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企业文件存档与归档管理制度模板

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用工作，保证档案的完整性、真实性和安全性，提高档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及本企业实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本企业各部门（含分支机构、子公司）在经营管理活动中形成的各类纸质文件、电子文件及声像档案的管理，涵盖文件从产生到销毁的全生命周期管理流程。

第三条基本原则

集中统一管理：档案工作由企业档案管理部门（综合管理部）统筹，各部门配合实施，保证档案资源集中规范。

全程管控：文件归档管理贯穿文件形成、流转、处理、归档各环节，实现全流程可追溯。

分类科学：按照文件来源、内容、载体等特征进行分类，便于检索和利用。

安全保密：严格执行保密规定，保证涉密档案信息安全，防止丢失、泄密、损毁。

第二章职责分工

第四条档案管理部门职责

综合管理部是企业档案管理的牵头部门，主要职责包括：

制定和完善档案管理制度及流程，监督各部门执行；

负责档案的接收、整理、分类、编目、保管、鉴定、销毁及利用工作；

建立档案管理台账和电子检索系统，定期开展档案统计；

组织档案业务培训，指导各部门规范文件归档；

负责档案库房的日常管理，保证库房安全（防火、防盗、防潮、防虫、防高温等）。

第五条各业务部门职责

各部门是文件归档的责任主体，主要职责包括：

指定专人（兼职档案管理员某）负责本部门文件的形成、收集、初步整理和移交工作；

保证本部门形成的文件内容真实、准确、完整，符合归档要求；

按照档案管理部门要求，在规定时间内完成文件归档移交；

配合档案管理部门开展档案鉴定、利用等工作。

第六条相关人员职责

部门负责人经理：对本部门文件归档的完整性、及时性负领导责任，审核归档文件清单；

文件形成人：对文件内容的真实性、规范性负责，保证附件、签批手续齐全；

档案管理员档管员：负责档案的日常管理，严格执行归档流程，保证档案整理质量。

第三章文件归档范围与分类标准

第七条归档范围

企业经营管理活动中具有保存价值的各类文件材料均需归档，主要包括：

（一）行政类文件

企业章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照复印件；

股东会/董事会/监事会决议、会议纪要、工作报告；

企业内部管理制度、流程文件、通知、通报、请示、批复；

外部单位来函、合同协议（行政类）、合作意向书等。

（二）人事类文件

员工花名册、劳动合同、录用/离职手续、调动通知；

薪酬福利表、考勤记录、绩效考核材料；

培训记录、职称评定材料、奖惩文件、员工档案。

（三）财务类文件

会计凭证、会计账簿、财务报表（月度、季度、年度）；

税务申报表、审计报告、验资报告、财务分析报告；

成本核算资料、费用报销单、发票、银行对账单。

（四）业务类文件

业务合同/协议（销售、采购、合作等）、招投标文件、项目建议书；

客户资料、供应商档案、市场调研报告、产品说明书；

项目实施方案、验收报告、项目总结、技术图纸（电子/纸质）。

（五）其他类文件

企业获得的荣誉证书、资质证书、专利证书；

外部单位赠送的礼品、纪念品清单（含照片说明）；

声像档案（重要会议、活动照片、录音录像）、电子档案（邮件、OA系统文件等）。

第八条分类与保管期限

分类标准：采用“年度+部门+文件类别”三级分类法，如“2023-行政-会议纪要-001”。

保管期限：根据文件价值分为永久、30年、10年、5年四类，具体参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》（详见附录表4）。

第四章文件归档操作流程

第九条文件收集（责任部门：各业务部门；完成时限：文件形成后3个工作日内）

收集范围：部门内已办结的各类文件，包括正件、附件、签批原件、电子版等，保证材料齐全、无缺页。

收集要求：

纸质文件需使用公司统一规格纸张（A4），字迹清晰、无涂改，重要文件需加盖公章或签字确认；

电子文件需为最终版本，格式为PDF、DOC、XLS等通用格式，命名规范为“文件名-形成日期-部门”（如“2023年度销售计划销售部”）；

声像档案需标注拍摄时间、地点、人物、事件说明，并刻录成光盘或存储至指定服务器。

收集流程：部门兼职档案管理员某定期收集本部门文件，核对文件完整性，填写《文件收集清单》（详见附录表1），经部门负责人经理签字确认后，移交至档案管理部门。

第十条文件整理（责任部门：各业务部门；完成时限：收集后2个工作日内）

分类排序：按照归档范围和分类标准，将文件按“问题-时间”顺序排列，同一类文件按形成时间先后排序。

编页码：纸质文件超过2页的需编写页码（用铅笔在右上角标注），空白页不编页码。

填写目录：按照《文件归档目录》（详见附录表1）要求，逐项填写文件名称、文件编号