全服务器或专业的云服务平台，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。纸质档案（如有）应存放在专用档案柜中，做到防潮、防火、防虫、防盗。

第十二条健康档案的查阅与借阅应严格遵守保密制度和审批程序：

（一）因工作需要查阅职工本人健康档案的，职工应提出书面申请，经医务室负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅或提供本人相关信息的查询结果。

（二）公司人力资源部门、工会等因职工管理、福利保障等工作需要查阅相关职工健康档案的，须经部门负责人签字、医务室负责人批准，并由档案管理人员负责查阅，查阅者对所查阅信息负有保密责任。

（三）公司管理层因制定健康管理策略、分析群体健康状况等工作需要，可以查阅经脱敏处理的群体性健康统计数据，如需查阅个体详细信息，须经公司分管领导批准。

（四）未经批准，任何单位和个人不得擅自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播职工健康档案信息。严禁将健康档案信息用于与健康管理无关的目的。

（五）司法机关或行政主管部门因办案需要查阅相关档案的，应出具单位介绍信和有效证件，经公司法务部门（或指