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企业会议管理制度及流程模板

一、适用范围与管理目标

二、会议全流程操作指引

（一）会前准备阶段

会议发起与申请

发起人根据工作需要确定会议主题、目标、拟参会人员、预计时长及所需资源（如场地、设备、资料等），填写《会议申请审批表》（详见模板一）。

若会议涉及跨部门协作或重要决策，需提前与相关部门负责人沟通，确认参会必要性及议程可行性。

会议审批

发起人将《会议申请审批表》提交至直接上级审批；若为部门级以上会议，需额外报请分管领导或总经理审批。

审批重点：会议是否符合部门/企业工作计划、参会人员是否必要、时间安排是否合理、资源预算是否可控。

会议通知发布

审批通过后，发起人至少提前1个工作日通过企业内部系统（如OA、钉钉）或邮件发布会议通知，内容需包含：

会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需附会议及密码）；

参会人员（含主持人、记录人）、主要议程及各环节预计时长；

会议需准备的资料（如PPT、数据报表）及提前阅读要求。

对紧急会议，可适当缩短通知时间，但需保证关键参会人员知悉。

会前材料准备与场地确认

发起人/资料提供者提前准备会议材料，保证内容准确、简洁，重点突出；

行政/会议组织者提前确认会议室设备（投影仪、麦克风、音响、网络等）可用性，调试故障；若为线上会议，提前测试会议软件稳定性；

涉及外部人员参会的，需提前确认对方参会信息，并安排接待事宜（若需）。

（二）会中组织阶段

签到与入场

参会人员提前5-10分钟到达会场，签到（可通过纸质签到表、线上签到工具或企业系统完成）；

主持人/组织者核对参会人员名单，若有缺席或请假，及时记录并知晓原因，必要时调整议程。

会议主持与纪律维护

主持人准时宣布会议开始，重申会议目标、议程及时长要求，提醒关闭手机静音或调至振动模式；

严格按照议程推进，控制各环节发言时间，避免偏离主题；若出现讨论过载，可适时引导或限定发言时长（如每人发言不超过3分钟）；

鼓励参会人员积极发言，但需保证发言有序，避免打断他人。

会议记录

记录人全程记录会议内容，重点包括：

关键决策事项（明确决策内容、依据及责任人）；

待解决问题（问题描述、责任部门/人、完成时限）；

重要讨论观点（核心分歧及共识方向）；

记录需客观、准确，避免主观臆断，会后1个工作日内整理成《会议纪要》（详见模板三），提交主持人审核。

（三）会后跟进阶段

会议纪要分发

主持人审核确认《会议纪要》后，由发起人在会后2个工作日内分发至所有参会人员及相关部门抄送人；

纪要需标注“已审”字样及分发日期，保证接收人知悉会议结果。

任务执行与跟踪

各责任部门/人根据会议纪要明确的工作任务，制定具体执行计划，并在《会议任务跟踪表》（详见模板四）中登记；

会议组织者/行政部每周更新任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒责任部门，必要时协调资源支持。

会议资料归档

行政部/会议组织者负责收集会议相关资料（会议申请表、签到表、纪要、演示文稿等），按“年度-部门-会议类型”分类归档，保存期限不少于2年，便于后续查阅。

三、常用管理模板工具

模板一：会议申请审批表

申请部门

申请人

申请日期

会议主题

会议类型□例会□专题会□项目会□其他

会议时间

年月日时分-时分

参会人员（含姓名、职务）

会议地点□线下会议室（______）□线上会议（：______）

预计时长

____小时____分钟

会议议程及主要内容（可附页）

所需资源□投影仪□麦克风□白板□其他：______

是否需外部人员参会□是（姓名：______）□否

申请人签字

部门负责人审批

分管领导审批

模板二：会议签到表

会议主题

日期

年月日

序号

部门

姓名

职务

1

2

…

…

…

…

应参会人数

实到人数

记录人签字

模板三：会议纪要

会议主题

日期

年月日

时间

时分-时分

地点

主持人

记录人

参会人员

（姓名+职务，可附签到表）

缺席人员

（姓名+原因）

会议议程及主要内容

1.议题一：______

-讨论要点：______

决策事项：______（明确决策内容及责任人）||||

待解决问题：______（问题描述、责任部门/人、完成时限）||||

2.议题二：______||||

（同上格式记录）||||

下一步行动计划||||

序号|任务描述|责任部门/人|完成时限|资源支持|

1|||||

2|||||

附件|（会议资料名称，如PPT、报表等）||||

主持人审核签字|||||

模板四：会议任务跟踪表

任务编号

任务描述

来源会议（主题+日期）

责任部门/人

计划完成时间

实际完成时间

进度状态□进行中□已完成