会议纪要制作规范及内容标准模版.docVIP

会议纪要制作规范及内容标准模板

一、适用情境与核心价值

二、标准化制作流程

1.会前：充分准备，夯实基础

明确会议核心：提前获取会议议程，理解会议目的（如决策、研讨、通报等）、预期成果及关键议题，保证记录方向不偏离。

梳理参会人员：确认主持人、核心发言嘉宾及各部门对接人，提前熟悉其职责范围，便于准确标注发言内容及责任主体。

准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（如电子文档实时录入、手写笔记+录音辅助等），保证工具可用、记录便捷；对技术类会议，可提前准备专业术语表，避免记录偏差。

2.会中：精准捕捉，客观记录

记录核心要素：

基本信息：会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因。

议程进展：按会议议程顺序记录各议题的讨论过程，重点关注“讨论要点”“争议焦点”“共识意见”，避免记录无关细节或个人主观评价。

关键发言：对核心决策人、议题负责人的发言进行摘要记录（如“*总监指出：需在Q3完成原型设计，优先保障用户体验”），而非逐字记录，保证内容精炼。

决议与待办：明确标注“决议事项”（如“同意调整项目交付时间”）、“待办任务”（需包含任务描述、负责人、完成时限、交付物），例如“完成市场调研报告——*经理——2024年X月X日前——提交至项目组”。

注意客观性与完整性：不添加个人观点，不遗漏关键数据（如预算、指标、时间节点）及反对意见（如有异议需简要记录，如“*工程师对技术可行性提出疑问，建议进一步测试”）。

3.会后：及时整理，规范定稿

信息核对与补充：会后2个工作日内完成初稿，根据会议录音、笔记及参会人员反馈补充遗漏信息，保证数据（如时间、数字、人名）准确无误。

结构化梳理：按“会议基本信息—会议议程及讨论情况—会议决议—待办事项—附件清单”逻辑整理内容，使用标题、序号、加粗等方式区分层级（如“一、会议基本信息”“（一）1.议题一”）。

审核与确认：初稿完成后提交主持人或会议负责人审核，重点核对决议事项、待办任务的责任主体及完成时限，保证无歧义、无遗漏；审核通过后，按公司规定格式排版（如字体、字号、页眉页脚），最终稿需标注“签发人”及“签发日期”。

4.分发与归档

明确分发范围：根据会议内容确定分发对象（如参会人员、相关部门负责人、公司管理层），保证需执行任务的人员及时获取纪要。

规范存档管理：电子版纪要按“年份-月份-会议类型-会议名称”命名（如“2024-07-项目推进会-系统上线纪要”），存储于指定共享文件夹；纸质版纪要需签字确认后，按部门分类归档，保存期限不少于1年（重要项目纪要建议长期保存）。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

会议名称

项目季度推进会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A（线上：腾讯会议，会议号X–）

主持人

*总监（项目管理部）

记录人

*专员（行政部）

参会人员

经理（研发部）、主管（市场部）、专员（财务部）、助理（人力资源部）

缺席人员及原因

*工程师（研发部，因客户现场支持）

会议主题

项目Q3进度规划及资源协调

会议议程及讨论情况

（一）议题一：Q3项目进度目标及里程碑确认

讨论要点：

1.*经理汇报：当前项目已完成需求分析（完成度100%），设计阶段完成80%，预计7月20日前完成全部设计。

2.*总监强调：需保证8月1日启动开发，里程碑节点为“9月15日完成核心功能测试，10月1日上线试运行”。

共识意见：

-按原计划推进设计阶段，研发部需在7月25日前提交开发人员排期表。

-市场部需在7月30日前完成用户调研反馈，作为功能优化依据。

（二）议题二：项目预算调整申请

讨论要点：

1.*专员提出：因第三方测试服务费用上涨，需追加预算5万元，总预算调整为万元。

2.*主管反馈：市场推广预算可压缩2万元，用于补充测试费用。

决议事项：

-同意追加测试预算3万元，最终项目预算为万元，财务部于X月X日前完成预算调整。

会议决议

1.确认Q3项目里程碑节点：设计完成（7月20日）、开发启动（8月1日）、核心功能测试（9月15日）、上线试运行（10月1日）。

2.项目总预算调整为万元，由财务部牵头落实预算调整，*专员负责对接流程。

待办事项

任务描述

负责人

完成时限

备注

1

提交Q3开发人员排期表

*经理（研发部）

2024年7月25日

需包含人力成本预估

2

提交用户调研反馈报告

*主管（市场部）

2024年7月30日

聚焦核心功能优化需求

3

完成项目预算调整（追加3万元）

*专员（财务部）

2024年8月5日

提交预算调整申请表

附件清单

1.项目Q3进度计划表（初稿）

2.第三方测试费用报价单

分发范围

项目管理部、研发部、市场部、财务部、人