跨部门沟通协调会议纪要范本.docxVIP

跨部门沟通协调会议纪要通用工具模板

一、适用场景说明

本工具模板适用于企业内部需多部门协同推进的工作场景，包括但不限于：

项目启动与推进：如新产品研发、市场活动策划等需跨部门协作的项目，明确各部门职责与时间节点；

资源协调与分配：涉及人力、预算、场地等跨部门资源调配时，统一需求与供给方案；

问题解决与争议处理：针对跨部门协作中出现的流程卡点、职责不清等问题，达成共识并制定解决方案；

制度与流程优化：如修订跨部门协作制度、优化审批流程等，收集各部门意见并形成落地计划。

二、会议纪要编制流程指引

1.会前准备阶段

明确会议目标：根据沟通协调事项，清晰定义会议需达成的核心目标（如明确责任分工、解决具体争议、确定资源需求等），避免目标模糊导致讨论发散。

梳理议题与资料：提前梳理会议需讨论的核心议题，并收集相关背景资料（如项目计划、问题清单、历史沟通记录等），提前3天发送给参会部门，保证各方有充分准备。

确定参会人员：邀请与议题直接相关的部门负责人及核心执行人参与，避免无关人员参会；若需决策，需提前通知有决策权限的管理者列席。

准备会议物资：包括会议室预订、投影设备、会议记录模板、签到表等，提前测试设备保证正常使用。

2.会中记录阶段

记录基本信息：准确记录会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会部门及人员（用“”代替姓名，如“市场部：经理”）、缺席人员及原因，保证信息可追溯。

聚焦议题讨论：按会议议程逐项记录讨论要点，包括各部门提出的观点、分歧意见、数据支撑及初步共识，避免记录无关内容。

明确决议与行动项：对达成的共识或决议，需清晰记录“决议内容”；对需后续落实的事项，需记录“行动描述”“责任部门/责任人”“完成时限”“所需支持”等关键信息，保证责任到人、时限明确。

确认关键信息：会议结束前，主持人带领参会人员快速回顾核心决议与行动项，记录人同步核对信息准确性，避免遗漏或误解。

3.会后整理阶段

梳理会议内容：24小时内完成纪要初稿整理，按“基本信息—会议议程—讨论要点—决议事项—行动项—会议总结”的逻辑结构组织内容，保证条理清晰、语言简洁。

补充与核对：对会中记录模糊的信息（如未明确的完成时限、责任部门等），及时与相关参会人员沟通确认；核对数据、决议表述的准确性，避免歧义。

审核与确认：初稿完成后，提交主持人审核；若涉及重大决议或跨部门责任，需发送至各参会部门负责人二次确认，保证各方对内容无异议。

4.分发与归档阶段

规范分发范围：确认后的纪要需发送至所有参会人员、相关部门负责人及需知晓的管理层，明确标注“抄送”范围，保证信息同步到位。

跟踪行动项落实：建立“行动项跟踪表”，由记录人或指定专人每周更新行动项完成状态，对逾期未完成的及时提醒责任部门，保证会议成果落地。

归档管理：电子版纪要按“年份-月份-会议主题”分类存档至共享文件夹，纸质版纪要（若有）经签字后交行政部统一归档，保存期限不少于2年，便于后续查阅追溯。

三、标准化会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

跨部门项目协调会（示例：XX产品上市推广项目）

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点

公司X号会议室/线上会议（腾讯会议XXX）

主持人

*总监（如：项目总监）

记录人

专员（如：行政部专员）

参会人员

市场部：经理、专员；销售部：经理、主管；研发部：经理；财务部：主管

缺席人员

（若有）销售部：*主管（因客户拜访请假）

缺席原因

提前报备，已同步会议资料

会议议程与讨论记录

序号

议题

汇报人/部门

讨论要点

决议事项

1

项目进度同步

研发部：*经理

1.当前研发阶段：已完成原型设计，进入功能测试；2.风险点：测试环境搭建延迟，可能影响3月15日首轮内测。

1.研发部需在3月10日前完成测试环境搭建，每日同步进度；2.市场部配合3月12日前提供内测用户反馈表模板。

2

推广资源协调

市场部：*经理

1.需销售部提供3月区域客户数据，用于精准推广；2.预算申请：线上推广预算XX元，待财务部审批。

1.销售部于3月8日前提交客户数据（脱敏后）；2.财务部在3月9日前完成推广预算审批并反馈结果。

3

成本控制方案

财务部：*主管

1.当前项目已发生费用XX元，剩余预算XX元；2.建议：优先使用内部渠道资源，减少外部采购成本。

1.各部门在提交需求时，需同步标注“是否可内部协调”，由行政部统筹内部资源；2.超预算支出需提前3个工作日提交专项申请。

行动项跟踪表

序号

行动描述

责任部门/责任人

完成时限

所需支持

状态（待执行/进行中/已完成/延期）

1

完成测试环境搭建

研发部：*经理

2024-03-10

运维部协助服务器配置

进行中

2

提交内测用户反馈表模板

市场部：*专员

2024-03-12

无

待