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行政事务处理标准化流程及工具

一、适用范围与常见应用场景

本标准化流程及工具适用于企业、事业单位及社会组织的日常行政事务处理，涵盖以下常见场景：

基础事务管理：办公用品申领与发放、办公设备报修、会议室预订与管理；

会务组织：部门例会、跨部门协调会、外部接待会议的筹备与执行；

文件与档案管理：内部文件流转、外来文件登记、合同归档与借阅；

行政支持服务：新员工入职行政手续办理、差旅行程安排、外部单位对接协调；

资产与物资管理：固定资产登记与盘点、低值易耗品库存核对。

二、标准化操作流程步骤

（一）事务发起与申请

明确需求：申请人根据实际需求（如申领办公用品、预订会议室），确认事务类型、具体内容及时间要求。

填写申请表：通过公司行政管理系统或线下填写《行政事务申请表》，详细填写以下信息：

申请人姓名、所属部门、联系方式；

事务类型（如“办公用品申领”“会议室预订”）；

具体需求（如“A4纸10包”“3楼会议室2023-XX-XX14:00-16:00”）；

特殊要求（如“需投影设备”“参会人数15人”）。

提交申请：将申请表提交至行政部对接人（如行政专员*），通过线上系统提交或线下纸质版签字后扫描存档。

（二）审核与审批

初步审核：行政部对接人收到申请后1个工作日内，对申请的完整性、合规性进行审核，重点确认：

需求是否符合部门工作计划；

物资申领是否在库存范围内，若需采购是否合理；

会议室预订时间是否冲突，设备是否可用。

分级审批：根据事务类型及金额/影响范围，逐级提交审批：

常规事务（如办公用品申领、会议室预订）：由行政部负责人*审批；

重大事务（如大型会议筹备、固定资产采购）：需提交至分管领导*审批；

跨部门事务（如多部门联合活动）：需相关部门负责人会签后，报分管领导审批。

反馈结果：审批通过后，行政部对接人通知申请人；若不通过，需说明原因并退回修改。

（三）执行与落实

任务分配：行政部根据审批结果，将事务分配至具体执行人（如行政专员、后勤人员），明确完成时限及质量要求。

过程执行：

物资类事务（如办公用品申领）：核对库存，若需采购则联系供应商确认供货周期，到货后通知申请人领取并签字确认；

会务类事务：提前1天检查会议室设备（投影、麦克风、空调等），摆放席卡、资料，准备茶水；会议当天引导参会人员签到，维持秩序；

设备报修：联系维修人员确认上门时间，维修后由申请人签字确认维修效果，填写《设备维修记录表》。

突发情况处理：若执行过程中出现意外（如会议室设备故障、物资短缺），执行人需立即联系申请人及行政负责人，协商解决方案（如更换会议室、紧急调拨物资），并记录处理过程。

（四）记录与归档

信息登记：事务完成后，执行人及时在《行政事务执行台账》中登记以下信息：

事务编号、申请人、完成时间、执行结果；

物资类：领用数量、剩余库存、采购金额（若涉及）；

会务类：参会人数、会议纪要归档编号；

设备类：维修内容、更换零件、费用明细。

资料归档：相关资料（如申请表、审批单、会议纪要、维修记录）按月分类整理，扫描存入电子档案系统，纸质版装订成册保存，保存期限不少于3年。

三、配套工具模板

模板1：行政事务申请表

事务编号

申请人姓名

所属部门

联系方式

事务类型□办公用品申领□会议室预订□设备报修□其他______

申请日期

年月日

具体需求

（如：A4纸5包、签字笔20支；或3楼会议室2023-XX-XX9:00-11:00，需投影设备）

特殊要求

（如：需加急采购；或参会人数20人，需摆放桌签）

审批意见

部门负责人签字：__________日期：__________

行政部负责人签字：__________日期：__________

分管领导签字（如需）：__________日期：__________

模板2：行政事务执行台账

日期

事务编号

事务类型

申请人

执行人

执行结果

备注（如库存更新、维修费用）

模板3：会议室预订登记表

会议室名称

预订日期

预订时间段

预订部门

申请人

联系方式

用途

设备需求（投影/麦克风/白板等）

状态（待确认/已占用）

模板4：办公用品领用登记表

领用日期

物资名称

规格

单位

领用数量

领用人

部门

库存数量（领用前）

库存数量（领用后）

管理员签字

四、执行要点与风险提示

时效性要求：

常规事务申请需至少提前1个工作日提交，紧急事务（如设备突发故障）需通过电话或即时通讯工具同步告知行政部，并在2小时内补填申请表；

审批环节需在1个工作日内完成，避免延误事务进度。

规范性操作：

申请信息需真实、完整，不得虚报、瞒报需求（如物资申领需与实际工作匹配，避免浪费）；

涉及费用的事务（如采购、维修），需提前明确预算，经审批后方可执行，超预算需另行报批。

沟通协作：

跨部门事务需提前与相关部门