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产品开发流程文档管理与更新模板

适用工作场景与目标

标准化操作流程

一、文档创建与初始规范

目标：保证文档从源头符合统一标准，便于后续管理与查阅。

操作步骤：

文档命名规范

格式：[产品名称]-[文档类型]-[版本号]-[日期].扩展名

示例：智能手环-产品需求文档-V1.0docx

文档类型缩写参考：PRD（产品需求文档）、MRD（市场需求文档）、BRD（商业需求文档）、TD（技术设计文档）、UT（单元测试用例）、ST（系统测试用例）、OPS（运维手册）等。

版本号规则：主版本号（重大修订，如V1.0→V2.0）、次版本号（功能增补，如V1.1→V1.2）、修订号（细节修改，如V1.1.1→V1.1.2）。

文档内容框架搭建

根据文档类型填写核心模块（如PRD需包含背景目标、用户需求、功能规格、交互流程、验收标准等），可参考《产品文档框架指引》（附件1）保证内容完整性。

责任人：由产品经理（PRD、MRD）、技术负责人（TD、UT）、测试负责人（ST、OPS）分别牵头创建，输出初稿后同步至项目组核心成员。

工具与存储

文档存储于企业统一协作平台（如Confluence、飞书文档、SharePoint），创建时关联对应项目ID，便于分类检索。

二、文档审批与发布

目标：通过多级审核保证文档内容准确、责任明确，避免信息偏差导致开发风险。

操作步骤：

发起审批

文档创建人填写《文档审批申请表》（附件2），明确文档类型、版本号、变更内容、涉及角色及预期上线时间，至协作平台并关联审批流。

多级审批流程

一级审核（内容准确性）：由文档对应领域负责人审核（如PRD由产品经理负责人审核，TD由技术负责人审核），重点核对需求完整性、技术方案可行性、测试覆盖率等。

二级审核（跨角色一致性）：由项目经理组织研发、测试、设计等关联角色同步评审，确认接口定义、交付时间、资源分配等无冲突，评审结果需会议纪要留档。

三级审核（最终发布）：由产品总监或技术总监（根据文档重要性）签署批准，确认文档可进入执行阶段。

发布与通知

审批通过后，文档创建人将最新版本同步至协作平台“已发布”目录，并通过企业IM工具（如钉钉、企业）项目组全员，告知文档生效时间及查阅权限。

三、文档更新与版本控制

目标：保证文档随产品开发进展动态更新，版本可追溯，避免使用过时信息。

操作步骤：

变更触发条件

当出现需求调整、技术方案优化、测试用例修改、上线问题修复等情况时，需触发文档更新。

更新操作规范

仅允许文档创建人或当前版本负责人发起更新，修改后版本号自动递增（如V1.0→V1.1）。

更新内容需通过“修订模式”标注（如Word的“修订”功能、协作文档的“版本对比”），明确修改位置、原因及责任人，填写《文档更新记录表》（附件3）中的“变更说明”“影响范围”“关联需求编号”等字段。

版本回滚与冻结

若更新后文档存在重大问题，可由项目负责人发起版本回滚，回滚需说明原因并重新走审批流程。

对于已发布但暂不需要修改的文档（如上线初版运维手册），可设置为“冻结状态”，冻结期间禁止随意修改，确需修改需解冻后重新审批。

四、文档查阅与权限管理

目标：保障文档安全，保证不同角色仅访问必要信息，避免信息泄露或误操作。

操作步骤：

权限分级

公开权限：项目基础信息（如项目章程、里程碑计划），项目组全员可查阅。

受限权限：核心文档（如PRD、TD、设计图），仅项目组核心成员（产品、研发、测试负责人）可查阅及编辑。

保密权限：敏感文档（如商业数据、核心技术专利），仅指定负责人（如产品总监、CTO）可访问，需单独申请权限。

权限申请与回收

新成员加入项目时，由项目经理在协作平台统一开通权限；成员离职或调岗时，即时回收所有项目文档权限。

涉及保密权限的，需填写《文档权限申请表》（附件4），经部门负责人及保密负责人审批后生效。

五、文档归档与历史追溯

目标：实现文档全生命周期管理，便于后续复盘、审计及知识沉淀。

操作步骤：

归档触发条件

产品版本上线后1个月内，将当前版本所有文档（PRD、TD、ST、OPS等）从“开发中”目录转移至“已归档”目录；

项目结束后（如产品下线、终止开发），将项目全周期文档统一归档。

归档内容要求

归档文档需为最终审批版本，包含完整的审批记录、更新记录及会议纪要；

归档时填写《文档归档清单》（附件5），标注文档编号、名称、版本号、归档日期、保管期限（如3年/5年/永久）。

历史追溯

协作平台需保留文档所有历史版本，支持按“版本号”“日期”“修改人”检索；

定期（如每季度）导出归档文档备份至企业本地服务器，防止平台故障导致数据丢失。

核心工具模板清单

附件1：产品文档框架指引（示例-PRD）

模块名称

核心内容说明

文档信息

文档名称、版本号、创建人、创建日期、审批