企业行政管理例行检查工具.docVIP

企业行政管理例行检查工具模板

适用情境与价值体现

在企业日常运营中，行政管理例行检查是保障制度落地、规范办公秩序、提升资源利用效率的重要手段。该工具适用于以下场景：定期对办公环境、资产使用、文件管理、会议组织、后勤服务等行政基础工作进行全面核查，及时发觉管理漏洞并推动整改；新部门或新项目启动前的行政合规性检查；企业体系认证（如ISO9001）前的内部行政审核；或针对特定管理需求（如节约用电、档案规范）开展专项检查。通过标准化检查流程，可保证行政工作有序运行，降低管理风险，为员工创造高效、规范的办公环境。

标准化操作流程

一、检查准备阶段：明确范围与分工

制定检查计划

根据企业年度行政工作目标或当前管理重点，确定检查周期（如季度/半年度/年度）、范围（如全公司/特定部门/特定区域）及核心内容（如办公设备管理、印章使用规范、会议室预订流程等）。

示例：计划于2024年Q3开展全公司行政管理例行检查，覆盖总部各部门及分支机构，重点检查办公环境维护、固定资产台账、文件归档情况。

组建检查小组

由行政部牵头，抽调各部门行政对接人（或内审专员）组成检查小组，明确组长（如行政部*经理）及组员职责，保证检查客观公正。

准备检查资料：包括企业现行行政管理制度（如《办公环境管理办法》《固定资产管理制度》）、上次检查问题整改清单、检查记录表（模板见后）、相机/卷尺等辅助工具（需现场核查时使用）。

提前通知与资料预审

提前3-5个工作日向被检查部门发出《检查通知》，明确检查时间、内容及需配合提供的资料（如固定资产台账、会议记录、领用登记表等）。

对被检查部门提交的资料进行初步审核，标记需重点核实的项目，提高现场检查效率。

二、现场检查阶段：逐项核实与记录

现场巡查与信息收集

按照检查清单（参考模板1），逐项核对实际情况。例如：

办公环境：检查工位整洁度、绿植养护情况、公共区域（走廊/茶水间）卫生是否达标；

资产管理：核对固定资产标签是否完好、使用人与台账是否一致、设备摆放是否符合规范；

文件管理：抽查档案盒标签是否清晰、重要文件是否加密存放、过期文件是否按规定销毁。

采用“查阅资料+现场观察+询问员工”相结合的方式：查阅相关台账记录，实地查看物品状态，随机询问员工对行政制度的知晓程度（如“是否清楚会议室预订流程？”）。

问题记录与证据留存

对检查中发觉的不符合项，需详细记录在《问题记录表》（模板2）中，明确问题描述（如“3楼会议室投影仪电源线裸露，存在安全隐患”）、涉及区域/部门、现场照片（作为附件，标注拍摄时间及位置）。

避免使用模糊表述（如“较差”“一般”），需量化或具体化（如“办公桌面杂物超过桌面1/3面积”“文件归档日期与记录相差5天”）。

三、结果汇总与报告编制

问题分类与统计

检查结束后，小组内部汇总问题，按性质分类（如“办公环境类”“资产管理类”“流程执行类”），并统计各问题发生频次及影响程度（轻微/一般/严重）。

示例：“资产管理类”问题共8项，其中“台账与实物不符”3项（占37.5%），需重点关注。

编制检查报告

报告内容包括：检查概况（时间、范围、参与人员）、整体评价（如“各部门行政制度执行情况良好，但资产管理存在疏漏”）、具体问题清单（附问题描述及证据）、整改建议（如“建议行政部每季度组织固定资产盘点，保证账实相符”）。

报告经检查组长审核后，提交至企业分管领导及相关部门负责人。

四、整改跟踪与闭环管理

制定整改方案

各被检查部门收到检查报告后，3个工作日内提交《整改计划表》（模板3），明确问题描述、整改措施、责任人及完成时限（一般问题不超过15天，严重问题不超过30天）。

示例：针对“会议室投影仪电源线裸露”问题，整改措施为“联系维修部更换电源线并加装保护套”，责任人为行政部*专员，完成时限为2024年X月X日。

整改验证与归档

检查小组在整改期限后3个工作日内，对整改情况进行复查，填写《整改跟踪表》（模板4），确认问题是否彻底解决（如“现场查看电源线已更换，保护套安装牢固”）。

对未按期整改或整改不到位的情况，上报分管领导，纳入部门绩效考核。

所有检查资料（计划、记录、报告、整改材料）整理归档，保存期限不少于2年，作为后续管理改进的依据。

实用工具模板清单

模板1：行政管理例行检查清单

检查类别

检查项目

检查标准

结果（合格/不合格/不适用）

备注（问题描述）

办公环境

工位整洁度

桌面物品摆放整齐，无杂物堆积，文件分类归档

公共区域卫生

地面无污渍/纸屑，垃圾桶及时清空，绿植无枯叶

资产管理

固定资产标签

设备粘贴标签清晰，标注名称、编号、使用人

资产台账与实物一致性

台账记录与设备数量、型号、存放位置完全一致

文件管理

档案归档规范性

文件按年度/类别分类存放，标签标注完整，重要文件有加密措施

过期文件处理

超期保存文