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2026年交通设备公司通讯费用核算管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司通讯费用核算管理工作，建立标准化、精细化的费用核算体系，精准管控通讯成本，保障通讯费用支出合规、透明、高效，结合交通设备行业岗位特点（如外勤、项目现场、内勤等岗位通讯需求差异），依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《费用报销管理办法》等相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。本制度明确通讯费用核算的组织职责、核算范围、标准规范、核算流程、监督考核及档案管理要求，构建“核算-审核-管控-复盘”的闭环管理体系，提升费用核算质效，合理控制运营成本，保障公司财务资产安全。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有通讯费用核算相关活动，涵盖通讯费用的预算编制、支出核算、报销审核、账务处理、数据统计等全流程，包括员工个人通讯补贴、公司公用通讯设备费用、办公通讯服务费用等各类通讯相关支出。适用范围覆盖公司全厂区各部门，重点包括财务部门、行政部门、销售部门、项目部门、生产部门等通讯费用支出核心部门。适用对象包括公司全体员工（含管理人员、外勤人员、内勤人员、项目人员等），覆盖所有涉及通讯费用支出及核算的岗位，确保核算管理全员覆盖、无死角。

（三）核心原则

合规核算原则：严格遵循法律法规及公司财务制度，规范通讯费用核算流程，确保费用支出真实、凭证合规、账务处理准确，杜绝违规核算。

精准管控原则：按岗位差异化制定通讯费用标准，精准核算各项支出，严控超标准、无依据费用支出，提升费用使用效率。

透明公开原则：通讯费用核算流程、标准、结果公开透明，接受各部门监督，确保核算工作公平公正。

权责明晰原则：明确各部门、各岗位通讯费用核算职责，做到“谁支出、谁申报，谁审核、谁担责”，确保责任落实到人。

预算导向原则：以年度通讯费用预算为管控依据，核算工作围绕预算执行开展，确保费用支出不超预算，实现成本精准管控。

二、核算组织与职责

（一）核算管理组织组建

公司成立通讯费用核算管理小组（以下简称“核算小组”），实行组长负责制。组长由公司财务负责人担任，副组长由行政部门负责人、人力资源部门负责人兼任，成员包括财务专员、核算专员、行政专员、各部门主管及法务专员。核算小组负责统筹通讯费用核算全流程管理，审批费用核算标准、监督核算流程执行、审核核算结果、协调核算争议、优化核算体系，定期召开费用核算复盘会议，解决核算过程中的重点难点问题，确保核算管理工作有序推进。

（二）各部门核心职责

财务部门：牵头落实本制度，负责通讯费用的核心核算工作；制定费用核算流程、规范账务处理标准；审核通讯费用报销凭证的真实性、合规性；编制通讯费用核算报表、跟踪预算执行情况；负责核算档案管理与复盘总结；对接税务部门，确保费用核算符合税务合规要求。

行政部门：负责通讯费用的统筹管理，梳理各岗位通讯需求，制定差异化费用标准；对接通讯运营商，办理公用通讯设备（电话、对讲机等）开户、缴费、注销等业务；收集公用通讯费用账单，核对费用明细；监督员工个人通讯补贴发放情况，配合财务部门开展核算工作。

各业务部门：负责本部门通讯费用的日常管控，组织员工按标准申报通讯费用；审核本部门员工报销凭证的真实性、关联性，确保费用支出与工作相关；配合财务部门开展费用核算核查，反馈本部门通讯费用使用情况及优化建议。

人力资源部门：配合行政部门制定员工通讯补贴标准，结合岗位类型（外勤/内勤）、岗位职责调整补贴标准；提供员工岗位信息，协助财务部门核算补贴发放金额；将通讯费用合规情况纳入员工绩效考核辅助指标。

全体员工：严格遵守本制度及通讯费用标准，如实申报个人通讯费用，提供真实合规的报销凭证；配合部门及财务部门开展费用核算核查，说明费用支出明细；杜绝虚假申报、超标准报销等违规行为。

三、通讯费用核算范围与标准

（一）核算核心范围

员工个人通讯补贴：指公司为保障员工工作通讯需求，按岗位标准发放的个人手机话费、流量费补贴，包括固定补贴及超额报销两部分（超额部分需提供工作相关通讯凭证）。

公用通讯设备费用：指公司公用通讯设备产生的费用，如办公固定电话费、对讲机服务费、车载通讯设备费、监控通讯服务费等。

办公通讯服务费用：指公司为开展办公活动支付的通讯服务费用，如企业宽带费、办公通讯软件服务费（视频会议、协同办公通讯工具等）、网络专线费等。

特殊通讯费用：指因项目需求、应急工作产生的临时通讯费用，如项目现场临时通讯设备租赁费、应急通讯服务费等，需单独申报核算。

（二）差异化核算标准

核算小组结合岗位通讯需求，制定差异化通讯费用核算标准，标准根据岗位类型动态调整，调整需经核算小组审批通过后执行：

员工个人通讯补贴标准：外勤岗位（销售、项目现场、售后等）每月补贴限额高于内勤岗位，核心管理岗位、技术岗位补贴限额按职责权重适当提高；内勤岗位实行固定补贴，外勤岗位可