采购需求与供应商信息管理模板供应商筛选标准版.docxVIP

适用场景与核心价值

标准化操作流程

一、采购需求明确与前置准备

需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目组等）填写《采购需求明细表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预算金额、交付时间、技术要求等核心要素，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。

需求评审：采购部组织需求部门、技术部门、财务部门对需求进行联合评审，重点核实需求的合理性、预算的合规性及标准的明确性，形成《需求评审纪要》，明确最终采购需求。

二、供应商筛选标准制定

标准维度设计：根据采购需求特性，从“企业资质、产品/服务质量、价格水平、履约能力、合作信誉”五大维度制定筛选标准，保证标准与需求强相关。

企业资质：营业执照、行业生产/经营许可证、相关体系认证（如ISO9001、ISO14001等）、特定行业资质（如医疗器械经营许可证等）；

产品/服务质量：质量检测报告、样品合格率、行业认证标识、不良品处理机制；

价格水平：报价合理性（对比市场均价或历史采购价）、成本控制能力、付款条件灵活性；

履约能力：生产/服务产能、交付及时率（要求不低于98%）、售后服务响应时间（如24小时内响应）、应急处理方案；

合作信誉：近三年内无重大商业纠纷、无行政处罚记录、银行信用等级（如AA及以上）、客户评价（至少3家合作案例*）。

量化指标设定：对每个维度设定量化评分细则（如“企业资质”中“必备资质每缺1项扣10分，最高扣20分”），形成《供应商筛选评分标准表》，经采购部负责人、法务部审核后执行。

三、供应商信息收集与初步筛选

信息收集渠道：通过公开招标平台（如采购网、企业采购平台）、行业展会、行业协会推荐、主动寻源（针对优质潜在供应商）等渠道收集供应商信息，要求供应商提交《供应商信息登记表》及相关证明材料（复印件加盖公章）。

初步资格审查：采购部对收集到的供应商信息进行形式审查，重点核对：

营业执照等资质文件是否在有效期内；

是否具备本次采购的核心资质（如特定行业许可）；

是否存在法律法规禁止合作的情况（如被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单）。

审查合格的供应商进入“候选供应商库”，不合格的供应商书面反馈原因（如“未提供XX资质证明”）。

四、供应商实地考察与深度评估

考察对象确定：从候选供应商库中选取排名前50%的供应商（或根据采购金额设定，如50万元以上项目需考察全部候选供应商）进行实地考察。

考察内容：由采购部牵头，联合需求部门、技术部门*组成考察小组，重点核查：

生产/经营场所的真实性与稳定性（如厂房面积、设备状况）；

质量控制体系（如质检流程、检测设备）；

交付能力（如库存管理、物流合作方）；

企业管理水平（如团队规模、组织架构、管理制度）。

考察记录：填写《供应商实地考察记录表》，记录考察发觉的优势与不足，由考察小组成员共同签字确认。

五、综合评分与结果确认

评分打分：考察小组根据《供应商筛选评分标准表》，对通过实地考察的供应商进行独立打分（去掉最高分和最低分后取平均分），形成《供应商筛选评分表》。

候选名单确定：按得分从高到低排序，得分≥80分且排名第一的供应商为“推荐供应商”，得分70-79分的为“备选供应商”，得分＜70分的直接淘汰。

结果评审：采购部将《供应商筛选评分表》《供应商实地考察记录表》等材料提交至采购决策委员会（或由采购部负责人、需求部门负责人、财务负责人*组成评审小组）进行最终审议，确定最终中选供应商，形成《供应商筛选结果汇总表》。

六、供应商信息归档与动态更新

信息归档：对中选供应商及未通过筛选的供应商，将《供应商信息登记表》《资质证明材料》《筛选评分表》《考察记录表》《结果汇总表》等资料整理归档，建立“供应商档案库”。

动态更新：每半年对供应商档案进行复核，更新供应商资质状态、合作业绩、履约评价等信息，对出现资质失效、履约不力等情况的供应商，启动“退出机制”并记录归档。

核心模板表格设计

表1：采购需求明细表

需求编号

需求部门

需求名称

规格型号

单位

数量

预算金额（元）

交付时间

技术要求（可附页）

需求部门负责人*

提交日期

XZ-2024-001

生产部

原材料A

AA-001

吨

100

500,000

2024-06-30

符合GB/T19001-2016标准

张三

2024-05-10

表2：供应商信息登记表

供应商编号

供应商名称

统一社会信用代码

注册地址

联系人

联系方式（虚拟）

主营业务

资质文件清单（可附页）

主要业绩案例（近三年）

报价明细（可附页）

供应商负责人*

提交日期

GYS-2024-001

XX科技有限公司XXXXXXXXX

北京市XX区

李四

5678

原材料生产

营业执照、ISO9001认证、环境管理体系认证

1.与XX集团合作2023年原材料采购（金额